San José, 20 de diciembre 2022. Gracias al compromiso, mística y cariño de autoridades y personal del Archivo Nacional, el 2022 fue sin duda un año de logros para la institución, los servicios y la atención al público.

“Un reconocimiento muy merecido a los compañeros y compañeras jefes de los departamentos, quienes conjuntamente con su estimable personal, hacen posible estos extraordinarios resultados de nuestra gestión en el 2022, en un escenario de muchas limitaciones sobre todo en recursos humanos y presupuestarios. Es justo en estas coyunturas donde las personas hacen la diferencia y demuestran de lo que son capaces. Muchas gracias al equipo del Archivo Nacional”, indicó Carmen Campos Ramírez, subdirectora general de la institución.

Destacó asimismo una gestión institucional con un alto nivel de logro en cuanto al cumplimiento de sus planes de trabajo, reflejada en los informes de evaluación. A este logro se suman las evaluaciones periódicas de la percepción de las personas usuarias sobre los servicios brindadas en los archivos Notarial, Intermedio e Histórico, según estándares de calidad establecidos por la Contraloría de Servicios, con resultados altamente satisfactorios. Finalmente, en este marco general destaca la atención en tiempo y forma de las gestiones presentadas por las personas usuarias, con un alto nivel de cumplimiento de las recomendaciones recibidas para la mejora continua de los servicios.

Uno de los logros más relevantes del 2022 en conservación documental, fue la renovación del convenio de cooperación interinstitucional con la Universidad Nacional para la digitalización de la Colección de Mapas y Planos. Esta colección es única y por su constante manipulación ha sufrido deterioros diversos a lo largo del tiempo, por esta razón al reproducirla digitalmente se protegerán los originales. Se espera comenzar a ejecutar este convenio en el I Trimestre del 2023. Además, el departamento de Conservación cumplió con la restauración de documentos de los fondos Mortuales Independientes de Alajuela, libros de gran formato del Banco de Costa Rica, protocolos coloniales de Cartago, Liceo de Costa Rica, Complementario Colonial, Gobernación, Juzgado del Crimen de Limón y Relaciones Exteriores. Todos estos documentos forman parte de los fondos, colecciones y series más consultados por las personas usuarias. También se encuadernaron 4.500 tomos de protocolo notarial.

El departamento de Archivo Histórico, por su parte, tramitó más de 200 transferencias que corresponden a 366 metros de documentos en papel, 159 GB en soporte electrónico, con una gran variedad (textuales, fotografías, videos, afiches, mapas y planos que provienen de entidades del gobierno central, autónomas, municipalidades y donaciones de particulares). Con respecto a las personas usuarias se atendieron 6.459 consultas, se facilitaron 6.631 documentos y 789 órdenes de reproducción documental.

Destaca además la descripción de documentos inéditos, cuyos avances permiten obtener referencias archivísticas de 3.873 unidades de documentos para los que anteriormente se desconocía la valiosa información que contenían.

También resalta la incorporación en el Registro Nacional de Memoria del Mundo de la Unesco, documentos del fondo privado Ivonne Clays y la colección de audiovisuales del Archivo Nacional, lo que implicó una investigación rigurosa del Departamento Archivo Histórico. En conjunto con la Comisión Nacional de Memoria del Mundo y la Universidad de Costa Rica, el Archivo Nacional organizó el acto de entrega de los reconocimientos, el 8 de diciembre, a las instituciones que presentaron documentos para este registro, actividad que resultó muy lucida y de gran importancia para sensibilizar sobre la importancia de los documentos, con mención en los principales medios de comunicación.

En temática archivística se emitieron dos Normas Técnicas Nacionales (NTN-005 y NTN-006) relacionadas con lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel y para actas de órganos colegiados en soporte papel. También se emitieron orientaciones generales para la elaboración de actas de órganos colegiados en soporte electrónico. Destaca la realización del XXXIV Congreso Archivístico Nacional “Construyendo en conjunto una nueva visión del SNA” que se desarrolló virtualmente del 24 al 28 de octubre del 2022 con una participación diaria promedio de 200 personas.

Otras resoluciones importantes que se difundieron tienen relación con la Declaratoria de valor científico cultural del 100% de la producción de documentos en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos relacionados con ciberseguridad y la seguridad de la información (CNSED-01-2022), la Declaratoria general de series documentales con valor científico cultural en la Caja Costarricense de Seguro Social (CNSED-02-2022) y la Declaratoria general de series documentales con valor científico cultural en los bancos estatales (CNSED-03-2022).

