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Conozca detalles para la elaboración de actas en papel de un órgano colegiado

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San José, 20 de diciembre de 2022. En materia normativa, una de las novedades del Archivo Nacional en 2022 fue la publicación de la Norma NTN-006, Lineamientos para la elaboración de actas para órganos colegiados en soporte papel. Durante el pasado Congreso Archivístico Nacional Natalia Cantillano, coordinadora de la Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos, expuso una serie de detalles y comentarios alrededor de este nuevo documento. En esta nota se ofrece un extracto al respecto.

¿Por qué es relevante contar con una norma que regule este tipo de actas? Porque testimonian las funciones y actividades del quehacer de las instituciones, “son la constatación escrita de la historia de las organizaciones y de la sociedad en general”, indicó Cantillano. Además, fue necesario elaborar esta norma debido a la entrada en rigor de la Ley No. 10053 Ley para mejorar el proceso de control presupuestario, por medio de la corrección de deficiencias normativas y prácticas de la administración pública, especialmente lo referente a los artículos 50, 56 y 271.

La nueva norma se publicó en La Gaceta el 27 de septiembre y derogó una directriz de 2018 sobre el mismo tema. La NTN-006 se dirige a encargados de archivos del Sistema Nacional de Archivos (SNA), personal de secretarías de actas e integrantes de órganos colegiados. Es obligatoria para los órganos del Poder Ejecutivo y voluntaria para los poderes Legislativo y Judicial (y sus órganos) para el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) y demás instituciones y entes públicos con independencia administrativa.

El documento de la Norma Técnica se estructura en los siguientes apartados, que dan cuenta de los temas que se abordan:

  • Estructura del Acta
  • Formalidades del Acta
  • Formalidades del tomo de actas
  • Legalización de libros de actas
  • Expedientes de sesiones
  • Grabaciones de sesiones

Como su nombre lo indica, es una norma que regula a órganos colegiados. Estos son grupos de personas físicas que actúan en plano de igualdad y están llamadas a deliberar simultáneamente. En general, su trabajo se guía por el artículo 49 y subsiguientes de la Ley General de la Administración Pública.

Entre los cambios planteados por Ley No. 10053 está la grabación de las sesiones y la instrucción para elaborar actas que constituyan una transcripción literal de las intervenciones realizadas por los miembros. El Art. 56, en sus apartados 1,2 y 3, se refiere a la grabación en audio y video y respaldo en un medio digital que garantice su integridad. En relación con este tema se replica lo establecido por la Ley General de la Administración Pública. Esto implica que se debe conformar un expediente con los documentos analizados en el orden del día. Este expediente debe incluir documentos que fundamenten las discusiones y acuerdos tomados en la sesión. Las grabaciones no deberían formar del expediente; son un apoyo en la elaboración del acta, una vez que el acta esté aprobada, se dispondrá de las grabaciones de acuerdo con la normativa vigente.

El Art. 271, por su parte, indica que la administración debe conformar un expediente administrativo que contendrá los documentos físicos y/o digitales que motivaron el dictado o la emisión del acto administrativo. Este también es un aspecto novedoso.

La norma también detalla sobre la forma que debe tener el documento del acta (por ejemplo en relación con aspectos como membrete, foliado y encabezado), cómo debe ser el cuerpo del documento (organizado en capítulos, artículos y acuerdos; cómo sub dividir el articulado, etc), formalidades (tanto en relación con el acta en lo individual como en cuanto al tomo de actas) y legalización de los tomos (que se realiza por medio de acciones de apertura y cierre, que realiza el auditor de la institución).

Si alguna persona que trabaje en el SNA tuviera consultas al respecto, puede escribir a Natalia Cantillano al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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