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PREGUNTAS FRECUENTES

Foto de un documento manuscrito antiguo

ARCHIVO HISTÓRICO

  • ¿Se puede utilizar internet inalámbrico en las instalaciones?

    Sí. El acceso a internet inalámbrico está disponible en diferentes espacios: Sala de Consulta del Archivo Histórico, Biblioteca, Archivo Notarial, Archivo Intermedio, Salón multiusos y Sala de Exposiciones.

  • ¿Se pueden filmar documentos para programas de televisión o para realizar audiovisuales?

    Si, previa autorización a la Dirección General.

  • ¿Se pueden consultar los documentos originales que están microfilmados?

    No, únicamente los microfilmes.

  • ¿Se pueden consultar los censos?

    Se pueden consultar los cuadros generales, pero no es permitido consultar las boletas censales por contener información de carácter privado.

  • ¿La base de datos del Archivo Histórico está disponible en línea?

    Sí. Es posible consultar cerca de 400 mil referencias relacionadas con más de 300 fondos documentales

  • ¿Se pueden reproducir las fotografías?

    Sí, mediante fotocopia, reproducción en laboratorio o digital.

  • ¿Se pueden reproducir los documentos consultados?

    Sí, los documentos posteriores a 1821 pueden reproducir vía digitalización o uso de cámara digital sin flash. Los anteriores a esa fecha sólo con cámara digital sin flash, previa autorización de las jefaturas de los Departamentos de Conservación y Archivo Histórico.

  • ¿Se certifican las Actas de Consejos Municipales?

    Sí, las Actas de Consejos Municipales pueden ser certificadas.

  • ¿Se pueden certificar años de servicio?

    Sí, solamente de los años 1900 a 1965, de las siguientes instituciones: 
     
    Gobierno Central:

    • Ministerio e Instituciones adscritas a estos. 
    • Asamblea Legislativa. 
    • Poder Judicial. 
    • Tribunal Supremo de Elecciones. 
    • Contraloría General de República. 
    • A partir de 1966 solicitar en Contabilidad Nacional.

    Ferrocarril Eléctrico al Pacífico:

    • De 1930 a 1953. A partir de 1954 solicitar a INCOFER.

    Fábrica Nacional de Licores:

    • De 1900 a 1948. A partir de 1949 solicitar en CNP o FANAL.

    Municipalidad de Alajuela (centro):

    • De 1945 a 1952. A partir de 1953 solicitar en dicha Municipalidad.

    Expedientes de Personal de 1900 a 1975 de:

    • Adaptación Social 
    • Resguardo Fiscal 
    • Guardia Rural 
  • ¿Se pueden certificar documentos históricos?

  • ¿Se pueden utilizar computadoras portátiles en la Sala de Consulta "José Luis Coto Conde”?

    Sí, tanto en el piso como en las columnas de la Sala de Consulta están ubicados tomacorrientes para la utilización de computadoras.

  • ¿Cuál es el horario de la Sala de Consulta "José Luis Coto Conde"?
  • ¿Qué sucedió con las listas de remisión electrónicas “Lista_rem” y "Lista_aud"?

    A partir del año 2016, el Archivo Nacional decidió no utilizar más las listas de remisión electrónicas “Lista_rem" y "Lista_aud”, debido a que se encuentra en un proceso de migración de la información a un programa diferente al utilizado (Winisis). Por lo tanto, las transferencias que se realicen de los archivos centrales al Archivo Nacional se harán mediante listas de remisión en Excel, las cuales serán facilitadas por el Archivo Nacional durante el proceso de coordinación de la transferencia.

  • ¿Cuáles son los requisitos para transferir documentos con valor científico – cultural al Archivo Nacional procedentes de instituciones públicas?

    Los requisitos para que instituciones públicas transfieran documentos con valor científico – cultural son los siguientes: los documentos deben tener un plazo de 20 años de haberse originado; deben tener la Declaratoria de Valor Científico Cultural, extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos, y deben tener la autorización de la Dirección General del Archivo Nacional para realizar la transferencia, entregarlos en perfectas condiciones de limpieza, con una lista de remisión por triplicado y realizar el cotejo respectivo.

