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DEPARTAMENTO DE CONSERVACIÓN

Tiene a su cargo la responsabilidad de preservar los documentos que custodia la institución y que tienen un alto valor para la ciencia y la cultura; para ello brinda servicios de restauración, encuadernación y reprografía documental. También asesora y capacita en conservación documental a las personas encargadas de los archivos que forman parte del Sistema Nacional de Archivos.

Foto de Marco Calderón Delgado

Marco Calderón Delgado
Jefatura

mcalderon@dgan.go.cr

+506 2283 1400, ext. 240

FUNCIONES

  • Proponer a la Dirección General lineamientos y directrices para la conservación de todo el acervo documental que custodia el Archivo Nacional y los documentos que se conservan en los archivos del Sistema Nacional de Archivos.
  • Realizar diagnósticos periódicos del estado de conservación de los fondos documentales del Archivo Nacional, para establecer prioridades en los programas de restauración, encuadernación, digitalización y para la confección de contenedores para conservar mejor los documentos.
  • Reproducir en formatos alternativos los documentos que conserva el Archivo Nacional, como medida de seguridad y preservación de los originales.
  • Restaurar, coser y encuadernar los documentos que conserva el Archivo Nacional, con el fin de asegurar su conservación a largo plazo.
  • Realizar el montaje de exposiciones temporales e itinerantes en coordinación con el Departamento Archivo Histórico y la Unidad de Proyección Institucional.
  • Realizar digitalizaciones de documentos que forman parte del acervo que custodia el Archivo Nacional, a solicitud de las personas usuarias internas y externas.
  • Impartir actividades de capacitación en materia de conservación documental al personal de la institución, personas usuarias de sus servicios y a las encargadas de los archivos del Sistema Nacional de Archivos.
  • Marco Jurídico
    • Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 de 24 de octubre de 1990. Aborda el tema de la conservación y establece las obligaciones y responsabilidades que tiene el Archivo Nacional. Describe las funciones relacionadas con la conservación de documentos, medidas como la preservación, restauración, capacitación, asesorías, acciones correctivas, vistas de inspección a instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos para valorar el estado de conservación de sus documentos y la realización de un importante programa de reprografía documental: microfilmación, digitalización y reproducción fotográfica de documentos, así como el montaje de exposiciones documentales para exhibirlas en todo el territorio nacional.
    • Ley de Microfilmación, Nº 42708 de 06 de diciembre de 1968. Establece en los artículos Nº 2 y 4 que los documentos microfilmados tienen el mismo valor jurídico y pueden ser impugnados como los originales.
    • Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 de 30 de agosto de 2005. Establece en su artículo Nº 3 que cualquier documento emitido en un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos.
    • Directriz General para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, celebrada en la sesión Nº 36-2014 del 19 de noviembre de 2014 y publicada en el diario oficial La Gaceta N° 39 de 25 de febrero de 2015. Instruye a todas las personas encargadas de los archivos administrativos, sobre las especificaciones técnicas que deben tener los papeles para producir documentos de valor científico cultural, así como aquellos necesarios para la confección de contenedores especiales para su conservación.

    Ver el Marco Jurídico institucional

PRINCIPIOS FILOSÓFICOS DE LA CONSERVACIÓN

Los principios filosóficos que inspiran el quehacer del Departamento de Conservación surgieron de la escuela tradicional española, en la que los archivos históricos desempeñan un rol protagónico como organismos reguladores de la política archivística nacional. Sin embargo, durante los últimos diez años se ha dado un giro en la orientación filosófica, en virtud de la importancia sustantiva que han tomado los archivos administrativos en la función del servicio a la ciudadanía, en aras de la transparencia administrativa y la rendición de cuentas, razón por la cual se ha puesto mayor atención a las políticas de preservación de los documentos que se producen y custodian en las etapas archivísticas más tempranas, tanto dentro la institución como en los archivos del Sistema Nacional de Archivos. Por ello, en suma, los principios filosóficos de la política institucional del Archivo Nacional en materia de conservación parten de la base de que todos los documentos que se producen dentro de las instituciones públicas del Estado costarricense, son piezas que al nacer o durante su paso por las distintas etapas de su vida, pueden convertirse en documentos con valor científico cultural. En consecuencia, el tema de la conservación se incluye en la misión y visión institucional, así como en la política pública que emite la institución cada año.

