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Congreso Archivístico Nacional

El XXXI Congreso Archivístico Nacional se llevó a cabo del 22 al 24 de julio 2019, con el tema "El ADN de la transformación digital". Las conferencias se registraron en video y están disponibles en el canal de YouTube del Archivo Nacional.

Inspecciones

El objetivo de las visitas de inspección es salvaguardar el patrimonio documental de la Nación y establecer relaciones permanentes con los Archivos Centrales y de Gestión para mejorar la conservación y organización de sus documentos.

Búsqueda en la base de datos

Encuentre referencias de documentos custodiados en la Unidad de Archivo Intermedio, completa y parcial sobre Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y Ministros correspondiente a los períodos comprendidos entre 1990 y 2018, el extinto Banco Anglo Costarricense y la extinta Corporación de Desarrollo S.A. (Codesa).

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS

Foto de Ivannia Valverde Guevara

Ivannia Valverde Guevara
Jefatura
ivalverde@dgan.go.cr

Consultas SAE:
serviciosae@dgan.go.cr
+506 2283 1400, ext. 219

Encargado de ejecutar las acciones de apoyo técnico a las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos. Entre las actividades se destacan las asesorías en organización de archivos y conservación de documentos, inspecciones en los archivos para velar por el cumplimiento de la legislación archivística vigente, transferencias de documentos, valoración documental y capacitación a personal en servicio y que no cuentan con formación universitaria.

Este departamento tiene a cargo el Archivo Intermedio, donde se reúne, organiza y facilitan los documentos con valor administrativo y legal que han sido transferidos de instituciones que han cerrado, así como los documentos más relevantes de los despachos de Ministros, Presidencia de la República y del Consejo de Gobierno, de acuerdo con lo que establece el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

UNIDAD DE SERVICIOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS


Foto de personas recibiendo charla en salón de eventos, al fondo la expositora

Brinda servicios especializados en archivística a las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con los procedimientos y requisitos vigentes, así como optimizando los mejores modelos de prestación de los servicios, de tal forma que aumentan su cobertura e impacto.

Coordinador: Natalia Cantillano Mora, ncantillano@dgan.go.cr

  • Funciones
    • Asesorar a las instituciones públicas en aspectos de creación, organización y funcionamiento de archivos centrales o de gestión, a fin de proteger la documentación y facilitar la toma de decisiones. 
    • Elaborar el Informe Anual de Desarrollo Archivístico, tomando como base la información que remiten las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos. 
    • Inspeccionar a solicitud del interesado, por denuncia y de oficio a los archivos que integran el Sistema Nacional de Archivos con el fin de determinar si cumplen con las normas establecidas en la legislación vigente y dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones. 
    • Promover el desarrollo archivístico del Sistema Nacional de Archivos con el fortalecimiento de las capacidades de los funcionarios que laboran en sus archivos, mediante una oferta de capacitación sobre los aspectos prioritarios del quehacer archivístico. 
    • Apoyar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, con criterios técnicos en materia archivística, para que este órgano colegiado determine el valor científico cultural de los documentos producidos por las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de conservar los que poseen ese valor y eliminar los que no lo posean.

UNIDAD DE ARCHIVO INTERMEDIO


Reúne, organiza, conserva y facilita los documentos que tienen valor administrativo y legal y que han sido transferidos al Archivo Intermedio, de acuerdo con lo que establece la normativa vigente.

Coordinación: Denise Calvo López, dcalvo@dgan.go.cr

  • Funciones
    • Planificar, programar y coordinar la transferencia de los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y otros generados por los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y de los ministros del Gobierno, una vez finalizada la gestión y de acuerdo con los lineamientos que fije el Archivo Nacional y la normativa vigente. 
    • Atender y resolver consultas archivísticas que presentan superiores y funcionarios del Archivo Nacional y público en general, relacionadas con los fondos documentales que custodia. 
    • Expedir reproducciones simples y de valor legal de los documentos que custodia. 
    • Realizar estudios de usuarios y aplicar las encuestas para medir el grado de satisfacción por los servicios brindados. 
    • Aplicar los procesos de valoración documental para eliminar los documentos que cumplen su vigencia administrativa y legal y trasladar al Departamento Archivo Histórico los que la Comisión Nacional declare con valor científico cultural. 
  • Marco jurídico
    • Artículos específicos de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202 | Descargar PPTX
    • Instructivo para transferencia de documentos especiales producidos por la Presidencia de la República, el Consejo de Gobierno y los ministros de Estado. | Descargar DOC
    • Lineamientos técnicos para la transferencia al archivo nacional de documentos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y ministros de Estado. | Descargar DOC
Foto de mujer acomodando caja de archivo en estantería metálica

RESEÑA HISTÓRICA

Foto antigua del terreno donde se construyó el edificio Archivo Intermedio
Foto antigua del terreno donde se construyó el Archivo Intermedio, se ve tractor

El proceso que permite la creación del Archivo Intermedio es la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, del 24 de octubre de 1990.

Con la Ley N° 7202 se genera una reorganización de la estructura orgánica de la Institución. Entre los cambios más notorios, desaparece el Departamento Documental y se crea el Departamento de Archivo Histórico, con funciones de preservación de la memoria histórica nacional y el Departamento de Servicios Archivísticos Externos.

  • VER MÁS

    Este departamento cuenta a su vez con dos unidades: Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos y la Unidad de Archivo Intermedio.

    La Unidad de Archivo Intermedio custodia documentos de los despachos del Presidente de la República y Vicepresidencias, Consejo de Gobierno, despachos de Ministros y Viceministros desde 1990 (art. 53 de la Ley N° 7202); además de fondos de instituciones públicas que han cerrado. Algunos ejemplos son la Corporación Costarricense de Desarrollo (Codesa), Transportes Metropolitanos S.A. (Transmesa) y el Banco Anglo Costarricense.

    Ingresan por primera vez a la Unidad de Archivo Intermedio los documentos de la Administración Calderón Fournier. La primera transferencia es la número 1-1994 del Ministerio de Comercio Exterior, el 18 de febrero de 1994 (según data en el “Registro General de Transferencias”), en cumplimiento con el artículo N° 53 de la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos.

    Actualmente el Archivo Intermedio cuenta con un Área de Consulta, un Área Administrativa y de Tratamiento y cuatro depósitos de documentos que albergan aproximadamente seis kilómetros de documentación.

    La construcción de los depósitos se empezó en el año 1998 cuando el Banco Central de Costa Rica, remitió a la Dirección del Archivo Nacional los documentos pertenecientes al extinto Banco Anglo Costarricense. Para el año 2000 se construyó el último depósito, debido a la rapidez con que se ocuparon los primeros tres depósitos.

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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