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SE INFORMA QUE

  1. El buzón, para la entrega presencial de índices, permanecerá abierto a partir del 10 de setiembre de 2020, de lunes a viernes en el horario de las 8 a las 12 horas.
  2. Los plazos para la presentación de los índices, a partir de la primera quincena de setiembre de 2020, serán los plazos ordinarios establecidos en el artículo 27 del Código Notarial, Ley 7764 de 17 de abril de 1998.
  3. La corrección de índices se puede hacer por medio de cita; o bien depositando la corrección en el buzón.

Atención profesionales en notariado

El timbre que debe aportar en los índices de instrumentos públicos lo puede cancelar de manera anual

BÚSQUEDA EN LAS BASES DE DATOS DEL ARCHIVO NOTARIAL

Index es un servicio del Archivo Nacional

En Index puede encontrar, de forma gratuita, información relativa a:
tomos de protocolo depositados, control de índices presentados y registro de testamentos

DEPARTAMENTO ARCHIVO NOTARIAL

Foto de Ana Lucía Jiménez Monge

Ana Lucía Jiménez Monge
Jefatura

aljimenez@dgan.go.cr

Consultas notariales:
consultadan@dgan.go.cr
+506 2283-1400, ext. 225

Encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental con valor para la ciencia y la cultura, constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de instrumentos públicos de periodo que fije la Dirección General. Asimismo coadyuva en el control del ejercicio de la función notarial de acuerdo con lo que dispone la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Código Notarial.

  • Marco jurídico que regula actividad del Archivo Notarial
    • Ley N° 7202 de 24 de octubre de 1990. Creación del Sistema Nacional de Archivos.
    • Ley Nº 43 de 21 de diciembre de 1934. Creación del Timbre de Archivos.
    • Ley Nº 4278 de 11 de diciembre de 1968. Autoriza utilización del Sistema Microfilmación Archivos.
    • Ley Nº 5574 de 17 de setiembre de 1974. Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
    • Código Notarial del 17 de abril de 1998.
    • Reglamento para la Presentación de Índices del 10 de abril de 2013.
    • Lineamientos para el servicio de presentación de índices de instrumentos públicos vía Internet, emitidos por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, La Gaceta N° 83 del 4 de mayo de 2017.

    Ver el Marco Jurìdico institucional

  • Estudios de Usuarios

PATRIMONIO DOCUMENTAL NOTARIAL QUE SE CUSTODIA

  • Protocolos notariales y consulares de 1960 a la fecha

    El protocolo es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización (art. 43 del Código Notarial). A cada libro o volumen comúnmente se le llama “tomo de protocolo”; por ejemplo, al Lic. Ricardo Jiménez Oreamuno, tres veces Presidente de la República, le fueron autorizados 5 tomos de protocolo.

  • Indices de instrumentos públicos de 1960 a la fecha

    Índice notarial se define como aquel documento en el que el notario enumera en forma completa los instrumentos autorizados en su tomo de protocolo (art. 26 del Código Notarial). Archivísticamente, es el documento mediante el cual el notario describe quincena a quincena, su tomo de protocolo. Todo notario que se encuentre autorizado a ejercer la función notarial, está en la obligación de presentar quincenalmente el índice, independientemente si tiene tomo en uso o no. Los índices se presentan dentro de los 5 días hábiles siguientes al día 15 y último de cada mes. La forma, contenido y documentos adjuntos al índice está regulado en el Reglamento para la Presentación de Índices Notariales.

UNIDAD DE FACILITACIÓN Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

Foto de señor revisando documento dentro del edificio de Archivo Notarial

Atiende a los usuarios del Archivo Notarial, evacuando sus consultas y facilitando los documentos requeridos, de acuerdo con los procedimientos vigentes, así como brinda los servicios de reproducción de documentos.


Funciones:

  • Facilitar los documentos notariales en formato tradicional, microfilm o digitalizados.
  • Tramitar y expedir reproducciones legales de los documentos notariales.
  • Participar y controlar en los secuestros y préstamos de los documentos notariales.
  • Realizar estudios a solitud de despachos judiciales e instituciones públicas tales como la Procuraduría General de la República, Contraloría General de la República, Registro Nacional, Dirección Nacional de Notariado.
  • Actualización de instrumentos públicos consignando notas marginales de referencia y de nulidad y facilitando a los notarios la consignación de notas marginales de corrección.

Coordinación: Plaza vacante

UNIDAD DE GESTIÓN Y
CONTROL DE DOCUMENTOS

Foto de persona siendo atendida en la ventanilla de presentación de índices notariales

Recibe, organiza y controla la documentación que presentan los notarios públicos de conformidad con lo que establece el Código Notarial, así como garantiza la custodia y conservación de estos documentos.


