San José, 9 de junio de 2022. ¿Cómo funciona el Archivo Nacional de Costa Rica, por dentro? Para vivenciar esta experiencia, la institución le abrió sus puertas a estudiantes de Archivística de la Universidad de Costa Rica, quienes tuvieron la oportunidad de observar documentación histórica original, explorar el apasionante proceso de restauración y conservación de estos documentos y conocer el quehacer de las distintas unidades de trabajo. Esta visita guiada fue parte de las actividades de conmemoración por el Día Internacional de los Archivos, que incluyó además, la muestra de diversas exposiciones y el lanzamiento del “Decálogo de Archivistas” rediseñado.
La visita guiada por el Archivo Nacional representó una gran aventura para estudiantes y docentes. Fue la oportunidad de un encuentro con sus raíces históricas y estar en contacto con una institución que le interesa a toda la ciudadanía, por cuanto vela por la transparencia y el acceso a la documentación que es de su interés. El recorrido incluyó una visita al Departamento de Conservación, donde observaron de primera mano el proceso de restauración y conservación de documentos, a cargo de personas expertas.
A esto se sumó un encuentro por la Sala de Consulta José Luis Coto Conde, bautizada así en honor al hombre que dirigió el Archivo Nacional por más de 30 años. En este punto, conocieron la forma en que se puede acceder a sus servicios, pues se trata de un espacio abierto a todo público. Tuvieron contacto con documentación histórica y visitaron los depósitos que resguardan documentos únicos, que constituyen el patrimonio documental de todas las personas costarricenses. Otras temáticas que se abordaron durante el recorrido, fueron la importancia de la archivística, gestión documental, el Sistema Nacional de Archivos y el control del ejercicio del notariado en Costa Rica, una de las funciones prioritarias que lleva a cabo la institución.
La conmemoración del Día Internacional de los Archivos es una de las actividades anuales más importantes de la institución. Entre otras cosas, constituye una excelente oportunidad para recordar la gran importancia de los archivos en la sociedad. En opinión del director general, Set Durán Carrión, los archivos han adquirido una complejidad fascinante: “Vemos como los procesos de gestión de documentos se han posicionado con mucha fuerza en las organizaciones del siglo XXI, que en conjunto con una batería de profesionales de muy alto nivel, atienden una serie de necesidades tan diversas, que son consideradas hoy en día un derecho humano, como lo es el acceso a la información y que fortalecen la institucionalidad de una nación, al resultar garantes de todos esos principios de transparencia que demanda la ciudadanía”.
La celebración también fue un espacio propicio para exhibir variadas exposiciones relacionadas con la historia de las loterías en Costa Rica, el proceso de Independencia centroamericana, el papel de la carreta y boyeros en el desarrollo económico, social y cultural del país, así como, las realidades de la tradición pacifista y un viaje fotográfico por San José de la segunda mitad del siglo XIX a la primera mitad del siglo XX. Las cuatro exposiciones se mantendrán abiertas durante el mes de junio para el disfrute de quienes acudan al edificio a visitar, por medio de cita, alguno de los tres archivos que alberga la institución.
Con respecto a materiales digitales, la institución relanzó el “Decálogo de Archivistas” el cual estableció en 2010 la Asamblea de Archivistas de Costa Rica. Sus principios ofrecen una visión moderna y profesional del trabajo y la función de los archivos en la sociedad. Asimismo, se emitió una cápsula de consejos para organizar fotos personales, a cargo de Gabriela Moya, archivista de la institución. Finalmente, las páginas de Facebook e Instagram de la institución se han enfocado esta semana en una celebración muy significativa para quienes trabajan en archivos.
Al valorar la importancia de la fecha, el director general también aludió a la forma en que los archivos han evolucionado desde los documentos en papel a los que hoy se firman de manera digital y se almacenan en diferentes sistemas de información automatizados, algunos preservados digitalmente desde su creación. En relación con este recorrido, Set Durán concluyó lo siguiente: “hemos evolucionado, los archivos se han posicionado, sus profesionales se convirtieron en gestores de capital informacional, administradores del activo estratégico más valioso con el que cuenta una organización. Con la llegada de la trasformación digital nos fortalecimos, nos hicimos fuertes y custodios de los documentos, datos e información que dan seguridad jurídica, institucional y comercial a una nación”.
El 9 de junio se celebra el Día Internacional de los Archivos. La fecha conmemora la creación del Consejo Internacional de Archivos, establecido por la Unesco en 1948. Esta celebración nació en el año 2007, cuando se tomó el acuerdo respectivo durante la Reunión de la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, efectuada en Quebec, Canadá. Sumado a esto, la Asamblea General Anual de la misma institución, aprobó por unanimidad la Declaración Universal de Archivos (UDA), el 17 de septiembre de 2010.
