San José, 23 de marzo de 2022. Denise Calvo es la coordinadora de la Unidad Archivo Intermedio que forma parte del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE). Ella y un grupo de personas de su departamento han estado participando activamente en la recepción de los documentos que ingresan a la institución cada cuatro años cuando se produce un cambio de gobierno. Este ingreso se sustenta en el artículo 53 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos.
Salvo los documentos audiovisuales (que van directamente al Archivo Histórico), todos los demás ingresos se resguardarán en el Archivo Intermedio. Se trata de un esfuerzo significativo en materia de transparencia y rendición de cuentas, que recuerda a su vez por qué los archivos son tan relevantes para la vida en democracia.
Para el momento en que se realiza la entrevista aún falta recibir una parte del material del Consejo de Gobierno y del Despacho del presidente de la República.
¿De cuántos documentos se habla cuando se alude a estas transferencias? Para el periodo anterior la remisión de documentos textuales en soporte papel fue de aproximadamente 64.82 metros lineales. Para este período se han recibido a la fecha 7.64 GB (18 101 documentos textuales electrónicos) y 23.38 metros lineales (textuales en soporte papel).
¿En qué consiste el proceso de transferencias por artículo 53?
El proceso consiste en que los Despachos del Presidente de la República, Primera Dama, Vicepresidentes, Consejo de Gobierno, Ministros de Estados y Viceministros (cuando cumplen funciones de Ministro), deben trasladar los documentos que consideren sustantivos de su gestión a la Dirección del Archivo Nacional, donde los documentos textuales son custodiados en la Unidad de Archivo Intermedio y los documentos especiales (fotos, videos, sonoros, entre otros) son trasladados directamente al Archivo Histórico para su conservación permanente.
¿Por qué esta entrega es importante?
Es importante porque se rescatan aquellos documentos sustantivos sobre la gestión de cada Despacho, relevantes para la toma de decisiones y transparencia, además, algunos de estos documentos son de valor científico cultural y otros con posible valor y pasarán a formar parte del acervo documental del país y estarán a disposición de la ciudadanía en general.
¿Qué proceso se siguió para que las oficinas respectivas prepararan los materiales?
Se realizó la solicitud de designación de personal por parte de las oficinas que deben entregar documentos. Posteriormente se dio una capacitación a los encargados de los archivos de gestión y archivos centrales, en la que se entregaron los lineamientos para la transferencia de documentos (textual y electrónico). Además se realizaron seguimientos y consultas constantes con el fin de que la documentación ingresara conforme se estableció en los lineamientos.
¿Ha presentado algún tipo de diferencia la entrega de este año a la realizada en años anteriores?
Sí, todo el proceso se llevó a cabo 100% virtual, desde el envío de documentos, capacitaciones, consultas, reuniones, hasta la recepción de documentos electrónicos, sufriendo un incremento debido a la situación por la pandemia y las medidas implementadas sobre el teletrabajo, las cuales favorecieron la producción de los documento electrónicos.
¿Les ha llamado la atención algunos de los documentos? ¿Hay alguna curiosidad?
Entre lo que hemos recibo hay unos oficios del 2018 y 2019 de una empresa de ingeniería que manifiesta su inconformidad por posibles actos de corrupción en adjudicaciones en el Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) y las licitaciones ganadas por la empresa MECO. Asimismo, parece que entre los documentos del Consejo de Gobierno (actas y expedientes) se encuentra información relacionada con el caso del “Cementazo”.
¿A partir de qué fecha están disponibles estos documentos para que el público los consulto?
Esperamos que para la fecha del traspaso de poderes ya las referencias de los documentos puedan estar a disposición del público en la Base de Datos de la Unidad de Archivo Intermedio.
