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SERVICIOS EN INSTALACIONES


Conozca la Guía de trámites y los servicios más relevantes
del Archivo Nacional

SERVICIOS RELEVANTES


CONSULTA, REPRODUCCIÓN Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Foto de hombre revisando documento en la sala de consulta
  • Facilitación y reproducción de documentos históricos

    Servicio de préstamo, consulta, reprografía e información general sobre el acervo documental que custodia el Archivo Histórico, a los clientes externos e internos en forma eficiente y eficaz. 

    • Disposiciones y funcionamiento de Sala de Consulta | DOCX
  • Facilitación de documentos del Archivo Intermedio

    Los fondos documentales custodiados se ponen a disposición del ente productor y el público en general, según los procedimientos y normativa vigente.

  • Facilitación de documentos notariales

    Pone al alcance de los usuarios la información contenida en los documentos notariales, (protocolos, índices y testamentos). Esta facilitación puede ser in situ o a través de bases de datos.

  • Reproducciones legales y simples de instrumentos públicos

    Brinda al usuario conforme a sus necesidades, copias simples o certificadas, Ulteriores Testimonios y constancias de los documentos e información que se custodia en el Archivo Notarial.

  • Reproducción de documentos del Archivo Intermedio

    Regula el servicio para la reproducción de documentos que deben seguir los usuarios ya sea por medio de fotocopias simples o fotocopias certificadas.

  • Préstamo de documentos del Archivo Intermedio a las entidades productoras

    Se facilita sus documentos en calidad de préstamo, previa solicitud de las Instituciones productoras o de los despachos del Poder Judicial a la Dirección General, que así lo soliciten. El préstamo será por el término de tres meses prorrogable por una vez.

  • Préstamo y reproducción de material bibliográfico

    Se ofrece para consulta de los usuarios externos en el área de la Biblioteca y existe el servicio a domicilio para quienes laboran en el Archivo Nacional, así como para los miembros de la Junta Administrativa de la institución. Además, se cuenta con un convenio de préstamo interbibliotecario.

  • Consulta y reproducción de documentos del Archivo Central

    Garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones cubiertas por la ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

  • Evacuación de consultas

    Asesoría respecto de los servicios que cada departamento ofrece.

CAPACITACIONES Y RECTORÍA

  • Capacitación archivística

    Cursos, talleres, congresos, charlas, seminarios, pasantías o actividades similares.

    Información
    María del Rocío Rivera Torrealba, Encargada de Gestión del Desarrollo.
    2283-1400, extensión 226, capacitacion@dgan.go.cr

    Boleta de Inscripción | PDF | DOC


    Cursos disponibles

  • Curso taller de conservación preventiva de documentos

    Se enfoca en la realización de las rutinas básicas de conservación preventiva de documentos, incorporándose a los diversos procesos técnicos que se hacen en las unidades de trabajo del Departamento de Conservación, entre ellas encuadernación, cosido de documentos, confección de contenedores, realización de diagnósticos de conservación, identificación de deterioros, así como ejecución de tareas preventivas en los documentos como limpieza de soporte, lavado y estiramiento de plano. Ocasionalmente realizan restauraciones menores de deterioros en los documentos.

  • Pasantías en conservación y restauración de documentos históricos

    La persona pasante participará activamente durante un mes calendario en todos los procesos de trabajo del Departamento de Conservación. Las tareas a realizar se programarán de previo y según las necesidades formativas que tenga la persona, para lo cual integrará a las actividades que rutinariamente se realizan en el departamento, poniendo énfasis en aquellas que tengan relación con los objetivos que definió la institución donde sirve la persona pasante.

  • Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión

    Asesorías sobre gestión, organización y conservación de documentos de archivo en cualquier soporte, reproducción de documentos, valoración documental y lo relacionado con los documentos y la administración de archivo. Este servicio es atendido por medio de consultas presenciales, escritas, documentos modelos en el sitio web, entre otros medios.

  • Inspección de archivos

    Se verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas vigentes, las mejores prácticas profesionales y la correcta gestión de los documentos y la información. Se pretende además, a partir de las visitas de inspección, establecer relaciones permanentes con los archivos centrales y de gestión de las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, para mejorar la conservación y organización de sus documentos.

  • Transferencia de documentos declarados con valor científico cultural

    Se rescatan documentos con valor para la ciencia y la cultura, producidos por instituciones públicas, privadas y particulares con el fin de custodiar, organizar y facilitar ese patrimonio.

  • Transferencias de documentos de los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y Ministros de Estado

    Cada cuatro años en cumplimiento con el artículo 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, se transfieren los documentos de la Presidencia de la República, los Ministros de Estado y el Consejo de Gobierno al Archivo Nacional, los cuales deben ingresar con una lista de remisión y de conformidad con la metodología y lineamientos que se emiten para estos efectos y deben ser de conocimiento de las partes involucradas con anterioridad a la transferencia.

  • Valoración documental por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

    Se brinda a todas las instituciones públicas que conforman el Sistema Nacional de Archivos y consiste en determinar el valor científico cultural de los documentos que estas producen, con la finalidad de que las entidades puedan eliminar aquellos documentos que carecen de este valor.