  • ¿Cuáles son los requisitos para donar documentos al Archivo Nacional por parte de particulares?

    Los requisitos para que instituciones privadas o particulares donen documentos son los siguientes: los documentos deben tener la Declaratoria de Valor Científico Cultural, extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos; para su ingreso se debe contar con la aprobación de la Dirección General del Archivo Nacional; y dicha Dirección General y el donante deben firmar un “Contrato de Donación de Documentos” en el cual se estipulen las condiciones de la donación.

  • ¿En el Archivo Histórico se custodian protocolos?

    Sí, en el Archivo Histórico se custodian Protocolos de escribanos (coloniales), Protocolos de Jueces y Alcaldes (Lara y Chamorro) y Protocolos notariales.

ARCHIVO NOTARIAL

  • ¿Qué documentos del Archivo Notarial se pueden consultar en línea?

    Las fuentes de consulta en línea pueden ser las siguientes: 

    • INDEX. Se le solicitará completar un formulario para efectos de que usted instaure su propio usuario y contraseña, los cuales le serán confirmados a su correo electrónico, dentro de los siguientes 20 minutos al envío del formulario. Luego de ello, usted podrá ingresar a realizar consultas en forma gratuita y 24/7/365, relacionadas con testamentos, quincenas de índices presentadas o pendientes, tomos depositados, tomos microfilmados, tomos digitalizados, etc. Incluso, si un notario presenta índices por Internet, podrá acceder directamente a esos índices y a copia de los testamentos, sin necesidad de presentarse a nuestras oficinas. Ingresar www.index.co.cr

    • Descripciones de los tomos de protocolo. En las bases de datos del Archivo Nacional, se encuentran descritos aproximadamente 9000 tomos de protocolo anteriores a 1960. La información es consultable por nombre de notario, nombre de las partes, acto o contrato y, el resultado que se brinda es la signatura del tomo, el número de tomo, el folio y el número de escritura. El resto de la investigación, deberá realizarla por su propio medio, en la sala de consultas del Departamento Archivo Histórico de esta institución. Ingresar (enlace a base de datos).

    • Descripciones de índices de instrumentos notariales. En las bases de datos del Archivo Nacional, se encuentran descritos los índices notariales presentados entre 1992 a 1994 y parcialmente la de los años 1995 a 1997. La información es consultable por nombre de notario, nombre de las partes, acto o contrato y, el resultado que se brinda es la signatura del índice, el número de tomo, el folio y el número de escritura. Ingresar (enlace a base de datos)

    • Descripciones de tomos de protocolo e índices consulares. En las bases de datos del Archivo Nacional, se encuentran descritos tomos e índices consulares entre 1960 y 2009. La información consultable es la misma indicada anteriormente, y el resultado es igual. Ingresar (enlace a base de datos) 
  • ¿Qué servicios brinda el Departamento Archivo Notarial?

    Enlazar al apartado Servicios – Trámites y Servicios – Archivo Notarial

  • ¿Cómo se corrige la omisión de escrituras en un índice?

    Existen dos momentos: 1. Dentro del plazo ordinario de cinco días en que se presenta el índice principal se corrige por medio de índice adicional, donde informa el o los instrumentos omitidos. 2. Posterior a esos 5 días por medio de índice adicional, donde informa el o los instrumentos omitidos más declaración jurada, con plazo máximo hasta el quinto día del plazo ordinario de presentación de la quincena inmediata posterior. Todo en papel de seguridad del notario titular. Art. 8, inciso b del Reglamento para la presentación de índices.

    Será una declaración jurada en papel de seguridad del notario titular, donde se declare la validez y existencia de los instrumentos, firmada y con el sello blanco.

  • ¿Cómo se presenta el índice en período de gracia?