DIAGNÓSTICOS REALIZADOS

Foto de manos con guantes realizando análisis a un documento

Hasta la fecha se han realizado diagnósticos del estado de conservación de varios fondos, series o colecciones, entre ellos:

  • Guatemala
  • Cartago
  • Complementario Colonial
  • Protocolos Coloniales
  • Mortuales Coloniales
  • Anexión a México
  • Federal
  • Junta de Custodia
  • Álbum de Figueroa
  • Colección de Filmes
  • Colección de Videos
  • Colección de Audio
  • Sociedad Rohrmoser Hermanos
  • Consejo Representativo
  • Mortuales Independientes de Guanacaste, Puntarenas y San José.
  • Mapas y planos
  • José Fidel Tristán
  • Gobernación
  • Municipal

REPROGRAFÍA DOCUMENTAL

Foto de persona escaneando protocolos notariales

El Departamento de Conservación tiene un programa de reproducción de documentos por medio del escaneo y la fotografía digital. Se enfoca en la preservación del documento y la venta a las personas usuarias de copias de los originales.

La prioridad institucional es la reproducción de los fondos, series y colecciones que son de mayor antigüedad, frecuencia de consulta de las personas usuarias y los que a criterio de las autoridades institucionales sean de carácter prioritario para reproducir.

Gran parte del acervo colonial (1500-1825) está microfilmado. Por ejemplo, el fondo Cartago lo está parcialmente, así como la totalidad del fondo Complementario Colonial, que incluye las mortuales coloniales y todos los protocolos notariales hasta febrero del 2014. Actualmente los nuevos protocolos que ingresan al Archivo Nacional se digitalizan.

Para adecuarse a los nuevos cambios digitales y a las posibilidades de ofrecer nuevos servicios en línea a todas las personas usuarias, se digitalizan los tomos de protocolo notarial actuales por parte de un contratista externo. Asimismo, se mantiene el programa de digitalización de documentos de los fondos Congreso y Gobernación, dos de los más consultados por el público y como parte del Plan de Reproducción de Documentos 2021-2025.

Foto de documento antiguo que presenta daños en el papel

RESTAURACIÓN DOCUMENTAL

Dentro de las principales funciones del Departamento de Conservación está la realización de diagnósticos de los fondos documentales que conserva la institución, con el fin de conocer su estado de conservación y, posteriormente, programar su restauración. Además de llevar a cabo el proceso de restauración de los documentos que ya fueron diagnosticados con diferentes deterioros, así como de los folios de los tomos de protocolo notarial actuales.

También, nuestro personal realiza visitas periódicas a los depósitos del Archivo Nacional con el fin de realizar mediciones de temperatura, humedad relativa y para verificar que se mantengan los parámetros establecidos.

Por otra parte, elaborar contenedores para conservar documentos en distintos formatos, realizar limpieza de depósitos, estantería, cajas y reproducir digitalmente documentos a solicitud de sus personas usuarias.

Igualmente, presta colaboración a las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos mediante asesorías en materia de conservación y realiza valoraciones del estado de conservación de los documentos declarados con valor científico y cultural, de previo a ser transferidos al Archivo Nacional.

RESEÑA HISTÓRICA

Foto antigua del departamento de conservación: se ven dos funcionario realizando restauración de documentos
Foto antigua del departamento de conservación: se ve la oficina con mesas de trabajo y estantes
Foto de mano sosteniendo documento antiguo con injertos en el papel

Los orígenes del Departamento de Conservación del Archivo Nacional se remontan al periodo 1975-1980, cuando especialistas extranjeros que contrató la UNESCO asesoraron en materia de conservación y capacitaron a algunas de las personas funcionarias en temas como restauración, encuadernación y microfilmación. Originalmente se llamó departamento de encuadernación y luego departamento de restauración.

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    En abril de 1983, a raíz del primer estudio estructural de puestos que realizó el Ministerio de Planificación y Política Económica en el Archivo Nacional, surgió un nuevo organigrama que integró a todas las personas colaboradoras que realizaban estas tareas y se conformó el Departamento de Conservación con las áreas de reprografía, publicaciones y restauración.

    El avance en los cambios tecnológicos y la especialización del personal permitió que el Departamento de Conservación incluyera dentro de su perfil ocupacional una amplia gama de procesos como la restauración, fotografía, microfilmación, digitalización de diversos fondos documentales y formatos, así como la encuadernación de distintos documentos y en diferentes dimensiones.

    Un elemento esencial que hace al Departamento de Conservación un referente en la región, es la visión a futuro para adaptarse paulatinamente a los avances tecnológicos, en combinación con las técnicas tradicionales, para realizar su trabajo en apego al control interno, la transparencia administrativa, la rendición de cuentas, el servicio de la información al ciudadano y el trabajo en equipo, todo con el fin de garantizar la conservación de su acervo documental para las actuales y futuras generaciones.

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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