Respecto de la atención de la comunidad notarial del país, se mantuvo el sistema de citas para la atención de personas usuarias, se logró de manera eficiente la atención de personas adultas mayores, personas con capacidades diferentes, sin que medien mayores requisitos para su atención. Se obtuvieron excelentes resultados en la encuesta de satisfacción que cumplimentaron 300 personas usuarias y que brindaron la calificación más alta por el trato que reciben y el desempeño del personal en cuanto al conocimiento y manejo de la información. Finalmente, se logró trasladar 107.660 tomos de protocolo de 1960 a la actualidad, los cuales se ubicaron en los depósitos con estantería móvil del Archivo Notarial, para así garantizar su conservación en condiciones óptimas.

Con el objetivo de cumplir con las recomendaciones del Benemérito Cuerpo de Bomberos en relación con el estado actual de las instalaciones eléctricas de la institución, se procedió con la contratación de una empresa para confeccionar un diseño que garantice la seguridad humana y la prevención de incendios. La tarea estuvo liderada por la Unidad de Servicios Generales del Departamento Administrativo Financiero. Estas obras constituyen una primera etapa de un proyecto mayor para la seguridad humana y atención del riesgo contra incendio en la instalación, para la protección de las personas y del patrimonio documental. Gracias al apoyo de las autoridades del Ministerio de Cultura y Juventud fue posible obtener recursos de presupuesto extraordinario para iniciar estas obras. Además, para brindar un mejor servicio a personas externas e internas, se demarcaron los parqueos.

En el área tecnológica, se implementaron mejoras en sistemas y equipos de Firewall físicos que permiten una óptima protección contra posibles intentos de incursión maliciosa por medio de Internet, convirtiendo el soporte tecnológico en una plataforma más segura para personas usuarias. Se renovaron contratos por los próximos cuatro años para servicios de telecomunicaciones por internet, data center, licenciamientos, seguridad en sitios web institucionales y soporte especializado en los dispositivos de la plataforma tecnológica.

En el año 2022 también se integró un grupo de trabajo interinstitucional con todas las dependencias del Ministerio de Cultura y Juventud, para la implementación del Marco de Tecnologías de Información, que diseñó el Ministerio de Ciencia, Tecnologías y Comunicaciones para todas las instituciones del Estado. Representa un gran logro, ya que se puede continuar con los niveles de cumplimiento de directrices y normativas institucionales.

Desde la Dirección General se destacan cuatro temas relevantes. El primero de ellos es el proceso de autoevaluación de control interno y de valoración de los riesgos de la institución el que se realiza de forma ininterrumpida desde 2003. Incluye la participación decidida y seria de un importante grupo de colaboradores, incluida la Junta Administrativa, la Dirección General y las jefaturas de departamento, con la coordinación de la Comisión de Control Interno. De este análisis riguroso se derivan los planes de mejora del sistema de control interno y de mitigación de los riesgos, por ejecutarse en el 2023. Se destaca el ejercicio de valoración del riesgo “Corrupción” por las autoridades institucionales, con el fin de valorar las condiciones de la institución para mitigar este riesgo.

Como segundo punto se menciona la gestión de la Comisión Editora de las Publicaciones del Archivo Nacional y de la Unidad Proyección Institucional para la definición y gestión de las publicaciones del 2022, en las que destaca la Revista del Archivo Nacional (RAN) del año. Aunado a este logro, se suma la actividad realizada para difundir en el ámbito nacional e internacional las publicaciones del 2021. Destaca el trabajo en otras dos relevantes publicaciones cuyos detalles se darán a conocer a inicios de 2023.

El tercer logro tiene que ver con la ejecución de acciones para la implementación del Registro Nacional de Voluntades Anticipadas que debe llevar el Archivo Nacional en ocasión de la promulgación de la Ley de Voluntades Anticipadas, que establece esta nueva funcionalidad. Se cuenta con un grupo de trabajo a cargo de esta implementación que con proactividad ha generado los insumos requeridos para este registro nacional y la reglamentación de la nueva ley.

Finalmente, hay una gestión planificada y periódica de las redes sociales y sitio web institucional, que permite mantener la información actualizada y atender las consultas del público, con eficiencia y oportunidad. Esta labor permite difundir gran cantidad de información institucional, incluyendo estrategias para poner a la disposición de la ciudadanía el patrimonio documental.