    Debe presentarse en el Archivo Notarial, el cual enviará posterior al vencimiento del periodo de gracia, informe con los índices recibidos a la Dirección Nacional de Notariado.

  • Si los índices se atrasan, ¿aún hay que presentarlos?

    Sí. La obligación de presentar los índices notariales no prescribe.

  • ¿Se pueden presentar índices posteriores teniendo pendientes?

    Sí. El incumplimiento de la obligación de presentar algún índice no restringe el hecho de presentar índices posteriores.

  • ¿Se pueden corregir errores de índices de varias quincenas juntas?

    No. Las correcciones de índices deben hacerse por separado para cada quincena, según lo específico indicado. Arts. 8 y 9 del Reglamento para la presentación de índices.

  • ¿Dónde se pone el timbre de archivo en el índice?

    Se adhiere con goma al índice (el Archivo Nacional no facilita goma).

    Se ofrece la opción de cancelar el índice anualmente, ya sea en el BCR. en cuyo caso debe aportar el comprobante de pago, o bien cancelarlo en la caja del Archivo Nacional.

  • ¿Cómo debe ser la copia de testamento requerida?

    Puede presentarse copia de la escritura en papel de seguridad notarial o bond, con firma autógrafa del notario titular y sello blanco. Además de la ficha descriptiva completa. Art. 9, inciso a del Reglamento para la presentación de índices.

  • En caso de se acabe el papel de seguridad, ¿se pueden presentar los índices en papel blanco?

    No. No se recibirán índices notariales impresos en papel blanco. Deberá informar a la Dirección Nacional de Notariado la falta de papel de seguridad, y solicitar a dicha instancia la cantidad exacta de folios de papel de seguridad que para esos casos se suministran.

  • ¿Cómo se da a conocer los errores y omisiones que tienen los índices enviados por correo?

    Está habilitada la consulta pública y gratuita. Ingresar a Index

    Además, si el notario cuenta con cuenta de correo electrónico actualizada en nuestro departamento, el sistema le enviará un mensaje con el defecto encontrado, la forma de corrección y la normativa pertinente.  

  • ¿Cuándo pueden consultar los índices presentados?

    Los expedientes de índices son documentos públicos que están disponibles para consulta durante el horario de atención de la institución. 

    Los índices presentados estarán disponibles en el expediente un mes después de su trámite.

    Los índices notariales presentados por medio del Sistema INDEX pueden ser consultados por internet, está habilitada la consulta pública y gratuita. Ingresar a Index 

  • ¿Cuánto tiempo tarda el Archivo en recibir los índices enviados por correo?

    Los índices notariales enviados por correo postal están sujetos a los tiempos de trámite de Correos de Costa Rica. En lo que respecta al Archivo Notarial, estarán tramitados 10 días después a partir de la fecha en que se reciban en esta instancia.

  • ¿Cuándo se puede consignar una nota marginal de corrección en protocolos en uso o ya depositados?

    Las notas marginales de corrección se encuentran reguladas en el artículo 96 del Código Notarial y su reforma de fecha 7 de marzo del 2014.

    Si el tomo de protocolo se encuentra en uso por parte del notario, de conformidad con el artículo 51 del Código Notarial, el Notario es el depositario del tomo y responsable de su guarda y conservación, por lo que es su responsabilidad la forma de corregir los instrumentos públicos que autoriza. Las correcciones hechas por el notario antes de entregar el tomo de protocolo al Archivo Notarial, no son revisadas por esta oficina.

    Cuando el tomo de protocolo se encuentra depositado en el Archivo Notarial, y el notario necesita realizar una corrección a un instrumento público, el artículo 96 y su reforma, establece como regla general que tanto las notas marginales o al pie de la matriz deberán ser firmadas por las partes otorgantes y por el notario, sin embargo, establece las siguiente excepciones:

    • Pluralidad de actos: Varios actos en la misma escritura y la nota sólo modifica uno o varios de ellos.