Foto de personas recibiendo capacitación en sala de reuniones

NOTARIALES

Foto de hombre siendo atendido en mostrador por funcionaria
  • Depósito definitivo de tomos de protocolos notariales y consulares

    Se le permite al notario cumplir con el deber legal de devolverle al Estado el tomo de protocolo; incluye la autorización para la adquisición y apertura del siguiente tomo.

  • Depósito temporal de tomos de protocolos notariales y consulares

    Custodia de tomos de protocolo de notarios que se encuentran inhabilitados o fuera del país por un plazo mayor de tres meses y menor a seis y se le devolverá al notario transcurrido el plazo, en caso contrario se convertirá en depósito definitivo.

  • Recepción de índices de instrumentos públicos

    Se le permite al notario cumplir con el deber funcional de informar los instrumentos públicos autorizados en su tomo de protocolo coadyuvando en el control del ejercicio de la función notarial y la seguridad jurídica.

  • Secuestro o préstamo de tomos de protocolo o índices notariales por parte de Autoridades Judiciales o de la Dirección Nacional de Notariado

    Dar fiel cumplimiento a los mandatos judiciales que ordenan la remisión de un documento notarial que servirá como prueba en un proceso judicial o administrativo.

  • Facilitación de documentos notariales

    Pone al alcance de los usuarios la información contenida en los documentos notariales, (protocolos, índices y testamentos). Esta facilitación puede ser in situ o a través de bases de datos.

  • Reproducciones legales y simples de instrumentos públicos

    Brinda al usuario conforme a sus necesidades, copias simples o certificadas, Ulteriores Testimonios y constancias de los documentos e información que se custodia en el Archivo Notarial

  • Formularios Departamento Archivo Notarial

    Acceso a formularios para los diferentes trámites del Departamento Archivo Notarial para su descarga INGRESAR→

CERTIFICACIONES

  • Emisión de certificaciones de documentos históricos y años laborados

    Emitir certificaciones de documentos históricos que custodia el Archivo Nacional y certificar los años laborados de funcionarios del Gobierno Central del periodo 1900-1965 (Ministerio e Instituciones adscritas a estos; Asamblea Legislativa; Poder Judicial; Tribunal Supremo de Elecciones; Contraloría General de República); Ferrocarril Eléctrico al Pacífico de 1930 a 1953; Fábrica Nacional de Licores de 1900 a 1948; Municipalidad de Alajuela (centro) 1945 a 1952; Adaptación Social, Resguardo Fiscal y Guardia Rural: Expedientes de Personal de 1900 a 1975.

  • Certificaciones de retención de impuesto sobre la renta

    Los proveedores, cuyos servicios han sido contratados por el Archivo Nacional, requieren para fines tributarios la emisión de certificaciones de retención de impuesto sobre la renta, documento que es preparado por la Unidad Financiero Contable.

  • Certificación de servicio de ex funcionarios

    Los exfuncionarios del Archivo Nacional solicitan con diversos fines certificaciones de tiempo de servicio, en la Unidad de Recursos Humanos.

Foto de mano sosteniendo lapicero sobre un formulario

OTROS

Foto de exposición itinerante instalada en un colegio
  • Inconformidades o sugerencias ante la Contraloría de Servicios

    Se pueden interponer personalmente, vía telefónica, fax, correo electrónico o buzones ubicados en las áreas donde se atiende público. Se debe indicar entre otros datos, el detalle de los hechos u omisiones denunciadas, con indicación de las personas involucradas, así como documentos que se consideren relevantes como medio de prueba.

  • Programa visitas guiadas

    Los grupos escolares pueden conocer de primera mano el funcionamiento y servicios del Archivo Nacional. Se ofrecen a todos los niveles educativos y a grupos organizados. En un lapso aproximado de dos horas se visitan espacios como exposición de turno, depósitos, archivos y Departamento de Conservación.

    El servicio es gratuito y se tramita al correo electrónico proyeccion@dgan.go.cr

  • Préstamo de exposiciones itinerantes

    Se ofrecen exposiciones sobre temas diversos, todas ellas de carácter histórico. Están en soportes variados: estructuras metálicas, banners colgantes, retablos y cuadros con marco. La persona o entidad que las solicita se encarga de su transporte y debe firmar un sencillo contrato de préstamo.

    El servicio es gratuito y se tramita al correo electrónico proyeccion@dgan.go.cr

  • Venta o donación de publicaciones

    Publicación y divulgación de trabajos relacionados con la archivística y ciencias afines. El artículo 20 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, autoriza la venta sin fines de lucro de los servicios y publicaciones de carácter cultural y educativo que patrocina.

  • Restauraciones y encuadernaciones de documentos

    Se brindan previo aval de la Dirección General. La persona usuaria debe completar la “Solicitud de encuadernación y restauración de documentos” y cancelar el costo del servicio en el cajero institucional. Los documentos deben contar con declaratoria de valor científico y cultural y a cargo de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, tal y como se regula en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

  • Venta de reprografías

    Se ofrece a las personas usuarias de la Sala de Consulta del Departamento Archivo Histórico, quienes la visitan para consultar documentos de valor científico cultural y desean comprar reproducciones digitales de ellos. El Departamento de Conservación es el que realiza la reproducción de los documentos utilizando cámara digital y escáner, según el formato de las piezas que la persona usuaria desea reproducir.

Foto de varias monedas sobre una mesa

Precios de servicios y publicaciones

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Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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