SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
La Ley No. 7202 crea el Sistema Nacional de Archivos como encargado de establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema. Formula recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos, así como sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos y además, vela por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.
SERVICIOS
INSPECCIONES
La Dirección General del Archivo Nacional inspecciona regularmente los Archivos Centrales y de Gestión, ya sea por solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspecciona cuando la institución se traslada a otro local, la documentación permanezca en sitios inadecuados, esté desorganizada o se elimine sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario o se tenga conocimiento que una institución va a desaparecer.
El objetivo de las visitas de inspección es salvaguardar el patrimonio documental de la Nación y establecer relaciones permanentes con los Archivos Centrales y de Gestión para mejorar la conservación y organización de sus documentos.
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Solicitud de inspecciones
Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo suscrita por el máximo jerarca de la entidad, o en su defecto, el Superior Administrativo, el Encargado del Archivo Central o el Auditor Interno. La Dirección General del Archivo Nacional procederá también de oficio o ante denuncia interpuesta por ciudadanos o funcionarios públicos.
Previamente a dar curso a la inspección, se estudiará si se han dado asesorías e inspecciones en años anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, así como, del análisis previo de los expedientes de valoración documental de la institución a fin de determinar si existen documentos declarados con valor científico cultural.
La institución recibirá a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones técnicas y legales, para crear u organizar los archivos administrativos.
El Archivo Nacional realizará la investigación respectiva y generará un informe técnico con disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones que serán remitidas a la institución correspondiente.
Todo informe de inspección que se produzca haya o no incumplimientos, será suscrito por la Dirección General del Archivo Nacional y se enviará copia a la Auditoría Interna y al Archivo Central de la institución y a la División Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, así como a otras autoridades.
La institución inspeccionada cumplirá las disposiciones y recomendaciones del informe, al cual se le dará seguimiento por parte de la Dirección General del Archivo Nacional.
ASESORÍAS
Las asesorías en organización de archivos se brindan en forma individualizada y dirigida, únicamente en aquellos archivos centrales en los cuales el encargado carece de formación profesional en Archivística, cuando los archivos de gestión de entidades carezcan de un archivo central y en casos especiales ordenados por las autoridades superiores.
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Solicitud de asesorías
Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional, suscrita por el máximo jerarca de la entidad o, en su defecto, el Superior Administrativo de la Institución.
La solicitud de asesoría debe especificar exactamente sobre qué aspecto se requiere la asesoría. El Departamento Servicios Archivísticos Externos valorará si se trata de una consulta, en cuyo caso se atenderá por escrito mediante oficio.
Si la solicitud es para la creación u organización del Archivo Central, la institución solicitante debe contar con el espacio físico y el mobiliario necesario, así como los funcionarios responsables de la Unidad.
Para archivos privados y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos que custodia el Archivo.
Previamente a dar curso a la solicitud de asesoría, se estudiará si se han dado asesorías anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, esto con el fin de racionalizar el uso de recursos y evitar nuevas asesorías a quienes han incumplido en ocasiones anteriores.
La institución receptora de la asesoría recibirá a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones a la Institución para crear u organizar los archivos administrativos.
Del diagnóstico se emitirá un informe de asesoría, se enviará copia a la Auditoría Interna y al Archivo Central de la institución y a otras autoridades.
Recibir e implementar el Informe de Asesoría. Se dará seguimiento a las recomendaciones dadas en los informes de asesoría durante los primeros 3 años, a partir de su emisión.
