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Archivo Nacional satisfecho con logros obtenidos en el 2021

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San José, 15 de diciembre de 2021.  Gracias al compromiso y el trabajo responsable de autoridades y personal del Archivo Nacional, el 2021 fue sin duda un año de logros para la institución, los servicios y atención al público, a pesar del contexto de la pandemia por Covid-19. Seguidamente se ofrece un resumen al respecto.

Uno de los logros más relevantes del 2021, fue el lanzamiento de la nueva base de datos Access to Memory (AtoM) que ayuda al público usuario a desarrollar búsquedas más precisas en esa enorme cantidad de documentos que son patrimonio de todas las personas costarricenses. Esta herramienta tecnológica es de fácil acceso, la recuperación de los registros es más sencilla, disposición casi inmediata de los documentos y descripciones más completas siguiendo parámetros nacionales e internacionales.

El departamento de Archivo Histórico tramitó las transferencias de documentos por parte de las instituciones, donaciones de particulares y privados aún en tiempos de pandemia. Las acciones que se implementaron minimizaron el posible contagio, al proteger a las personas sin necesidad de detener una tarea tan importante para el país. Además, se desarrolló el servicio de atención de solicitudes de digitalización de documentos vía correo electrónico, que contribuyó a la elaboración de las diversas investigaciones de personas usuarias ubicadas en el país, así como en otras latitudes.

En temática archivística, se destacó la aprobación de dos Normas Técnicas Nacionales: “NTN-003 Digitalización de documentos textuales en soporte papel” y “NTN-004 Lineamientos para la digitalización de documentos textuales con la finalidad de sustituir el soporte original”; las cuales apoyan los procesos de digitalización de documentos en el Sistema Nacional de Archivos, sea para aquellos con valor científico cultural como para documentos con vigencia administrativa y legal. Se destacó además, el XXXIII Congreso Archivístico Nacional “La Archivística en el Bicentenario: moderna y ajustada a la realidad” que se llevó a cabo de forma virtual del 19 al 22 de julio del 2021 con una participación diaria promedio de 260 personas, el cual generó una memoria audiovisual disponible en el sitio web institucional.

Con el objetivo de disminuir el riesgo de deterioro de los documentos que se resguardan, el departamento de Conservación realizó dos mediciones de temperatura y humedad relativa en los depósitos. Lo anterior verificó que se mantengan los parámetros establecidos, así como fue importante para llevar un control de estas variables y sus fluctuaciones, de modo que en caso de presentarse alguna alteración, poder actuar tanto temprana como adecuadamente para evitar que se desencadenen o aceleren reacciones químicas causantes del deterioro del patrimonio documental. Este departamento también restauró documentos pertenecientes al período colonial del país, lo cual genera un gran valor porque son obras únicas. Los especialistas del departamento llevaron a cabo los procesos apropiados para su recuperación y posterior facilitación a la ciudadanía.

En el área tecnológica, se renovó el Sistema de Gestión de la Sala de Consulta del Archivo Histórico, que ayudará en gran medida a la atención de las necesidades de personas que consultan documentación histórica. También se actualizó el Sistema de Criterios Legales, que ofrecerá un mejor servicio de asesoría legal a la Dirección General y Junta Administrativa de la institución. Se realizaron mejoras aplicadas para el sitio web institucional, que permiten obtener información de forma más amigable y se adaptó el Boletín Archívese bajo una nueva modalidad en línea, más novedosa para el público en general.

La institución elaboró y publicó en el sitio web, los estados financieros e informes de ejecución presupuestaria y contribuyó con la activación de la economía nacional, por medio de pagos a proveedores y de salarios a personas funcionarias en tiempo y forma.

Con respecto a la atención de la comunidad notarial del país, se cumplieron los plazos en el archivo de índices que se presentaron en soporte tradicional, se agilizó la revisión de tomos de protocolo de ingreso diario y se minimizaron los pendientes en la tramitación de índices remitidos por correo postal. Se mantuvo un alto estándar en la atención de personas usuarias y se logró la satisfacción en todos los trámites que requirieron. Aún en situaciones adversas, se demostró la experiencia del personal del Archivo Notarial y su creatividad para generar alternativas viables y sacar la tarea. Finalmente el sistema de control interno se fortaleció, en razón de la forma de trabajo por citas, ya que se conoce de antemano quien se apersona y qué documentos requiere, con lo cual se minimizan los intentos de robo de documentos notariales y posibles situaciones de corrupción.

 

 

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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