San José, 30 de junio 2026. La Junta Administrativa del Archivo Nacional aprobó la reducción del 58 % en la tarifa anual de la plataforma INDEX y el reconocimiento de créditos para las personas notarias que realizaron pagos bajo el esquema anterior, tras una revisión técnica y financiera que permitió ajustar los acuerdos administrativos relacionados con este servicio.
En respuesta a esta decisión, la tarifa anual pasa de ₡106.000 a ₡44.850 y rige a partir del 30 de junio de 2025, fecha en que inició el contrato vigente para la administración de la plataforma. La aplicación de esta tarifa desde esa fecha se materializará mediante el reconocimiento de créditos administrativos a favor de las personas notarias que realizaron pagos bajo el esquema anterior, garantizando así la correcta aplicación de la reducción tarifaria y brindando mayor seguridad jurídica y administrativa a las personas usuarias.
Carmen Elena Campos Ramírez, directora general del Archivo Nacional señaló que esta decisión refleja el compromiso institucional con la transparencia, la eficiencia y el uso responsable de los recursos públicos.
“Desde la Dirección General impulsamos la revisión técnica y financiera necesaria para que la tarifa del servicio INDEX se ajustara a la nueva estructura de costos y para que las personas notarias reciban el reconocimiento correspondiente mediante crédito administrativo”, subrayó la directora.
Los acuerdos responden a una revisión técnica y financiera realizada por las dependencias especializadas del Archivo Nacional, posterior a las decisiones adoptadas por la Junta Administrativa durante los meses de abril y mayo de este año.
El análisis permitió identificar la necesidad de precisar algunos aspectos administrativos relacionados con la fecha de entrada en vigencia de la tarifa reducida, la definición de la moneda de cobro y el mecanismo para reconocer las diferencias pagadas por las personas usuarias, con el propósito de asegurar una aplicación correcta, uniforme y transparente de la medida.
Como resultado de esta revisión, la Junta Administrativa dejó sin efecto los acuerdos que requerían ajustes técnicos y modificó parcialmente otro para establecer con claridad la fecha de vigencia de la tarifa reducida. Asimismo, dispuso que el servicio contará, en adelante, con una única tarifa establecida en colones, eliminando la referencia a cobros en dólares estadounidenses para brindar mayor certeza administrativa y financiera.
“La aplicación de una tarifa significativamente más baja a partir del 30 de junio de 2025 permite reconocer, de forma ordenada y equitativa, un crédito administrativo a favor de las personas notarias que pagaron bajo el esquema anterior. Este proceso será ejecutado con trazabilidad y coordinación entre las áreas técnicas, financieras y administrativas, procurando claridad para las personas usuarias y seguridad para la institución”, afirmó la directora Carmen Campos.
Esta decisión también reconoce un crédito administrativo a favor de las personas usuarias que realizaron pagos bajo la tarifa anterior desde el 30 de junio de 2025. Dichos créditos serán calculados de forma individual y aplicados mediante un procedimiento que desarrollarán de manera coordinada las áreas técnicas, financieras y administrativas del Archivo Nacional, garantizando un proceso transparente, ordenado y equitativo.
Como parte de los acuerdos, la Junta Administrativa también encomendó a la Dirección General del Archivo Nacional realizar una revisión integral del contrato vigente de la plataforma INDEX, con el apoyo de las áreas técnicas, jurídicas, administrativas y financieras de la institución. El objetivo es identificar oportunidades para optimizar los costos, fortalecer la operación del servicio y continuar mejorando la atención que se brinda a las personas usuarias.
La plataforma INDEX permite a las personas notarias presentar electrónicamente sus índices notariales ante el Archivo Nacional, lo que fortalece la gestión documental y contribuye a la preservación del patrimonio documental de Costa Rica.
Con estas medidas, el Archivo Nacional reafirma su compromiso con la transparencia, la mejora continua, la eficiencia en la gestión pública y la prestación de servicios que respondan a las necesidades de las personas usuarias, asegurando que las tarifas reflejen la estructura real de costos y generen un beneficio tangible para el ejercicio de la función notarial.
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Producción: Archivo Nacional - MCJ / Consecutivo 104 / AN / 30-06-2026
