San José, 7 de julio de 2023. Los archivos de las instituciones públicas son fundamentales para la ciudadanía pues las personas los consultan para atender asuntos médicos, municipales y bancarios, entre otros. El Archivo Nacional organiza cada año un congreso para capacitar a quienes trabajan en estos espacios tan relevantes. Así, se busca no solo cumplir a cabalidad con el rol asignado por la ley de ser el ente rector de estos archivos sino también, sobre todo, impactar a la sociedad por medio de archivos que ofrezcan un servicio óptimo a las personas usuarias. El Congreso Archivístico Nacional de este año se efectuará virtualmente del 17 al 19 de julio y lleva por título “Modelo de gestión de documentos: fortaleciendo capacidades”.
¿Qué es un modelo de gestión de documentos y por qué es relevante? La señora Ivannia Valverde, del comité organizador, lo explica con estas palabras: “un modelo de gestión de documentos puede concebirse como un conjunto de políticas que permite la homogenización y normalización de los procesos de gestión documental. Su fin es garantizar una adecuada producción, tratamiento, conservación, acceso y control de documentos en las instituciones. Su importancia radica en que la trasparencia y el acceso a la información pública dependen en gran medida de la calidad, fiabilidad y accesibilidad de los archivos públicos que custodian la información contenida en los documentos. Es por esto, que es fundamental que las políticas de gestión documental estén en concordancia con las políticas de acceso a la información pública, transparencia, gobierno abierto y datos abiertos”.
La ministra de Cultura y Juventud, señora Nayuribe Guadamuz Rosales, tendrá a su cargo las palabras de bienvenida en una actividad en la que no solo se espera a participantes inscritos de Costa Rica sino también de otros países iberoamericanos. Para la conferencia inaugural se contará con la participación de la presidenta de la Asociación Latinoamericana de Archivos (ALA) y directora del Archivo Nacional de Chile, Emma de Ramón.
El título del Congreso, “Modelo de gestión de documentos: fortaleciendo capacidades”, alude al estudio que realizó el Archivo Nacional en 2022 y cuyos resultados se presentaron en la conferencia “Resultados a la consulta sobre las temáticas de los congresos para el próximo quinquenio”. Esta disertación se efectuó en el Congreso Archivístico Nacional de 2022 y en ese momento estuvo a cargo de la señora Carmen Campos Ramírez, actual directora general del Archivo Nacional.
En el Congreso de 2023 se empezarán a trabajar los temas que se identificaron como más relevantes el año anterior. Gradualmente se irán atendiendo los demás énfasis en los próximos años. En esta ocasión se abordarán los ejes de manera gradual dando énfasis a los temas que la encuesta arrojó como los de mayor relevancia. Para la directora general esta dinámica de prestar atención a intereses y necesidades del gremio archivístico es relevante porque constituye un gran acierto en los temas que se abordarán, permitiendo un uso óptimo de los recursos disponibles, alcanzando un nivel de satisfacción en cuanto a su contenido por parte de las personas participantes. “Considero que la manera más eficiente y responsable de determinar el contenido de este evento, es con la participación de todos y con un plan gradual de atención de dichas necesidades, dando sentido de pertinencia a nuestra propuesta y contribuyendo con el desarrollo del talento humano, decisivo para el logro de los objetivos”, concluyó Campos.
Tal y como indica el comité organizador, el Congreso Archivístico es una oportunidad idónea para que surjan nuevos conocimientos, facilitar al gremio archivístico una oportunidad de formación continua y presentar nueva normativa técnica nacional en materia archivística.
A raíz de la pandemia la actividad fue virtual por primera vez en el año 2020 y en este 2023 es la cuarta ocasión en que se efectúa bajo esa modalidad. Para el equipo organizador esto ha significado ventajas muy significativas como la posibilidad de ofrecerlo gratuitamente y el hecho de que se pueden conectar personas de diferentes partes del mundo, tanto para actuar en su rol de participantes como de conferencistas.
Congreso virtual, vía Teams. Gratuito, requiere inscripción en el enlace https://bit.ly/CONARCHCR2023
En el programa (VER AQUÍ) destaca la participación de reconocidos profesionales en su campo. Además de la conferencista inaugural, ya mencionada, se encuentran entre los expositores:
- Joaquim Borràs Gómez, subdirector general de Archivos y Gestión Documental del Gobierno Catalán.
- Alfonso Cavallé Cruz, archivero general de protocolos del Distrito de Santa Cruz de Tenerife, decano presidente del Colegio Notarial de Canarias y delegado para América del Consejo General del Notariado.
- Susana Sanz, consultora y presidente de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos de Costa Rica.
- Catalina Cabezas Bolaños, jefe del Departamento de Informática del Ministerio de Cultura y Juventud
La actividad también contará con la participación de varias personas archivistas que están a cargo de archivos centrales, quienes contarán sus experiencias en la implementación de soluciones para la gestión de documentos electrónicos. Asimismo, se presentarán las normas técnicas nacionales recién aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la digitalización de diversos tipos de documentos como fotografías, afiches, mapas y textuales, entre otros.
Durante el congreso se iniciará el abordaje de las primeras tres primeras guías de implementación del Modelo de gestión de documentos y administración de archivos:
- Guía de Implementación Gerencial– Política de gestión de documentos y archivos. Su finalidad es proporcionar líneas de actuación para desarrollar una correcta política de gestión de documentos y archivos.
- Guía de Implementación - Gobierno abierto y transparencia. Esta proporciona orientación para incorporar la perspectiva del archivo en las políticas de estado abierto y transparencia.
- Guía de Implementación Gerencial – Administración electrónica. Esta guía aporta una metodología a través de recomendaciones técnicas para una adecuada implementación de la administración electrónica en las instituciones.
