San José, 15 de diciembre de 2021. El Archivo Nacional es el ente rector de los archivos públicos de Costa Rica y alrededor de esta encomienda legal la emisión de normativa tiene un peso relevante. Por este motivo es causa de celebración el que este año se hayan emitido dos nuevas normas, específicamente sobre digitalización de documentos.
Según explicó Ivannia Valverde Guevara, jefe del Departamento Servicios Archivísticos Externos (DSAE), las normas en cuestión son las siguientes:
- NTN-003 Digitalización de documentos textuales en soporte papel.
- NTN-004 Lineamientos para la digitalización de documentos textuales con la finalidad de sustituir el soporte original.
Ambos documentos ya fueron aprobados y una vez que se publiquen en La Gaceta, empezarán a regir. La norma NTN-003 se enfoca en documentos con valor científico cultural. “En este caso el original sigue siendo el original”, puntualizó Ivannia Valverde. La NTN-004, por su parte, se refiere a procesos en los que es posible eliminar el documento en papel.
En ambos casos, explicó Valverde, lo que se busca es promover el acceso a los documentos por medio de las bondades que ofrece la digitalización. Además de brindar un acceso más eficiente a las personas usuarias, el contar con documentos digitalizados también facilita el teletrabajo entre quienes trabajan en archivos.
Con el fin de que sea más fácil su consulta, estas normas se publicarán en el sitio web durante el I trimestre de 2022, en la sección de “Directrices y normas técnicas”. Ya en este apartado se ofrecen al público las primeras dos normas de esta serie: NTN-001 Lineamientos para la conformación de expedientes administrativos y NTN-002 Lineamientos para la descripción archivística.
Más información con Ivannia Valverde, Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
