DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EXTERNOS
Ivannia Valverde Guevara
Jefatura
jefesae@dgan.go.cr
Consultas SAE:
serviciosae@dgan.go.cr
+506 2283 1400, ext. 219
Encargado de ejecutar las acciones de apoyo técnico a las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos. Entre las actividades se destacan las asesorías en organización de archivos y conservación de documentos, inspecciones en los archivos para velar por el cumplimiento de la legislación archivística vigente, transferencias de documentos, valoración documental y capacitación a personal en servicio y que no cuentan con formación universitaria.
Este departamento tiene a cargo el Archivo Intermedio, donde se reúne, organiza y facilitan los documentos con valor administrativo y legal que han sido transferidos de instituciones que han cerrado, así como los documentos más relevantes de los despachos de Ministros, Presidencia de la República y del Consejo de Gobierno, de acuerdo con lo que establece el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
UNIDAD DE SERVICIOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
Brinda servicios especializados en archivística a las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con los procedimientos y requisitos vigentes, así como optimizando los mejores modelos de prestación de los servicios, de tal forma que aumentan su cobertura e impacto.
Coordinador: Natalia Cantillano Mora, ncantillano@dgan.go.cr
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Funciones
- Asesorar a las instituciones públicas en aspectos de creación, organización y funcionamiento de archivos centrales o de gestión, a fin de proteger la documentación y facilitar la toma de decisiones.
- Elaborar el Informe Anual de Desarrollo Archivístico, tomando como base la información que remiten las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos.
- Inspeccionar a solicitud del interesado, por denuncia y de oficio a los archivos que integran el Sistema Nacional de Archivos con el fin de determinar si cumplen con las normas establecidas en la legislación vigente y dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones.
- Promover el desarrollo archivístico del Sistema Nacional de Archivos con el fortalecimiento de las capacidades de los funcionarios que laboran en sus archivos, mediante una oferta de capacitación sobre los aspectos prioritarios del quehacer archivístico.
- Apoyar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, con criterios técnicos en materia archivística, para que este órgano colegiado determine el valor científico cultural de los documentos producidos por las instituciones que integran el Sistema Nacional de Archivos, con la finalidad de conservar los que poseen ese valor y eliminar los que no lo posean.
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Memorias Congresos Archivísticos Nacionales
- Memoria XXVI “El acceso a la información: llave para la democracia”, año 2014. Disponible para préstamo en la Biblioteca el Archivo Nacional / PDF
- Memoria XXVII “Conservación preventiva: mejores prácticas de seguridad y preservación, mayores posibilidades de acceso y difusión”, año 2015. Disponible para préstamo en la Biblioteca el Archivo Nacional / PDF
- Memoria del Congreso Archivístico Nacional XXVIII, año 2016. “Modelo de gestión de documentos y administración de archivos” / No se realizó Memoria ya que se expuso el Modelo de gestión MGD y RTA
- Memoria del Congreso Archivístico Nacional XXIX, año 2017. “Sistema Nacional de Archivos: nuevas reglas del juego” / No se realizó Memoria por ser en dinámica de talleres participativos.
- Memoria del Congreso Archivístico Nacional XXX, año 2018. "Competencias Gerenciales en la Administración de Archivos" / PDF
- Memoria audiovisual del Congreso Archivístico Nacional XXXI, año 2019. "La información: El ADN de la transformación digital" / Memoria audiovisual / PDF
- Memoria audiovisual del Congreso Archivístico Nacional XXXII, año 2020. "Archivos en tiempos de pandemia" / Memoria audiovisual
- Memoria audiovisual del Congreso Archivístico Nacional XXXIII, año 2021. "La Archivística en el Bicentenario: moderna y ajustada a la realidad" / Memoria audiovisual
- Memoria audiovisual del Congreso Archivístico Nacional XXXIV, año 2022. "Construyendo en conjunto una nueva visión del SNA" / Memoria audiovisual
UNIDAD DE ARCHIVO INTERMEDIO
Reúne, organiza, conserva y facilita los documentos que tienen valor administrativo y legal y que han sido transferidos al Archivo Intermedio, de acuerdo con lo que establece la normativa vigente.
Coordinación: Denise Calvo López, dcalvo@dgan.go.cr
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Funciones
- Planificar, programar y coordinar la transferencia de los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y otros generados por los despachos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y de los ministros del Gobierno, una vez finalizada la gestión y de acuerdo con los lineamientos que fije el Archivo Nacional y la normativa vigente.
- Atender y resolver consultas archivísticas que presentan superiores y funcionarios del Archivo Nacional y público en general, relacionadas con los fondos documentales que custodia.
- Expedir reproducciones simples y de valor legal de los documentos que custodia.
- Realizar estudios de usuarios y aplicar las encuestas para medir el grado de satisfacción por los servicios brindados.
- Aplicar los procesos de valoración documental para eliminar los documentos que cumplen su vigencia administrativa y legal y trasladar al Departamento Archivo Histórico los que la Comisión Nacional declare con valor científico cultural.
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Marco jurídico
- Artículos específicos de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202 | Descargar PPTX
- Instructivo para transferencia de documentos especiales producidos por la Presidencia de la República, el Consejo de Gobierno y los ministros de Estado. | Descargar DOC
- Lineamientos técnicos para la transferencia al archivo nacional de documentos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y ministros de Estado. | Descargar DOC
RESEÑA HISTÓRICA
El proceso que permite la creación del Archivo Intermedio es la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley N° 7202, del 24 de octubre de 1990.
Con la Ley N° 7202 se genera una reorganización de la estructura orgánica de la Institución. Entre los cambios más notorios, desaparece el Departamento Documental y se crea el Departamento de Archivo Histórico, con funciones de preservación de la memoria histórica nacional y el Departamento de Servicios Archivísticos Externos.
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VER MÁS
Este departamento cuenta a su vez con dos unidades: Unidad de Servicios Técnicos Archivísticos y la Unidad de Archivo Intermedio.
La Unidad de Archivo Intermedio custodia documentos de los despachos del Presidente de la República y Vicepresidencias, Consejo de Gobierno, despachos de Ministros y Viceministros desde 1990 (art. 53 de la Ley N° 7202); además de fondos de instituciones públicas que han cerrado. Algunos ejemplos son la Corporación Costarricense de Desarrollo (Codesa), Transportes Metropolitanos S.A. (Transmesa) y el Banco Anglo Costarricense.
Ingresan por primera vez a la Unidad de Archivo Intermedio los documentos de la Administración Calderón Fournier. La primera transferencia es la número 1-1994 del Ministerio de Comercio Exterior, el 18 de febrero de 1994 (según data en el “Registro General de Transferencias”), en cumplimiento con el artículo N° 53 de la Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos.
Actualmente el Archivo Intermedio cuenta con un Área de Consulta, un Área Administrativa y de Tratamiento y cuatro depósitos de documentos que albergan aproximadamente seis kilómetros de documentación.
La construcción de los depósitos se empezó en el año 1998 cuando el Banco Central de Costa Rica, remitió a la Dirección del Archivo Nacional los documentos pertenecientes al extinto Banco Anglo Costarricense. Para el año 2000 se construyó el último depósito, debido a la rapidez con que se ocuparon los primeros tres depósitos.
Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica
Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país.
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