NORMATIVA Y BUENAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS
MODELOS DE BUENAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS
- Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Información (RTA) → Ingresar
- Modelo de asesoría para la organización de archivos de gestión y elaboración de tablas de plazos de conservación en instituciones educativas públicas (escuelas y colegios). | PDF
- Modelo de Asesoría Archivística para instituciones del Poder Ejecutivo. Diseño de un Sistema Archivístico Institucional. | PDF
- Modelo de asesoría archivística para el diseño de un sistema institucional de archivos en municipalidades. | PDF
- Modelo para la elaboración de políticas archivísticas. | PDF
- Glosario único de términos, definiciones, conceptos y abreviaturas de las Normas Técnicas Nacionales | PDF
- Modelo de Asesoría Archivística: Requerimiento y seguridad para traslados de archivos a diferentes instalaciones. | PDF
- Modelo de Asesoría Archivística: Elaboración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos y Valoraciones Parciales. | PDF
- Metodología para evaluar los Archivos Centrales candidatos del Premio Luz Alba Chacón de Umaña. | PDF
- Metodología para ejercer la rectoría del Sistema Nacional de Archivos por medio de Inspecciones. | PDF
- Norma Técnica Nacional-001 Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos | PDF
- Norma Técnica Nacional-002 Lineamientos para la Descripción Archivística. | PDF
- Norma Técnica Nacional-003 Digitalización de documentos textuales en soporte papel | PDF
- Norma Técnica Nacional-004 Lineamiento para la digitalización de documentos con la finalidad de sustituir el soporte original | PDF
- Norma Técnica Nacional NTN-005- Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de Concejos Municipales en soporte papel | PDF
- Norma Técnica Nacional NTN-006 Lineamientos para la elaboración actas de órganos colegiados en soporte papel | PDF
- Orientaciones generales para la elaboración de actas de órganos colegiados en soporte electrónico | PDF
- Norma Técnica Nacional-007: Digitalización de Fotografías en soporte papel | PDF
Norma Técnica Nacional-008: Digitalización de afiches y material divulgativo en soporte papel | PDF
Norma Técnica Nacional-009: Digitalización de mapas y planos en soporte papel | PDF
NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ARCHIVO NACIONAL
- Norma Nacional de Descripción Archivística, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional el 22 de marzo del 2017, publicada en el Alcance 107 a La Gaceta N° 94 del 19 de mayo del 2017. | PDF
- Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G en el Archivo Nacional de Costa Rica. | PDF
- Norma para la Descripción de Documentos Musicales en el Archivo Nacional de Costa Rica. | DOC
- Norma para la Descripción de Documentos Especiales en el Archivo Nacional de Costa Rica (aprobada en setiembre 2015): documentos sonoros, audiovisuales, fotografías, mapas y planos, material divulgativo de pequeño formato (Madipef) y afiches. | DOC
DIRECTORIO DE ARCHIVOS CENTRALES
El Departamento Servicios Archivísticos Externos mantiene actualizada esta fuente de información de referencia que permite tener a mano una serie de datos para comunicarse con algún centro archivístico.
DIRECTORIO DE ARCHIVOS CENTRALES | XLSX
NORMATIVA DEL SISTEMA
NACIONAL DE ARCHIVOS
PREMIOS ARCHIVÍSTICOS NACIONALES
Los Premios Archivísticos Nacionales “Luz Alba Chacón de Umaña” y “José Luis Coto Conde” buscan estimular la producción de trabajos de investigación archivística y reconocer la labor que desarrollan los archivos (finales o centrales) respectivamente y que contribuyan al desarrollo de la Archivística en Costa Rica.
Más información: 2283-1400 extensión 209, junta@dgan.go.cr
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Políticas generales
- El Premio Nacional José Luis Coto Conde reconoce el mejor trabajo de investigación archivística.
- El Premio Nacional Luz Alba Chacón de Umaña reconoce a un archivo (central o final), que se haya destacado y desarrollado ampliamente en su gestión de documentos, procesos del tratamiento archivístico, proyección institucional, aplicación de tecnologías de la información, entre otros aspectos.
- Para el otorgamiento de los Premios Nacionales, se conformará un Jurado o Comisión Evaluadora, que llevará a cabo un concurso, análisis y selección.
- Los Premios Nacionales podrán declararse desiertos cuando no se presenten concursantes o no reúnan los requisitos.
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Premio José Luis Coto Conde
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Premio Luz Alba Chacón
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Decreto Ejecutivo No. 39350-C
- Ver el Decreto Ejecutivo No. 39350-C | DOCX
Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica
Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país.
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