    El Notario debe presentarse junto con la parte que firmará la nota, consignar la nota, indicar hora y fecha en la que consigna y firmarla junto la parte.

    • Imposibilidad: La parte o partes no quieren firmar, no se localizan o bien están fallecidas. El Notario debe consignar la nota, dar fe de las circunstancias por la cuales la parte no firma, dar fe de que la corrección no lesiona los intereses de la parte interesada, indicar que las daciones de fe lo son bajo su responsabilidad, indicar hora y fecha en la que consigna y firmar la nota.
    • Medios objetivos: Archivo de referencias del Notario y o existencia de fuentes objetivas.

    El Notario debe, consignar la nota, mencionar la fuente objetiva o su archivo de referencia, indicar hora y fecha en la que consigna y firmar la nota.

    Si el notario insiste en poner una nota sin tomar en cuenta los requisitos del artículo 96, el Archivo Notarial le facilita el tomo de protocolo bajo su responsabilidad y apercibido de que se dará parte al Juzgado Notarial por esa anomalía.

  • ¿Cuáles son los requisitos para depositar un tomo en forma definitiva?

    Hay que tomar en cuenta dos situaciones:

    Si se sigue ejerciendo la función notarial, (más especificaciones en la Guía de Trámites y Requisitos de los Servicios que brinda la Dirección General del Archivo Nacional, Depto. Archivo Notarial).

    Si el Notario va a cesar en el ejercicio de la función notarial, deberá:

    • Entregar el tomo de protocolo, consignar la razón de cierre posterior al último instrumento público (ver requisitos en al artículo 52 del Código Notarial), además indicar la cantidad de folios utilizados y los que quedaron en blanco y expresamente informar el motivo por el cual cesa en el ejercicio de la función notarial.
    • Si los folios no están completos, presentar oficio de la Dirección Nacional de Notariado indicando que se encuentran en diligencias de reposición, si las diligencias están concluidas, presentar resolución, constancia y material repuesto de la DNN (si es el caso), si hay folios secuestrados por algún despacho judicial, copia del acta de secuestro o certificación vigente, firmada y sellada del Despacho que tiene retenidos los folios.
    • Además deberá cancelar los montos de encuadernación, digitalización y timbre de Archivo Nacional.
    • Estar al día en la presentación de índices notariales.
    • Posterior a la revisión satisfactoria del tomo de protocolo por el funcionario encargado, se remitirá el recibo, vía correo electrónico, a la dirección que el notario aportó y a la DNN, para continuar el trámite. En su defecto, el Notario deberá subsanar en el Área de Facilitación y Despacho de Documentos, los errores indicados, y posteriormente se remitirá el recibo, vía correo electrónico.

    Para el  depósito de un tomo de un notario fallecido los requisitos son:

    • Carta suscrita por la persona que realiza el depósito 
    • Un correo electrónico  
    • Aportar copia del acta de defunción  
    • Sin razón de cierre.
  • ¿Cuáles son los requisitos para depositar un tomo en forma temporal?

    El depósito temporal de un tomo, está regulado en los artículos 53 y 58 del Código Notarial. 

    Los requisitos son los siguientes:

    • Aportar una nota, indicando el motivo del depósito, plazo, cantidad de folios utilizados y en blanco, correo electrónico y número de teléfono.
    • Si el depósito obedece a ausencia debe aportar copia de la solicitud presentada a la DNN,  para que no presente los índices en ese período.
    • Que el notario se encuentre inhabilitado o se ausente del país por más de 3 meses y menos de 6 meses o tenga una medida cautelar.
  • ¿Qué sucede cuando vence el término de un protocolo depositado en forma temporal y este no es retirado?

    El Sistema electrónico, de manera automática, antes de que venza el plazo de un protocolo depositado temporalmente, le comunicará al correo electrónico para que proceda a retirar el tomo de protocolo, si no se apersona o no procede su retiro, se consigna la razón de cierre y pasa a depósito definitivo.

