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San José, 2 de marzo de 2026. El Archivo Nacional les recuerda que se estarán recibiendo los Informes de Desarrollo Archivístico de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos hasta el 31 de marzo de 2026, en cumplimiento a lo establecido en el inciso j) del artículo 42 de la Ley Nº7202.

→ Circular informativa: https://tinyurl.com/4d56brxs 
→ Ingresar a SIAR: https://siar.dgan.go.cr:4433/Account/Login?ReturnUrl=%2f 
→ Consultas: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Les recordamos que su participación en este proceso es de suma importancia.

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San José, viernes 20 de febrero 2026. Desde este mes y hasta la primera semana de mayo, el Archivo Nacional estará recibiendo los documentos más importantes del poder ejecutivo de la actual administración. Una parte de los documentos se resguardará en el Archivo Intermedio y otra en el Archivo Histórico. Una vez efectuado el respectivo proceso archivístico, la documentación estará disponible para el público.

GALERÍA → Material de apoyo (fotos y videos)

Esta actividad tiene relevancia desde dos puntos de vista. Por una parte, se efectúa en cumplimiento de la Ley 7202. En segundo término, este proceso de entrega de transferencias tiene gran relevancia social debido a su vínculo con la transparencia y la rendición de cuentas (elementos muy importantes en el quehacer de los archivos).

Al respecto Ivannia Valverde Guevara, directora general del Archivo Nacional, destacó la importancia de la recepción de estas transferencias, que acontece cada cuatro años: “El cumplimiento de esta parte de la ley es fundamental porque garantiza la preservación, transferencia y custodia definitiva de los documentos de alto valor histórico y administrativo-legal producidos por la Presidencia de la República, los ministros (as) y el Consejo de Gobierno. Este artículo asegura que los documentos cruciales de los altos mandos del Poder Ejecutivo se integren al patrimonio nacional y no desaparezcan o se pierdan tras el cambio de gobierno”. Por otro lado, la directora destacó que esta normativa prohíbe que personas funcionarias públicas o particulares se apropien de documentos que constituyen el patrimonio documental, asegurando la transparencia en el manejo de la documentación pública. Asimismo, dado que las transferencias son obligatorias, se evita la acumulación innecesaria en los archivos de gestión y centraliza la documentación histórica y con valor administrativo-legal en el Archivo Nacional.

Textualmente, el artículo 53 indica: “La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional.”

La coordinación previa inició 18 meses antes del traspaso de poderes e incluyó talleres con las personas que tienen a cargo la preparación de las transferencias en cada institución. En total, se capacitó a 157 personas provenientes de todos los ministerios. La selección de los documentos que se están recibiendo en el Archivo Nacional han sido responsabilidad de la oficina productora, con el seguimiento de la persona encargada del Archivo Central. Así lo explicó Pablo Ballestero, coordinador del Archivo Intermedio.

Indicó Pablo Ballestero que este proceso es fundamental para garantizar el acceso y la conservación de los documentos producidos por la Presidencia de la República y los ministros (as). Además, explicó que los documentos transferidos son sometidos a procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción, “lo que facilita la recuperación de la información. Además, permite la rendición de cuentas y trasparencia administrativa, dado que todos los documentos son puestos a disposición de la ciudadanía en corto tiempo”.

Durante estas semanas se recibirán documentos en papel y electrónicos. En esta ocasión, a diferencia de hace cuatro años, es mucho mayor la cantidad de documentos electrónicos y cada vez se reciben menos en papel. Por ejemplo, en la transferencia que provino del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, los documentos en papel representaron, aproximadamente, el 10% de la totalidad de la transferencia.

