San José, 6 de diciembre 2025. Alrededor de 40 archivistas de diferentes instituciones públicas recibieron un curso especializado en el Archivo Nacional, del 2 al 4 de diciembre. El curso se dedicó al tema de la clasificación de los documentos, fase inicial de gran importancia para que las personas usuarias puedan acceder a los documentos cuando los necesiten. La instrucción estuvo a cargo de Alfonso Díaz Rodríguez profesional español de reconocida trayectoria en Iberoamérica y el título del taller fue “Proceso de clasificación funcional de documentos en Archivos”.
La actividad se efectuó gracias al trabajo conjunto de un grupo de instituciones: Archivo Nacional (ente desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud), la Academia de Ciencias de la Información, el Comité Nacional de Memoria del Mundo Costa Rica y la Comisión Costarricense de Cooperación con la Unesco. De hecho, esta última organización es la que financió el viaje del señor Díaz quien trabaja como archivero en la Dirección General de Estrategia Digital e Inteligencia Artificial del Principado de Asturias, España. También ha sido docente en la Maestría de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Universidad Internacional de Andalucía y en el Máster en Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid.
La directora general del Archivo Nacional, Ivannia Valverde Guevara, se refirió con estas palabras a la importancia de este espacio: “es un privilegio que el Dr. Díaz haya brindado esta capacitación, en donde participaron personas funcionarias de los archivos que conforman el Sistema Nacional de Archivos y personal del Archivo Nacional. He visto que las personas han aprovechado mucho este espacio y estoy segura de que los conocimientos adquiridos serán de gran provecho para el desarrollo archivístico nacional ya que este método de clasificación organiza los documentos en un marco lógico y jerárquico (funciones, subfunciones, actividades) para facilitar su acceso y recuperación, preservando el contexto en el que fueron creados. En el caso del Archivo Nacional resulta importante este taller no solo para una posible implementación de la clasificación funcional, sino también para el análisis de los instrumentos de valoración documental que ingresan a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos”.
Luis Fernando Jaén García, integrante de la Academia de Ciencias de la Información, explicó que la clasificación se ubica en el inicio de los procesos archivísticos que se aplican a los documentos. Se trata de la forma de organizar los documentos y a la larga es muy importante para que los servicios de facilitación y acceso funcionen de manera óptima. En el taller que se efectuó se aborda un sistema basado en las funciones de la institución lo que es muy valioso pues aunque el organigrama de una institución pueda cambiar, las funciones permanecen.
El taller empezó a gestarse desde el 2024 ya que la Academia de Ciencias de la Información tiene un programa de capacitación y actualización dirigido a archivistas y bibliotecólogos (as). El año pasado el señor Díaz fue el facilitador de una conferencia virtual que resultó muy exitosa y así surgió la idea de que este año hubiera un taller con mayor profundidad, de carácter presencial.
Magda Sandí, presidente de la Academia de Ciencias de la Información, indicó que las ciencias de la información tienen una relación interdisciplinaria de larga data; “este trabajo multidisciplinar es el que rinde mayores frutos”, recalcó. Añadió que la Academia ha encontrado en el Archivo Nacional a una institución con gran apertura para el trabajo conjunto con otras disciplinas complementarias.
Las organizaciones que se han unido para la realización de este taller, más la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información de la Universidad de Costa Rica (UCR), esperan continuar el 2026 impulsando su programa de capacitación por medio de charlas virtuales. Explicó Luis Fernando Jaén, integrante de la Academia y encargado de formación a su interior, que entre los temas por abordar se encuentran: archivos de la memoria, desinformación y discursos de odio, lectura infantil e inteligencia artificial. En la organización de estos espacios cuentan con un aliado muy relevante como lo es la Biblioteca de la Facultad de Educación de la UCR que facilita su canal de YouTube para la transmisión.