  • ¿Qué se puede hacer cuando el tomo a consultar está secuestrado?

    Si el tomo se encuentra microfilmado o digitalizado, se le facilita en el soporte que se encuentre, incluso se le puede extender una reproducción y si lo solicita, se le informa cuál autoridad lo secuestró, fecha, número de causa, número de Acta.

  • ¿En caso que el tomo a consultar se encuentra en reposición?

    La reposición de los folios, se encuentra establecida en los artículo del 61 al 69, del Código Notarial.

    Se indica al solicitante que ese tomo no se encuentra depositado, las razones de ello si es de conocimiento del Departamento.

    En cuanto a diligencias de reposiciones realizadas antes de la vigencia del Código Notarial, se indica si fueron no concluidas.

    En caso de no contar con ninguno de los datos anteriores, se remite a la Dirección Nacional de Notariado que es actualmente la encargada de llevar a cabo las diligencias de reposición.

  • ¿Si un tomo se encuentra secuestrado, cómo se puede tramitar un ulterior testimonio?

    Si un tomo depositado en el Archivo Notarial se encuentra secuestrado por un despacho judicial y un usuario solicita un ulterior testimonio de un instrumento contenido en dicho tomo, si el tomo está microfilmado o digitalizado, la reproducción se elaborará a partir de estos soportes, de lo contrario, el usuario deberá esperar a que sea devuelvo, pudiendo el Archivo Notarial tramitar su devolución si ya venció el plazo de ley.

Foto de hombre acomodando protocolos notariales en estantería
Foto de expedientes sobre instituciones públicas sobre la mesa

ARCHIVO INTERMEDIO

  • ¿Se transfieren documentos copia que se encuentren en digital?

    Solo se deben transferir documentos con firma digital avanzada, para el caso de la digitalización de documentos, se recibirán casos muy específicos, justificados con suficiente antelación y con la corroboración previa por parte del equipo del Archivo Nacional de dicha justificación y deben contar con una certificación de la persona competente en la oficina para tal fin.

  • ¿Qué son expedientes administrativos?

    Los expedientes administrativos son los que tienen una apertura y una resolución o cierre; para ordenar y foliar los expedientes administrativos debe seguirse el criterio de la Procuraduría. 
     
    Al respecto se debe acatar lo dictado por la Procuraduría General de la República en el dictamen C-363-2008 de fecha 08 de octubre de 2008: 
     
    “D.- Sobre el orden del expediente y su foliatura: La numeración del expediente debe seguir un orden cronológico, de manera tal que los documentos más antiguos (salvo que aparezcan adjuntos a un acto procedimental posterior) tengan la numeración más baja y viceversa. Del mismo modo, el orden debe ser ascendente, de forma tal que al abrir el expediente aparezca el folio con la numeración más baja y no a la inversa como ocurre en este caso, pues el primer documento foliado que aparece al abrir el expediente tiene el número 242.  
     
    El orden ascendente mencionado permite, además, que al “foliar” un documento de varias páginas, su encabezado tenga un número más bajo que su conclusión, y no al contrario como ocurre en este caso, donde, por ejemplo, el encabezado del “ACTA DE COMPARECENCIA ORAL Y PRIVADA” aparece a folio 234 y la parte final de ese documento, a folio 227.” 

  • ¿Cómo se realiza la clasificación de documentos electrónicos?

    Se realiza de la misma forma que en documentos en papel. Si las dudas persisten deben evacuarlas con el encargado del Archivo Central.

  • Si se envía un oficio y la persona contesta por correo electrónico, ¿qué se debe hacer con ese correo electrónico?

    El caso de los correos electrónicos será visto en las visitas de seguimientos, según lo que se determine a nivel interno.

  • ¿Son necesarias las dos personas para el cotejo?

    En el instructivo se establece que son dos personas; sin embargo, en las visitas se identificará el volumen de documentación y se establecerá la cantidad de personas que deben asistir el día del cotejo.