Funciones:

  • Recibir, revisar y custodiar los tomos de los protocolos de los notarios y coordinar su digitalización.
  • Recibir, revisar y custodiar los índices de instrumentos públicos en soporte papel y electrónico.
  • Llevar en forma y tiempo el registro de los notarios habilitados e inhabilitados.
  • Llevar en forma y tiempo el registro de testamentos.
  • Denunciar las irregularidades detectadas en el ejercicio de la función notarial.

Coordinación: Evelyn Aguilar Sandí, eaguilar@dgan.go.cr

Logotipo de Index el portal notarial

En un Sistema Informático, propiedad del Archivo Nacional, el cual permitir a profesionales en notariado y funcionarios (as) consulares habilitados en el país, la presentación vía internet de su índice de instrumentos públicos autorizados, cumpliendo con los requerimientos de forma y fondo establecidos en las normas vigentes que regulan la materia.

CALENDARIO DE PRESENTACIÓN DE ÍNDICES

IMPRIMIR Y ARMAR

El calendario de índices está disponible para que lo pueda descargar, imprimir y armar. El PDF contiene las instrucciones para hacer el calendario de colgar o de mesa.

Foto del calendario de mesa y el calendario de pared

GOOGLE CALENDAR

El calendario de presentación de índices notariales también está disponible para descarga en “Google calendar”. Quienes tengan cuentas de Gmail solo deben dar click en el botón "+GoogleCalendar" que aparece en la esquina inferior derecha.

RESEÑA HISTÓRICA

Foto antigua del archivo notarial: persona siendo atendida en el mostrador
Foto antigua del archivo notarial: personas revisando documentos en el mostrador
Foto antigua del archivo notarial: funcionaria atendiendo consultas detrás del mostrador

En el ejercicio del notariado en Costa Rica, el Archivo Notarial se convierte en una institución que juega un papel importante y actual, toda vez que, conforme lo estable la legislación vigente –tanto el Código Notarial, como la archivística, la Ley del Sistema Nacional de Archivos- es el responsable de reunir, organizar, conservar y facilitar los índices y protocolos notariales y consulares desde el año 1900.

  • VER MÁS

    Desde la creación del Archivo Nacional vamos a encontrar en los diferentes organigramas de la institución la existencia de un área responsable de la documentación notarial. Así podemos mencionar:

    • En los años de 1881 a 1982 se denominaba “Sección Jurídica”
    • De 1982 a 1990 encontramos una sección dependiente de la Subdirección denominada “Protocolos Notariales Actuales”
    • En los años 1990 a 1998 pasa de sección a “Departamento Archivo Notarial”, con tres secciones: Índices Notariales, Reproducciones Notariales y Atención al Público.

    A partir de 1998 su denominación es igual, pero en aras de una estructura más plana que facilite la organización y control desaparece las tres secciones.

    El Archivo Notarial es un departamento del Archivo Nacional de Costa Rica, institución desconcentrada del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes –según lo establece el artículo 11 de Ley Nº 7202 del Sistema Nacional de Archivos- y cuya misión es la de ser la entidad que reúne, conserva, organiza y facilita los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, que constituyen el Patrimonio Documental de la Nación, así como ser la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos.

    Cabe señalar que actualmente la nomenclatura de “Archivo Notarial” obedece en toda su expresión a las funciones que realiza como archivo, es decir, la función de reunir, organizar, conservar y facilitar los documentos originales notariales.

    Con el fin de atender esas labores condensadas en organizar y facilitar notariales, desde marzo del año 2015 MIDEPLAN aprobó una nueva estructura interna. Así, se crean dos unidades que asumen ambas funciones, como lo son la Unidad de Gestión y Control de Documentos y la Unidad de Facilitación y Despacho de Documentos. La primera, encargada de reunir, organizar y conservar los documentos notariales; y la segunda, encargada de facilitar los documentos notariales y emitir las reproducciones que los usuarios solicitan a partir de aquellos.

    En cuanto a la dependencia jerárquica del Departamento Archivo Notarial, este depende de la Dirección General del Archivo Nacional, manteniendo estrecha relación a lo interno de la institución con otros departamentos, especialmente con el Departamento de Conservación, en donde se digitalizan, actualizan digitalizaciones y microfilmaciones, encuadernan y restauran los protocolos notariales y el Departamento de Cómputo que ofrece todo el soporte en cuanto a equipamiento y sistemas informáticos.

    A lo externo de la institución tiene estrecha relación con el Consejo Superior Notarial, órgano encargado de organizar el notariado costarricense y donde la Junta Administrativa del Archivo Nacional tiene un representante. Además, se relaciona con el Colegio de Abogados, con los diferentes registros del Registro Nacional, el Juzgado Notarial y despachos judiciales en general.

    En este Departamento encontramos funcionarios altamente capacitados para realizar las funciones encomendadas en la ley y que se encuentran comprometidos con el cumplimiento de los servicios que se prestan a los usuarios, resguardando de manera eficiente y eficaz la documentación notarial.

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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