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Servicios del Archivo Notarial se adaptan durante emergencia sanitaria

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En el contexto de la emergencia sanitaria que vive el país por el Covid-19, el Archivo Nacional ha adaptado sus servicios y atención al público, especialmente para profesionales en Notariado.   

Con el fin de responder a las necesidades que se han ido presentando, el director general de la organización, Alexander Barquero, emitió una nueva resolución (DGAN-13-2020) para atender lo que se consideran excepciones válidas a los mecanismos de atención establecidos previamente. Este grupo de medidas son las siguientes:  

1. Ingreso controlado de notarios para consignar notas marginales de corrección. La finalidad es dar una opción alprofesional en Notariadopara que, de conformidad con las regulaciones del artículo 97 del Código Notarial, pueda corregir los instrumentos públicos y continuar con los trámites correspondientes. Para hacer uso de este servicio, la persona notaria debe seguir los siguientes pasos:  

  1. Enviar un correo a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. solicitando una cita para consignar una nota; esto lo debe indicar claramente, así como el número de tomo de su protocolo, con el fin de tenerlo preparado. 
  2. Si es una escritura realizada en conotariado, debe indicar el nombre del conotario que lo deberá acompañar así como el nombre de la partes si deben firmar. 
  3. Señalar en su solicitud los nombres de las partes con número de cédula, en caso de que deban apersonarse.  
  4. De vuelta de correo estará recibiendo una notificación donde se le indicará hora y día para que se apersone al Archivo Nacional para consignar la nota.  

 El servicio estará disponible jueves y viernes, de 8 a.m. a 3 p.m. 

2. Ingreso controlado de notarios para corregir índices presentados por correo postal o ventanilla.La finalidad de este servicio es dar una opción al notario para que pueda corregir los errores y omisiones detectados en dichos índices y de esta forma se puedan acreditar. Al hacer esto, el notario estaría cumpliendo con su deber funcional y así no se atrasan otros trámites de su interés.  

Para acceder a este servicio, el notario deberá enviar un correo a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  y explicitar en su solicitud que la cita que pide es para corregir índices, así como indicar a cuál quincena corresponden. De vuelta de correo estará recibiendo una notificación en la que se le indicará hora y día para que se apersone a corregir.   

 El servicio estará disponible lunes, martes y miércoles, de 8 a.m. a 3 p.m. 

 Para todos los casos antes mencionados (servicios 1 a 2), la persona debe imprimir la notificación y mostrarla al oficial de seguridad el día en que visita el Archivo. Si no se presenta el día y la hora de la cita, deberá volver a solicitarla.  

3. Retiro controlado de certificaciones, constancias y testimonios solicitados con anterioridad a la emergencia. La persona interesada se apersonará y mostrará al oficial de seguridad el recibo que se le entregó previamente. Este servicio estará disponible de lunes a viernes, de 8 a.m. a 3 p.m. 

4. Habilitar el préstamo y secuestro de documentos notariales.Para este servicio la solicitud puede ser enviada por correo electrónico a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y al momento de apersonarse al Archivo Notarial, presentar la solicitud original. Este servicio se brindará de lunes a viernes de 8 a.m. a 2 p.m. 

​​A estos servicios se suma la entrega de tomos de protocolo, previamente comunicada, de acuerdo con la Resolución DGAN-12-2020, del 3 de abril. Esta entrega está habilitada de lunes a viernes, de 8 a.m. a 12 mediodía. Para poder hacer efectivo el depósito, el profesional en notariado debe indicarle al oficial de seguridad cuál es el trámite que viene a realizar, y este coordina con el personal interno la autorización para que la persona ingrese. 

Asimismo, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, con el apoyo de la empresa concesionaria Master Lex,  decidió el 17 de abril extender una quincena más el servicio gratuito de Index. Quienes ya están inscritos en la plataforma pueden usarla normalmente. Las personas que no estén inscritas, y que deseen anotarse para disfrutar de este servicio gratuito, deben realizar lo siguiente:   

Enviar un correo a la dirección Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.  Es imprescindible que la información se facilite en el siguiente orden:  

  1. Nombre y apellidos (ambos) 
  2. Cédula (agregar los ceros cuando sea necesario) 
  3. Correo electrónico  
  4. Número de carné del Colegio de Abogados 
  5. Número de teléfono.   

Es imprescindible que la persona cuente con firma digital y habrá tiempo hasta el 27 de abril para inscribirse.

Pocos días después de que iniciara la emergencia sanitaria en el país debido al COVID-19, el Archivo Nacional cerró su atención presencial. Esto se sustentó en la Resolución No. MS-DM-0736-2020 / DM- MCJ- 041-2020 firmada el 20 de marzo por los ministros de Salud, Daniel Salas Peraza, y de Cultura y Juventud, Sylvie Durán Salvatierra.  Asimismo, la Resolución DGAN-11-2020 estableció que por la misma emergencia sanitaria está inhabilitada la entrega presencial del índice; por el momento solo se pueden hacer llegar mediante la plataforma Index y por correo postal.  

Se recuerda al público que el Archivo Nacional permanece trabajando de forma remota. Se invita a las personas usuarias a mantenerse al tanto del quehacer de la institución mediante su página de Facebook, así como se pone a disposición la lista de correos electrónicos del personal. 

 

 

Más información: 
Unidad de Proyección Institucional   
2283-1400 ext. 235 / 263 / 8302-5057 / Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. 

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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