Como se puede detallar en el cronograma adjunto, para cada una de las instituciones habrá dos momentos de entrega: el de los documentos textuales y el de los “especiales”. Los primeros ingresan al Archivo Intermedio y los segundos al el Archivo Histórico. Lo que ingrese al Archivo Intermedio permanecerá en este espacio aproximadamente por 20 años y luego se analizará para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles se conservan para siempre (con la respectiva declaratoria de documento con valor científico cultural) en el Archivo Histórico. En el Archivo Intermedio tienen previsto que estos documentos estén disponibles para el público en julio.

Los documentos “especiales”, entran de manera directa al Archivo Histórico y esto obedece a que cuentan con declaratoria de Valor Científico Cultural, lo que les otorga carácter permanente. Estos documentos incluyen audiovisuales, fotografías, afiches, material divulgativo y otros registros gráficos o sonoros, producidos por los despachos del Presidente de la República y los Ministros (as) de Estado, los cuales constituyen testimonio relevante de la gestión pública, la memoria institucional y la historia nacional. Así lo explicó Javier Gómez, jefe del Archivo Histórico, quien añadió que estos documentos requieren condiciones especializadas de conservación, propias del Archivo Histórico. Asimismo, “existe el interés institucional de ponerlos a disposición del público en el menor plazo posible. Por estas razones, su transferencia directa al Archivo Histórico resulta más eficiente y acorde con los principios de preservación y acceso establecidos en la Ley.”

Con frecuencia el público piensa en un documento de papel cuando escucha la palabra “documento”, sin embargo, desde un punto de vista archivístico, un documento es toda información registrada en cualquier soporte, producida o recibida por una institución en el ejercicio de sus funciones. Por ello, fotografías, videos, grabaciones sonoras, afiches y material audiovisual también son documentos, ya que constituyen evidencia de actividades, decisiones y acontecimientos relevantes. Estos materiales forman parte del patrimonio documental y cumplen la misma función probatoria, informativa e histórica que los documentos textuales.

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San José, 16 de febrero de 2026. Durante la Asamblea General de Archivistas que se realizó este jueves 12 de febrero, se escogió una terna de integrantes para designar a la persona representante del gremio en la Junta Administrativa del Archivo Nacional de Costa Rica por los próximos dos años. La valoración de atestados y calidades estará a cargo de Jorge Rodríguez Vives, ministro de Cultura y Juventud, quien se encargará de seleccionar al representante; tal y como lo establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos N°7202 y su reglamento ejecutivo.

Las personas postulantes son graduadas en Archivística de un centro de educación superior, como establece la Ley No.7202 y laboran en los siguientes archivos centrales:

• Vanessa Piedra Jiménez | Dirección Nacional de Notariado
• Paola Carvajal Zamora | Junta de Protección Social
• Yayner Sruh Rodríguez | Banco Central de Costa Rica

Durante la actividad, Ivannia Valverde Guevara, directora general del Archivo Nacional, agradeció la labor de Ricardo Badilla Marín, representante actual del gremio y quien se desempeñó como secretario de la Junta Administrativa. Indicó además, que al ministro de Cultura y Juventud se le enviará el acta de la Asamblea, la lista de asistencia y el CV de las personas candidatas.

El representante ante la Junta Administrativa asumirá sus funciones a partir de marzo de 2026.

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San José, Costa Rica. 19 de enero 2026. Con la publicación de la Ley N° 10798, Costa Rica da un paso adelante en la modernización de los servicios notariales. Esta nueva normativa establece el uso obligatorio del índice notarial digital, lo que permitirá agilizar trámites, fortalecer la transparencia y facilitar el acceso a la información para las personas usuarias, mediante el aprovechamiento de herramientas tecnológicas.

Esta nueva normativa representa un avance trascendental en la modernización del sistema notarial costarricense, por cuanto establece como obligatoria la presentación del índice de manera digital, por medio de la plataforma INDEX, propiedad del Archivo Nacional. Se trata de un sistema electrónico seguro que emplea firma digital, automatiza más del 90 % del proceso de acreditación de índices y fortalece la fiscalización a cargo de la Dirección Nacional de Notariado y del Archivo Nacional, esta última entidad adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ).

