San José, 18 de agosto 2025. Por segundo año consecutivo, el Archivo Nacional, entidad desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), efectúa un Encuentro de Archivos Públicos. La edición de 2025 será en Limón. Se titula “Gestión y seguridad de la información en el caribe costarricense” y se realizará del 19 al 21 de agosto, en las instalaciones de la Universidad de Costa Rica en Limón.
Dentro de sus funciones, el Archivo Nacional se encarga de ser el ente rector de del Sistema Nacional de Archivos (SNA), integrado por todos los archivos de las instituciones públicas de Costa Rica. Se trata de un trabajo muy relevante en materia de rendición de cuentas, combate a la corrupción y apoyo a los derechos humanos, entre otros temas. En el marco de esta función rectora es que se efectúa este encuentro. Este año, además, la actividad se lleva a cabo en el contexto del mes histórico de la afrodescendencia en Costa Rica. En la organización del Encuentro el Archivo Nacional se unió a la Universidad Estatal a Distancia (Uned). De hecho, las conferencias se transmitirán por el canal de YouTube de Onda UNED.
Ivannia Valverde Guevara, directora general del Archivo Nacional, indicó su satisfacción por la realización de esta activad con las siguientes palabras: “este segundo encuentro de archivos públicos marca un hito importante en el plan de capacitación planeado para el SNA, pues el programa no solamente está diseñado para promover el desarrollo archivístico de las instituciones públicas ubicadas en la provincia de Limón, sino que forma parte de la celebración del mes histórico de la afrodescendencia en nuestro país. Este encuentro es una gran oportunidad para que las personas participantes adquieran conocimientos en gestión de documentos (independientemente de su soporte) y administración de archivos, que estoy segura será un insumo valioso en la gran labor que los archivos públicos realizan como garantes en el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Como Archivo Nacional, deseamos ser una institución amiga que apoya la labor de las instituciones que se encuentran en Limón, tanto en la buena gestión de los documentos que producen como en la preservación de aquellos documentos que eventualmente se convertirán en patrimonio documental de la nación”.
Como indica el programa de la actividad. Los organizadores tienen el objetivo de “brindar a la población limonense que labora en los archivos de la provincia, conocimientos en materia de gestión de documentos y archivos que colabore con su quehacer diario”. La actividad tomará en cuenta tanto documentos en soporte papel como electrónicos y los organizadores esperan un arco variado entre las personas inscritas: estudiantes, funcionarios de instituciones públicas, empleados de empresas privadas, ciudadanía en general y docentes de secretariado de los Colegios Técnicos. En cuanto a las temáticas, son muy variadas también. El programa incluye conferencias sobre: legislación, normalización de procesos técnicos, actas de órganos colegiados, digitalización, ciberseguridad, rescate ante desastres naturales y expedientes administrativos. Además, habrá una charla relativa al Proyecto Afro Tribal Beats y Cátedra Walter Ferguson Byfield a cargo de María Soledad Hernández Carmona, historiadora e investigadora de la Cátedra de Historia y productora de ONDA UNED.
¿Qué expectativas tienen desde el equipo organizador en relación con la actividad? Natalia Cantillano, coordinador en el Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE) indicó que gracias a la alianza estratégica con instituciones del Sistema Nacional de Archivos, este año con la Universidad Estatal a Distancia, ha sido posible llevar este tipo de iniciativas a las regiones más alejadas del país, y así brindar opciones de actualización profesional en estas zonas. “Esperamos que cada participante adquiera conocimientos prácticos y actualizados en la gestión de documentos y archivos, que fortalezcan la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información. Nuestro objetivo es ampliar la cobertura de los servicios que brinda el Archivo Nacional y crear espacios de sinergia que permitan establecer una red local de personas capacitadas que contribuyan al desarrollo institucional y comunitario en Limón”.
A propósito del apoyo de la Uned a la actividad, Rodrigo Arias Camacho, rector de esta casa de estudios, expresó lo siguiente: "Para la Universidad Estatal a Distancia es un honor unirse al Archivo Nacional en esta valiosa iniciativa que, más allá de su aporte técnico, reafirma nuestro compromiso con el desarrollo de los territorios. Brindar a la población limonense herramientas en gestión documental y archivística fortalece la eficiencia institucional y preserva nuestra memoria histórica. En el marco del mes de la afrodescendencia, esta capacitación representa una oportunidad para reconocer la riqueza cultural de Limón y potenciar las capacidades de quienes custodian, día a día, la información que sustenta nuestro presente y futuro como país".
Si bien el Archivo Nacional efectúa cada año el Congreso Archivístico, el Encuentro Archivístico tiene características diferenciadoras que lo hacen especial. Al respecto, indicó Natalia Cantillano que el Congreso se enfoca principalmente en la actualización de los profesionales que se especializan en la gestión de documentos, información y archivos del país. “El Encuentro, en cambio, está diseñado para capacitar al personal encargado de archivos de gestión o de dependencias regionales, especialmente a quienes se les dificulta trasladarse al centro del país. Por eso adaptamos los contenidos con un enfoque más pragmático y menos teórico, orientado a la aplicación inmediata en el trabajo diario”.
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