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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Foto de manos revisando un archivador con expedientes

La Ley No. 7202 crea el Sistema Nacional de Archivos como encargado de establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema. Formula recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos, así como sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos y además, vela por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.

SERVICIOS

INSPECCIONES

La Dirección General del Archivo Nacional inspecciona regularmente los Archivos Centrales y de Gestión, ya sea por solicitud de ellos o de oficio. En este último caso, se inspecciona cuando la institución se traslada a otro local, la documentación permanezca en sitios inadecuados, esté desorganizada o se elimine sin la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, cuando por el valor de la documentación se juzgue necesario o se tenga conocimiento que una institución va a desaparecer.

El objetivo de las visitas de inspección es salvaguardar el patrimonio documental de la Nación y establecer relaciones permanentes con los Archivos Centrales y de Gestión para mejorar la conservación y organización de sus documentos.

  • Solicitud de inspecciones

    Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo suscrita por el máximo jerarca de la entidad, o en su defecto, el Superior Administrativo, el Encargado del Archivo Central o el Auditor Interno. La Dirección General del Archivo Nacional procederá también de oficio o ante denuncia interpuesta por ciudadanos o funcionarios públicos.

    Previamente a dar curso a la inspección, se estudiará si se han dado asesorías e inspecciones en años anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, así como, del análisis previo de los expedientes de valoración documental de la institución a fin de determinar si existen documentos declarados con valor científico cultural.

    La institución recibirá a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones técnicas y legales, para crear u organizar los archivos administrativos.

    El Archivo Nacional realizará la investigación respectiva y generará un informe técnico con disposiciones de carácter obligatorio y recomendaciones que serán remitidas a la institución correspondiente.

    Todo informe de inspección que se produzca haya o no incumplimientos, será suscrito por la Dirección General del Archivo Nacional y se enviará copia a la Auditoría Interna y al Archivo Central de la institución y a la División Fiscalización Operativa y Evaluativa de la Contraloría General de la República, así como a otras autoridades.

    La institución inspeccionada cumplirá las disposiciones y recomendaciones del informe, al cual se le dará seguimiento por parte de la Dirección General del Archivo Nacional.

ASESORÍAS

Las asesorías en organización de archivos se brindan en forma individualizada y dirigida, únicamente en aquellos archivos centrales en los cuales el encargado carece de formación profesional en Archivística, cuando los archivos de gestión de entidades carezcan de un archivo central y en casos especiales ordenados por las autoridades superiores.

  • Solicitud de asesorías

    Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional, suscrita por el máximo jerarca de la entidad o, en su defecto, el Superior Administrativo de la Institución.

    La solicitud de asesoría debe especificar exactamente sobre qué aspecto se requiere la asesoría. El Departamento Servicios Archivísticos Externos valorará si se trata de una consulta, en cuyo caso se atenderá por escrito mediante oficio.

    Si la solicitud es para la creación u organización del Archivo Central, la institución solicitante debe contar con el espacio físico y el mobiliario necesario, así como los funcionarios responsables de la Unidad.

    Para archivos privados y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos que custodia el Archivo.

    Previamente a dar curso a la solicitud de asesoría, se estudiará si se han dado asesorías anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, esto con el fin de racionalizar el uso de recursos y evitar nuevas asesorías a quienes han incumplido en ocasiones anteriores.

    La institución receptora de la asesoría recibirá a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones a la Institución para crear u organizar los archivos administrativos.

    Del diagnóstico se emitirá un informe de asesoría, se enviará copia a la Auditoría Interna y al Archivo Central de la institución y a otras autoridades.

    Recibir e implementar el Informe de Asesoría. Se dará seguimiento a las recomendaciones dadas en los informes de asesoría durante los primeros 3 años, a partir de su emisión.

SEGUIMIENTO DE INSPECCIONES Y ASESORÍAS

En aras de verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por el ente rector en los informes de inspecciones y asesorías que se brindan al Sistema Nacional de Archivos, se efectúan visitas e informes de seguimiento.

NORMATIVA Y BUENAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS

MODELOS DE BUENAS PRÁCTICAS ARCHIVÍSTICAS

Foto de funcionario con cinta métrica en inspección de un archivo central

NORMAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ARCHIVO NACIONAL

Foto de folders verdes de expedientes apilados en estante
  • Norma Nacional de Descripción Archivística, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional el 22 de marzo del 2017, publicada en el Alcance 107 a La Gaceta N° 94 del 19 de mayo del 2017. | PDF
  • Norma Internacional de Descripción Archivística ISAD-G en el Archivo Nacional de Costa Rica. | PDF
  • Norma para la Descripción de Documentos Musicales en el Archivo Nacional de Costa Rica. | DOC
  • Norma para la Descripción de Documentos Especiales en el Archivo Nacional de Costa Rica (aprobada en setiembre 2015): documentos sonoros, audiovisuales, fotografías, mapas y planos, material divulgativo de pequeño formato (Madipef) y afiches. | DOC

DIRECTORIO DE ARCHIVOS CENTRALES

Foto de cajas de archivo numeradas, colocadas ordenadamente en estantería metálica

El Departamento Servicios Archivísticos Externos mantiene actualizada esta fuente de información de referencia que permite tener a mano una serie de datos para comunicarse con algún centro archivístico.

Directorio de archivos centrales | XLSX

PREMIOS ARCHIVÍSTICOS NACIONALES

Foto de las placas de los premios de Archivística

Los Premios Archivísticos Nacionales “Luz Alba Chacón de Umaña” y “José Luis Coto Conde” buscan estimular la producción de trabajos de investigación archivística y reconocer la labor que desarrollan los archivos (finales o centrales) respectivamente y que contribuyan al desarrollo de la Archivística en Costa Rica.

Más información: 2283-1400 extensión 209, junta@dgan.go.cr

  • Políticas generales
    • El Premio Nacional José Luis Coto Conde reconoce el mejor trabajo de investigación archivística.
    • El Premio Nacional Luz Alba Chacón de Umaña reconoce a un archivo (central o final), que se haya destacado y desarrollado ampliamente en su gestión de documentos, procesos del tratamiento archivístico, proyección institucional, aplicación de tecnologías de la información, entre otros aspectos.
    • Para el otorgamiento de los Premios Nacionales, se conformará un Jurado o Comisión Evaluadora, que llevará a cabo un concurso, análisis y selección.
    • Los Premios Nacionales podrán declararse desiertos cuando no se presenten concursantes o no reúnan los requisitos.
  • Premio José Luis Coto Conde
    • Bases | PDF
    • Reconocimientos otorgados | DOCX
  • Premio Luz Alba Chacón
    • Bases | DOCX
    • Reconocimientos otorgados | DOCX
  • Decreto Ejecutivo No. 39350-C
    • Ver el Decreto Ejecutivo No. 39350-C | DOCX

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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