  • ¿Se transfiere la documentación de diferentes instituciones sobre dineros girados por Ministerios, planes anuales y operativos?

    El Encargado del Archivo Central junto con el jefe de la oficina productora deben hacer la selección de los documentos sustantivos.

    Indicaciones:

    • Estudios, informes, proyectos, sustantivos, deben clasificarse, describirse y transferirse separado de correspondencia.
    • En las visitas se ve el avance en el tratamiento de los documentos, posteriormente se emite un oficio al jerarca del Despacho.
    • Actas de Consejo de Gobierno, deben describirlas acuerdo por acuerdo, a partir de la fecha del taller.
    • Se recalca la importancia de que el trabajo se realice en conjunto con el encargado del Archivo Central.
    • Consejo de Gobierno y otros órganos colegiados en los que el Ministro presida, deben enviar actas y sus expedientes; correspondencia no se remite, para esto se solicita enviar lista de órganos colegiados, para determinar si deben transferir documentación o no.
    • Los documentos que no vengan con el tratamiento según los lineamientos y recomendaciones emitidas en la visitas, se devuelven para correcciones y se reprograma la recepción de los documentos.
    • Se debe avanzar con el tratamiento de los documentos con el fin de que en las visitas se puedan detectar los errores o evacuar consultas.
    • Se debe revisar la clasificación de documentos, evitar transferir carpetas con un solo folio.
    • Deben remitir la correspondencia y documentos sustantivos que quedaron del periodo pasado y que no se entregaron en la transferencia del año 2014.
    • Se pueden utilizar cajas que se ajusten a las medidas recomendadas en los instructivos, lo ideal es la caja con las características indicadas, sin embargo, pueden ser caja tipo "bananeras".
    • Se debe utilizar el modelo de cajas propuesto por el Archivo Nacional, que reúnen las siguientes especificaciones técnicas:
      - Medidas: largo: 39.5 cm   alto: 28 cm   ancho: 14 cm 
      - Material: Cartón corrugado. 
      - Acidez: El cartón con que se confeccionen las cajas deberá tener entre un 6 y un 8 pH.   
      - Diseño: La caja deberá ser en una sola pieza armable con la pestaña de cierre hacia el frente y un orificio redondo en el lateral de mano derecha.
    • Si se utilizan cajas con tamaños diferentes a las recomendadas por el Archivo Nacional estas no puede exceder las siguientes medidas:Largo: 40 cm      Alto: 28 cm    Ancho: 36 cm
    • En el caso de los Viceministros, deben transferir aquella documentación que refleje las funciones sustantivas, delegadas formalmente por el jerarca.
    • No se pueden crear subcarpetas por ejemplo 1.1.; todas las unidades documentales deben tener numeración del 1 al infinito. Cuando se requiera la descripción por rangos, el equipo tendrá la potestad para desbloquear a los encargados de las transferencias la plantilla utilizada, en casos específicos.
    • El campo de fecha final no es obligatorio, en el caso de que solo se tenga un documento con una fecha.
    • Las consultas deben evacuarse antes con los Encargados de los Archivos Centrales, si las dudas persisten se remiten a los funcionarios del Archivo Nacional.
    • La correspondencia no debe transferirse en carpetas con prensa.
    • Todos los documentos deben organizarse al interior de cada carpeta en orden cronológico.
    • Las siglas deben desarrollarse.
    • La carpeta debe ajustarse al tamaño de los documentos.
    • Los cronogramas de recepción se les hará llegar después de las visitas de seguimiento.
  • ¿Los Comunicados de Prensa se manejan como madipef (material divulgativo de pequeño formato)?

    Se indica que se le da el tratamiento como un documentos textual, para esto el Encargado del Archivo Central debe dar su criterio en cuanto a si es un documento sustantivo o no; sin embargo, debe revisarse su formato, porque algunos podrían entrar en la colección de madipef.

  • ¿Dónde se describe el expediente audiovisual?

    Se indica que se describirá en la plantilla de los documentos audiovisuales al final de los documentos audiovisuales que se tengan.

