Desde la creación del Archivo Nacional vamos a encontrar en los diferentes organigramas de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así podemos mencionar:

• En los años de 1881 a 1982 se denominaba “Sección Jurídica”
• De 1982 a 1990 encontramos una sección dependiente de la Subdirección denominada “Protocolos Notariales Actuales”
• En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con tres secciones: Índices Notariales, Reproducciones Notariales y Atención al Público.

A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que facilite la organización y control desaparece las tres secciones.

El Archivo Notarial es un departamento del Archivo Nacional de Costa Rica, institución desconcentrada del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes –según lo establece el artículo 11 de Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos- y cuya misión es la de ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.

Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir, organizar, conservar y facilitar los documentos originales notariales.

Con el fin de atender esas labores condensadas en organizar y facilitar notariales, desde marzo del año 2015 MIDEPLAN aprobó una nueva estructura interna. Así, se crean dos unidades que asumen ambas funciones, como lo son la Unidad de Gestión y Control de Documentos y la Unidad de Facilitación y Despacho de Documentos. La primera, encargada de reunir, organizar y conservar los documentos notariales; y la segunda, encargada de facilitar los documentos notariales y emitir las reproducciones que los usuarios solicitan a partir de aquellos.

En cuanto a la dependencia jerárquica del Departamento Archivo Notarial, este depende de la Dirección General del Archivo Nacional, manteniendo estrecha relación a lo interno de la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de Conservación, en donde se digitalizan, actualizan digitalizaciones y microfilmaciones, encuadernan y restauran los protocolos notariales y el Departamento de Cómputo que ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.

A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo Superior Notarial, órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nacional tiene un representante. Además, se relaciona con el Colegio de Abogados, con los diferentes registros del Registro Nacional, el Juzgado Notarial y despachos judiciales en general.

En este Departamento encontramos funcionarios altamente capacitados para realizar las funciones encomendadas en la ley y que se encuentran comprometidos con el cumplimiento de los servicios que se prestan a los usuarios, resguardando de manera eficiente y eficaz la documentación notarial.