San José, viernes 20 de febrero 2026. Desde este mes y hasta la primera semana de mayo, el Archivo Nacional estará recibiendo los documentos más importantes del poder ejecutivo de la actual administración. Una parte de los documentos se resguardará en el Archivo Intermedio y otra en el Archivo Histórico. Una vez efectuado el respectivo proceso archivístico, la documentación estará disponible para el público.
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Esta actividad tiene relevancia desde dos puntos de vista. Por una parte, se efectúa en cumplimiento de la Ley 7202. En segundo término, este proceso de entrega de transferencias tiene gran relevancia social debido a su vínculo con la transparencia y la rendición de cuentas (elementos muy importantes en el quehacer de los archivos).
Al respecto Ivannia Valverde Guevara, directora general del Archivo Nacional, destacó la importancia de la recepción de estas transferencias, que acontece cada cuatro años: “El cumplimiento de esta parte de la ley es fundamental porque garantiza la preservación, transferencia y custodia definitiva de los documentos de alto valor histórico y administrativo-legal producidos por la Presidencia de la República, los ministros (as) y el Consejo de Gobierno. Este artículo asegura que los documentos cruciales de los altos mandos del Poder Ejecutivo se integren al patrimonio nacional y no desaparezcan o se pierdan tras el cambio de gobierno”. Por otro lado, la directora destacó que esta normativa prohíbe que personas funcionarias públicas o particulares se apropien de documentos que constituyen el patrimonio documental, asegurando la transparencia en el manejo de la documentación pública. Asimismo, dado que las transferencias son obligatorias, se evita la acumulación innecesaria en los archivos de gestión y centraliza la documentación histórica y con valor administrativo-legal en el Archivo Nacional.
Textualmente, el artículo 53 indica: “La Presidencia de la República y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional.”
La coordinación previa inició 18 meses antes del traspaso de poderes e incluyó talleres con las personas que tienen a cargo la preparación de las transferencias en cada institución. En total, se capacitó a 157 personas provenientes de todos los ministerios. La selección de los documentos que se están recibiendo en el Archivo Nacional han sido responsabilidad de la oficina productora, con el seguimiento de la persona encargada del Archivo Central. Así lo explicó Pablo Ballestero, coordinador del Archivo Intermedio.
Indicó Pablo Ballestero que este proceso es fundamental para garantizar el acceso y la conservación de los documentos producidos por la Presidencia de la República y los ministros (as). Además, explicó que los documentos transferidos son sometidos a procesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción, “lo que facilita la recuperación de la información. Además, permite la rendición de cuentas y trasparencia administrativa, dado que todos los documentos son puestos a disposición de la ciudadanía en corto tiempo”.
Durante estas semanas se recibirán documentos en papel y electrónicos. En esta ocasión, a diferencia de hace cuatro años, es mucho mayor la cantidad de documentos electrónicos y cada vez se reciben menos en papel. Por ejemplo, en la transferencia que provino del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, los documentos en papel representaron, aproximadamente, el 10% de la totalidad de la transferencia.
Como se puede detallar en el cronograma adjunto, para cada una de las instituciones habrá dos momentos de entrega: el de los documentos textuales y el de los “especiales”. Los primeros ingresan al Archivo Intermedio y los segundos al el Archivo Histórico. Lo que ingrese al Archivo Intermedio permanecerá en este espacio aproximadamente por 20 años y luego se analizará para determinar cuáles documentos se eliminan y cuáles se conservan para siempre (con la respectiva declaratoria de documento con valor científico cultural) en el Archivo Histórico. En el Archivo Intermedio tienen previsto que estos documentos estén disponibles para el público en julio.
Los documentos “especiales”, entran de manera directa al Archivo Histórico y esto obedece a que cuentan con declaratoria de Valor Científico Cultural, lo que les otorga carácter permanente. Estos documentos incluyen audiovisuales, fotografías, afiches, material divulgativo y otros registros gráficos o sonoros, producidos por los despachos del Presidente de la República y los Ministros (as) de Estado, los cuales constituyen testimonio relevante de la gestión pública, la memoria institucional y la historia nacional. Así lo explicó Javier Gómez, jefe del Archivo Histórico, quien añadió que estos documentos requieren condiciones especializadas de conservación, propias del Archivo Histórico. Asimismo, “existe el interés institucional de ponerlos a disposición del público en el menor plazo posible. Por estas razones, su transferencia directa al Archivo Histórico resulta más eficiente y acorde con los principios de preservación y acceso establecidos en la Ley.”
Con frecuencia el público piensa en un documento de papel cuando escucha la palabra “documento”, sin embargo, desde un punto de vista archivístico, un documento es toda información registrada en cualquier soporte, producida o recibida por una institución en el ejercicio de sus funciones. Por ello, fotografías, videos, grabaciones sonoras, afiches y material audiovisual también son documentos, ya que constituyen evidencia de actividades, decisiones y acontecimientos relevantes. Estos materiales forman parte del patrimonio documental y cumplen la misma función probatoria, informativa e histórica que los documentos textuales.