  • ¿Cómo se completa la plantilla de descripción cuando tengo un rango de fotografías?

    Se debe sumar el tamaño de las fotografías del rango, para el caso de las dimensiones se deben colocar el ancho menor y el alto mayor.

  • ¿Cómo se diferencia lo digital de lo analógico?

    Se diferencian por el soporte.

  • ¿Qué debe hacerse cuando los videos tienen ejecutables?

    Se debe transferir el video con los ejecutables.

  • ¿Debe coordinarse para su traslado al Archivo Nacional, los documentos especiales que sean sustantivos y que se produzcan en oficinas que no sea la oficina de prensa?

    Sí, debe coordinarse la transferencia del material que sea sustantivo.

    Indicaciones:

    • Los documentos especiales de los cuales tengan alguna duda serán vistos con más detalle en las visitas de seguimiento.
    • La selección de los documentos especiales debe ser en conjunto con el Encargado del Archivo Central.
    • Los cargos o puestos de las personas que aparecen en los documentos especiales, deben incluirse en las descripciones, lo que no se incluye es el rango académico ni términos como señor, señora.
    • En la fecha de los documentos audiovisuales se puede tomar la fecha de la actividad, si se tiene identificada; sino se indica que es aproximada.
    • En el campo lengua se anota el idioma del video. Si es español no debe anotarse.
    • Los materiales en que los ministerios tengan alguna colaboración deben transferirse (afiches, madipef).
    • Los afiches y madipef pueden ser descritos por rango, según sus características.
    • Las cuñas publicitarias (doc. Sonoros) pueden ser descritas por rangos y de acuerdo a sus características pueden ser a criterio de la entidad productora.

SERVICIOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

  • ¿Cuáles son los requisitos para solicitar una asesoría para la organización de Archivos Centrales?

    La institución que solicita una asesoría deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario correspondiente y los funcionarios responsables del Archivo Central. La solicitud debe presentarla el superior jerárquico de la institución.

  • ¿Cuáles son las capacitaciones, cursos o charlas que imparte la Dirección General del Archivo Nacional en materia archivística?

    Las capacitaciones impartidas son diversas, a continuación una lista de las temáticas:

    Cursos:

    • Organización de un Archivo Central. 
    • Organización de un Archivo Gestión u oficina. 
    • Conservación Preventiva de documentos.
    • Talleres sobre Tablas de Plazos de Conservación.

    Charlas:

    • Legislación archivística.
    • Descripción. 
    • Selección. 
    • Valoración documental. 
    • Otros procesos del tratamiento archivístico.

    Congreso:

    • Congreso anual sobre temas archivísticos de interés y actualidad nacional e internacional.
  • ¿Cuál es el procedimiento para eliminar documentos?

    Las instituciones del Estado deben tener establecido el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y tramitar la aprobación de una valoración parcial o de tablas de plazos de conservación de documentos ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que es el órgano competente para autorizar la eliminación de documentos.

    Los documentos que se van a eliminar deben ser convertidos en material no legible, y en el momento de su destrucción debe firmarse un acta de eliminación, que dé fe de que la acción realmente se ejecutó. 

  • ¿Existe normativa o políticas establecidas para la digitalización de documentos?

    El Archivo Nacional no ha emitido políticas específicas para regular la digitalización de documentos en el Sistema Nacional de Archivos. Sin embargo, hay varias recomendaciones que pueden tomarse en consideración para el planteamiento de un proyecto de digitalización documental en la institución, a continuación el detalle:

