El Archivo Nacional anuncia que ya está abierta la recepción de candidaturas de los Premios Nacionales en Archivística. El reconocimiento “Luz Alba Chacón de Umaña” destaca anualmente a un archivo distinguido y el “José Luis Coto Conde” premia a la mejor investigación en el campo de la Archivística. Las bases se pueden consultar en el sitio web de la institución; la convocatoria estará abierta hasta el 30 de abril.
Indica Carmen Campos Ramírez, subdirectora general de la institución, que este es un momento relevante en el calendario del Archivo Nacional por cuanto “hoy más que nunca los documentos en cualquier soporte y la información contenida en ellos, generados especialmente en las instituciones públicas, se convierten en elementos vitales para la vida en democracia de un país, para la defensa y protección de los derechos de las personas, así como para evidenciar la eficiencia de la gestión pública y conocer los argumentos que fundamentan la toma de decisiones de las personas funcionarias”.
Las bases del Premio José Luis Coto Conde indican, entre otros aspectos, que su objetivo es “estimular la producción de trabajos de investigación, que contribuyan al desarrollo de la Archivística en Costa Rica”. Quienes ganen recibirán como premio la publicación del trabajo en la Revista del Archivo Nacional, la entrega de una placa de reconocimiento y una dotación económica. El jurado que se instala para efectuar la selección calificará a los trabajos tomando en cuenta criterios de relevancia, originalidad, profundidad y novedad en el tema. Más detalles y requisitos se pueden consultar en el documento de bases.
En cuanto al Premio Luz Alba Chacón de Umaña, las bases explican que este es un reconocimiento reservado para un archivo que “se haya destacado y desarrollado ampliamente en su gestión de documentos, procesos del tratamiento archivístico, proyección institucional, aplicación de tecnologías de la información, entre otros aspectos”. En este caso se integra una comisión evaluadora compuesta por tres personas. Los archivos interesados deben postularse siguiendo los mecanismos indicados en las bases. Los elementos requeridos para evaluar a cada archivo incluyen: presencia de un profesional graduado en Archivística, con experiencia mínima de diez años en las labores de la especialidad, condiciones físicas específicas (por ejemplo, acceso, delimitación de áreas de trabajo, iluminación, aseo y seguridad), gestión de documentos (implementación adecuada de procesos archivísticos como identificación, análisis de procesos, transferencia de documentos, clasificación, ordenación, descripción, valoración y servicio al usuario), su situación administrativa y el cumplimiento del marco jurídico vigente.
Cuando se analiza la razón de ser de estos reconocimientos se pone de manifiesto la labor trascendental de los archivos y lo que representan en la institucionalidad pública. Así lo señaló Carmen Campos quien añadió que este quehacer “no puede más que merecer un reconocimiento a quienes se esfuerzan día con día en la mejora continua, a pesar de las carencias de todo tipo que se enfrentan en la gestión pública, incluyendo en muchos casos la falta de prioridad institucional o bien, a quienes no les interesa que la información se conozca”.
El año pasado estos galardones recayeron en dos docentes de la Universidad de Costa Rica (UCR) y en el Archivo Central del Ministerio de Educación Pública (MEP). El “José Luis Coto Conde” se otorgó a María Gabriela Castillo Solano y a Raquel Umaña Alpízar quienes desarrollaron la investigación “Modelo para la preservación de documentos digitales”. El reconocimiento para el archivo distinguido, por su parte, se entregó al Archivo Central del MEP, liderado por Lilliam Alvarado Agüero.
Los aspectos tecnológicos han sido destacados por los jurados anteriores del José Luis Coto Conde. La primera vez que se entregó el galardón fue al trabajo titulado “Hacia un sistema de administración documental de archivos informatizados (SADAI)”, en 1988. La temática también estuvo presente en el trabajo “Propuesta para estandarizar el formato de los documentos electrónicos digitalmente en Costa Rica”, de 2014, y en “Propuesta de un modelo de requisitos archivísticos para un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos (SGDEA) en Costa Rica”, de 2016. En el caso de los archivos distinguidos, algunas de las instituciones reconocidas en ediciones pasadas son el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) (2017), Universidad Nacional (2014) y el Registro Nacional, en 2012.
La señora Campos motiva al gremio archivístico para que “se animen y presenten sus postulaciones, con la seguridad de que serán bienvenidas y analizadas con profesionalismo y objetividad”.