El ministro de Cultura y Juventud, Jorge Rodríguez Vives, destacó que la aprobación de esta ley refuerza la transformación digital del Estado y agradeció el respaldo de los legisladores para su aprobación: “Esta reforma representa un paso firme hacia un sistema notarial más moderno, eficiente y transparente. Al digitalizar los índices notariales, se optimizan los procesos administrativos, se reducen los trámites presenciales y se fortalece la seguridad jurídica, en beneficio tanto de los notarios como de la ciudadanía, afirmó Rodríguez Vives.

Explicó Ivannia Valverde Guevara directora del Archivo Nacional, que este resultado es un esfuerzo que inició hace 20 años, en el 2005. Desde entonces el Archivo Nacional imaginaba un índice sin papel, mediante el cual todos los notarios pudiesen aprovechar la tecnología para acrecentar transparencia y probidad de la función notarial. Como parte de este esfuerzo nació INDEX, una plataforma consultable vía Internet, para todos aquellos usuarios que requieran localizar documentos públicos asentados en un tomo de protocolo”.

La ley también promoverá la interoperabilidad con instituciones públicas como el Ministerio de Hacienda, el Registro Nacional, el Poder Judicial y el Instituto Costarricense sobre Drogas, mejorando la eficiencia estatal y la trazabilidad documental. Asimismo, contribuye al cumplimiento de compromisos internacionales de Costa Rica ante la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) y el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT), al facilitar el análisis automatizado de riesgo en temas de prevención de legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo. Asimismo, la ley aprobada incluye dos transitorios: “TRANSITORIO 1- El Poder Ejecutivo tendrá el plazo de un año, contado a partir de su publicación, para reglamentar el presente artículo. TRANSITORIO II- Para las personas funcionarias notarias consulares, del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, estas disposiciones entrarán en vigencia dos años después de la publicación de esta ley.”

Actualmente ya INDEX tiene un precio que financia el funcionamiento de la plataforma y la implementación de la nueva ley no requerirá recursos adicionales del Estado, ya que se usará la misma plataforma tecnológica, propiedad del Archivo Nacional. Además, esta obligatoriedad digital reducirá significativamente el uso de papel, promoviendo la sostenibilidad ambiental.

Con esta aprobación, Costa Rica avanza hacia una gestión notarial más ágil, segura y alineada con los estándares internacionales de transparencia y eficiencia administrativa, reafirmando el compromiso del Ministerio de Cultura y Juventud con la innovación tecnológica, la modernización del servicio público y la transformación digital del Archivo Nacional.

La importancia del Archivo Notarial radica en el hecho de que es el respaldo de las escrituras originales que dan trazabilidad a todos los negocios que mueven la economía del país y, por lo tanto, uno de los vértices que la sostienen. En este archivo se puede encontrar desde la compraventa de la finca más humilde y el testamento más sencillo hasta la declaración jurada necesaria para un simple trámite y la escritura del negocio más elaborado. El índice de instrumentos públicos, también conocido como índice notarial, es relevante porque el usuario común puede localizar las escrituras otorgadas dentro de un tomo de protocolo. Este índice que deben presentar los notarios cada quince días representa un detalle de las escrituras que cada uno de ellos otorga en ese lapso, para evitar que de manera irregular se coloquen fechas previas que no corresponden a actos y contratos, así como para garantizar la certeza su otorgamiento.

→ Recursos para prensa: https://drive.google.com/drive/folders/1m6Lt6QxUiAnE9qmd80wTSSPjjSDWH_0y?usp=sharing 

Contacto para prensa:
Maureen R. Herrera Brenes, coordinadora Unidad Proyección Institucional ANCR. Tel: 8302 5057
Wendy Segura, Unidad de Comunicación MCJ. Tel.: 2221-2154

Producción: Unidad de Comunicación - MCJ / Consecutivo 004/ WSC / 19/01/2026

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