    • Para el planteamiento de un proyecto de digitalización es de suma importancia tomar en consideración el criterio del Jefe de Archivo Central de la institución, así como consultar si existen políticas institucionales establecidas para estos efectos.
    • En un proyecto de digitalización, es vital contar con la participación de la Unidad de Tecnologías de la Información, pues se requiere coordinar aspectos tecnológicos tales como los espacios para la conservación de las imágenes, definir políticas para la creación y mantenimiento de los documentos digitalizados, entre otros.
    • A nivel interno, el Archivo Nacional elaboró una directriz sobre requerimientos para la aplicación de procesos de digitalización. Le puede servir como una guía de los aspectos que debe tomar en cuenta en su proyecto de digitalización (calidades de imágenes, protocolos de digitalización, migración de imágenes digitalizadas, establecimiento de metadatos, entre otros), sin que esto interfiera con las políticas establecidas por el Archivo Central del ICT, en el caso de que existan. (descargar).
    • Consultar el documento denominado "Directrices para la implementación de la digitalización de documentos", emitido por la  Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR). En la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines del Archivo Nacional, puede consultarlas, de lunes a viernes de 8:00 am a 3:00 pm. Sin embargo, para consulta de la institución, se pueden comprar en el sitio web de AENOR
Foto de personas recibiendo capacitación en un salón de conferencias
Foto de los miembros de la Comisión en sesión

COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTO

  • ¿Quiénes integran el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos?

    Lo integran el asesor legal de la entidad, el encargado del archivo central y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. Los integrantes pueden delegar en otros funcionarios siempre y cuando estos posean formación equivalente.

  • ¿Quién establece la vigencia legal – administrativa de los documentos del Estado?

    La establecen en las entidades productoras de la documentación a través de los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos.

CONSERVACIÓN

  • ¿Cuál es la mejor tinta que se puede utilizar para imprimir documentos en soporte papel y que son de conservación permanente?

    La tinta en polvo y en impresora láser porque es de mayor resistencia a la humedad, a la luz y al paso del tiempo. No se deben utilizar impresoras de inyección de tinta para conservar documentos de valor científico cultural, ya que son acuosas y con el paso del tiempo puede reaccionar, disolverse y desvanecerse o experimentar una pérdida de nitidez y de balance del color.

  • ¿Cuál es el mejor papel para imprimir documentos de valor científico cultural?

    El papel alcalino, es decir que contenga reserva leve de agua para soportar los cambios bruscos de temperatura y la exposición a la luz natural y artificial, hecho con fibras naturales de algodón, lino, cáñamo o una combinación de ellas, con una baja presencia de sustancias degradantes de la celulosa, como la lignina de las fibras arbóreas y tener un peso mínimo de 70 gramos por metro cuadrado. 

  • ¿Realizan trabajos de restauración y encuadernación de documentos a empresas privadas y a particulares?

    Sí, pero siempre y cuando no se afecte el programa de prioridades de restauración documental de la institución y bajo la condición de que, de previo, la jefatura del Departamento de Conservación valore con sus superiores la conveniencia o no de brindar el servicio.

  • ¿La restauración de un documento lo devuelve a su estado original?

    Es relativo. El documento, con o sin deterioro, sigue siendo una pieza original. Lo que se procura con la intervención es volverle a brindar las propiedades físicas, químicas y biológicas para que pueda mantenerse por más tiempo. Lo que es irrecuperable es la información que se pudiera perder por el deterioro que presente el documento. Para que sirva de referencia, si el documento está muy deteriorado y hay riesgo de pérdida de contenido, la pieza completa se digitaliza en su estado inicial y se vuelve a digitalizar en su estado final.

  • ¿En qué condiciones mantienen los documentos?

    Todos los documentos se conservan dentro de depósitos herméticos, de acceso restringido y con control de humedad relativa y temperatura. Una gran mayoría de ellos se mantienen dentro de contenedores diseñados para cada formato y dispuestos sobre estanterías metálicas.

  • ¿Ustedes brindan el servicio de fijar el precio de documentos antiguos?

    No, por cuanto el patrimonio documental de la Nación es inapreciable.

  • ¿Se puede visitar el Departamento de Conservación?

    Sí, pero con cita previa que debe solicitarse a la siguiente dirección de correo electrónico: proyeccion@dgan.go.cr

Foto de documento antiguo siendo tratado para su conservación

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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