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¿Por cuánto tiempo se debe conservar un documento?

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San José, 20 de marzo de 2023. Cuando en una organización o empresa se crean documentos (sin importar si son impresos o digitales) debe decidirse el plazo por el cual se conservarán. Esta es una tarea técnica muy relevante que permite no solo determinar cuáles se convertirán en patrimoniales y se conservarán para siempre, sino también aclarar cuáles deben eliminarse cuando ya cumplieron su utilidad para la organización. Sobre este proceso de evaluación es que discutirán los participantes del Foro Internacional de Evaluación de Documentos (FIED) "Evaluación de documentos en la era digital", que se llevará a cabo en las mañanas del 21 al 23 de marzo, en la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Costa Rica.

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→ NOTA: En las páginas de Facebook de la Sección de Archivística y del Archivo Nacional, hay publicaciones que detallan el Foro (expositores y contenidos).

Raquel Umaña, docente de la Sección de Archivística e integrante del comité organizador indicó que en la actualidad existe un aumento exponencial de la producción y el volumen documental. Las consecuencias de este hecho se traducen en saturación informativa, colapso de los sistemas de información archivística y tendencia generalizada a la destrucción masiva e irreflexiva de los documentos de archivos públicos y privados. Todo esto, a su vez, puede provocar graves pérdidas en el patrimonio histórico documental y en el grado de seguridad jurídica de nuestras sociedades”. Esto vuelve, justamente, tan importante el proceso de valoración documental.

La conferencia inaugural se titula “Hacia una visión crítica de la Inteligencia Artificial” y estará a cargo de Luis Miguel García Velázquez, de ENES Unidad Morelia, UNAM, México. ¿Qué vínculo tiene el tema de la inteligencia artificial con el trabajo de los archivos? Al respecto Raquel Umaña explica que la inteligencia artificial está estrechamente vinculada con los archivos. Por una parte constituye una herramienta para gestionar la creación, organización y preservación de evidencia, que son una tarea intelectual de alto nivel. También la inteligencia artificial puede dar soporte a la calidad de la información, la transparencia e incluso a la protección de la información sensible, todo lo que al final protege los derechos ciudadanos.

Otra forma de comprender el tema (que también se abordará en varias mesas redondas) es tomar en cuenta la capacidad de las inteligencias artificiales para analizar grandes cantidades de datos en períodos de tiempo muy reducidos, reconocer patrones y realizar proyecciones útiles. Explica Umaña que este asunto se relaciona de cerca con la calidad, autenticidad e integridad de los datos. La docente remarca: “el empleo eficiente de la tecnología es la única forma en que los Estados pueden intentar cumplir con las obligaciones que las sociedades les demandan, ahora mismo tenemos ejemplos claros del impacto positivo de la alta tecnificación en la calidad de vida de los ciudadanos en varios países del mundo, no sólo en mejores procesos y atención, sino en Estados más eficientes, justos y dinámicos. Tenemos el capital humano e intelectual para hacerlo, los medios y la capacidad, sólo nos falta la concientización y podremos dar el golpe de timón que se requiere para heredar a los costarricenses de mañana un país mejor que el que recibimos de nuestros abuelos”.

Set Durán Carrión, director del Archivo Nacional, destacó el trabajo conjunto con la Sección de Archivística; resaltó el rol formador que tiene, en materia de educación superior. Los nuevos profesionales enfrentan desafíos técnicos relevantes que incluyen el proceso de evaluación documental antes mencionado. Para el caso de las instituciones públicas este proceso de evaluación forma parte de un engranaje en el que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED) es un actor relevante por cuanto es el órgano colegiado que aprueba las tablas que indican el tiempo que las organizaciones conservan los documentos. Una vez que se cuenta con esta “tabla de plazos” debidamente aprobada es mucho más ágil la retención y eliminación de documentos por parte de las instituciones. Durán también mencionó que el gremio archivístico enfrenta desafíos administrativos y tecnológicos. Esto último es especialmente relevante si se toma en cuenta que la tecnología evoluciona de manera permanente y para una organización, para un país, es crucial que los documentos producidos se puedan acceder en el futuro y se tenga la certeza de que se trata de documentos originales y confiables.

Se busca, finalmente, un “servicio público de calidad, orientado a la transparencia y al acceso a la información pública como derecho humano y posicionando a la Administración como garante ante la ciudadanía de un gobierno abierto en una era digital, velando por la conservación del patrimonio documental de Costa Rica que debe ser asegurado cuando el documento es evaluado y adquiere esa trascendencia científico cultural”, indicó el director general del Archivo Nacional.

El grupo de expertos que hará uso de la palabra incluye destacadas personalidades de la Archivística iberoamericana. El listado abarca a Norma Fenoglio, docente de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina; Lluís-Esteve Casellas i Serra, del Ayuntamiento de Girona, España; Andrea Tibaldo, de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina; Luis Miguel García Velázquez, docente de la Escuela Nacional de Estudios Superiores, Unidad Morelia (ENES Morelia-UNAM), México; Yaminel Bernal Astorga, Docente de la Escuela Nacional de Estudios Superiores, Unidad Morelia (ENES Morelia-UNAM), México; Rodrigo Cuéllar Hidalgo, Especialista en Sistemas. Biblioteca Daniel Cosío Villegas. El Colegio de México; Alicia Barnard Amozorrutia, Consultora Independiente, México; Aída Luz Mendoza Navarro, coordinadora y docente de la Carrera Profesional de Archivística y Gestión Documental, Mariela Álvarez Rodríguez, Universidad La Salle - Bogotá, Colombia. Se suman a ellos tres destacadas profesionales de la Universidad de Costa Rica: María Teresa Bermúdez, coordinadora de la carrera de Archivística y las docentes Raquel Umaña y María Gabriela Castillo.

De acuerdo con la explicación de Norma Fenoglio, de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina, este foro tiene su origen en 2009, cuando se celebraron los 50 años de la Escuela de Archivología, de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina. En ese marco se efectuó el primer Foro Iberoamericano de Evaluación de Documentos (FIED).

Entonces participaron profesionales de siete países (Argentina, Brasil, Colombia, Costa Rica, España, Perú y Uruguay) y se decidió constituir un “grupo de reflexión” sobre la problemática de la evaluación documental. Pocos meses después, en oportunidad del VIII Congreso de Archivología del Mercosur, realizado en Montevideo, se presentó el proyecto y se invitó a profesionales de otros países interesados a sumarse a él. En 2010 se incorporaron profesionales de México al equipo y el grupo se amplió a 24 integrantes, a los que se sumaron varios organismos como asociados al proyecto.

Con el equipo formado se llevaron a cabo en los años sucesivos otros FIED:
2° FIED: del 23 al 27 de agosto de 2010, en San José de Costa Rica,
3° FIED: del 24 al 26 de agosto de 2011, en Lima, Perú;
4° FIED: del 21 al 25 de mayo de 2012, en ciudad de México, México.

El proyecto y sus resultados fueron difundidos a la comunidad archivística internacional en Brisbane, Australia, en oportunidad del Congreso Internacional de Archivos organizado por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en inglés), en agosto de 2012. Hacia 2019, un grupo de los profesionales integrantes del equipo, decidieron recomenzar el estudio, con un nuevo proyecto y otros enfoques, lo que dio origen al FIED II.

Como resultado de todo el camino descrito, explican los organizadores, este foro se constituyó en un espacio relevante no solo para la archivística iberoamericana, sino que trascendió al mundo entero, por la metodología instrumentada y porque es el único que estudió la problemática de la evaluación de documentos no sólo desde la teoría sino con una perspectiva práctica.

 

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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