San José, 20 de julio de 2021. Si los documentos que resguarda el Archivo Histórico se colocaron verticalmente, uno al lado del otro, integrarían una fila de más de ocho kilómetros de largo. Por este motivo el Archivo Nacional anuncia con tanta satisfacción el lanzamiento de su nueva base de datos Access to Memory (AtoM), ya que ayudará al público usuario a desarrollar búsquedas más precisas en esa enorme cantidad de documentos que son patrimonio de todas las personas costarricenses.
El Archivo Histórico es uno de los tres archivos que funcionan en las instalaciones del Archivo Nacional. Presentar al público la nueva base es la culminación de un proceso de trabajo que empezó en 2020. Javier Gómez, director general del Archivo Nacional, comenta con estas palabras la buena noticia que da a conocer la institución: “La nueva base permite un acceso para todos y todas las personas usuarias, teniendo la posibilidad de derribar las fronteras físicas, ya que, es posible que sea consultada sin dependencia del lugar o el momento, en cualquier dispositivo electrónico y cumpliendo con las medidas de accesibilidad. Además, se le brindará a la persona usuaria oportunidad de tener a la mano documentos a texto completo, de algunos de nuestros fondos y colecciones, los cuales seguirán su crecimiento, gracias a los esfuerzos institucionales en los procesos de digitalización. De esta forma existe la opción de no sólo de ver referencias, sino también imágenes, las cuales seguirán un flujo constante en aumento.”
Según explicó Rosibel Barboza Quirós, coordinadora del Departamento Archivo Histórico (DAH), al cambiar de plataforma para la base de datos se obtienen una serie de beneficios, tanto para el público que investiga como para los profesionales que atienden la tarea técnica de describir los documentos.
En primer lugar, el público encontrará búsquedas más ágiles y resultados más específicos. Como venía sucediendo desde antes, las personas pueden efectuar la búsqueda en el sitio web de la institución y a partir de ahí tienen dos caminos para consultar los documentos. El primero de ellos es visitar el archivo de manera presencial (previo trámite de cita). La facilitación de documentos para consulta presencial se efectúa de de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 m; la cita se debe solicitar al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.La segunda opción para tener acceso a los documentos es contratar su reproducción digital para que le lleguen vía correo electrónico o transferencia descargable, en un plazo aproximado de diez días hábiles. Este trámite tiene un costo que varía según la cantidad de imágenes y se solicita al correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Además, la nueva base tiene una apariencia más atractiva (algo que las personas usuarias venían solicitando) y tiene la ventaja de que permite al público observar documentos que estén digitalizados. Este último punto es un banco en el que la institución trabaja permanentemente, por lo que de manera paulatina irá aumentando la cantidad de documentos digitales disponibles, como mencionó Javier Gómez anteriormente.
Cuando las personas ingresan a la base de datos encontrarán una serie de instrucciones para efectuar la búsqueda, así como un video explicativo. Mientras las personas se van familiarizando con las herramientas avanzadas de búsqueda, pueden pinchar en el botón “Búsqueda” ubicado sobre el saludo de bienvenida.
Según explicó Rosibel Barboza, además del obvio beneficio para quienes investigan, esta base facilita el trabajo para quienes trabajan en el DAH en la descripción de documentos. Esto se debe a que la herramienta les permite efectuar su descripción en ella, directamente. De hecho, el botón de la esquina superior derecha (que pide iniciar sesión) es para estas personas funcionarias; el público no requiere inscribirse para usar la base.
El que se pueda describir en la base directamente es un paso de eficiencia muy importante ya que, según explicó Barboza, no será necesario que quienes describen pasen la información al Departamento de Tecnologías de Información (TI), como sucedía en el pasado. Ahora este paso es innecesario y esto permite ahorrar tiempo y disminuir el riesgo de errores. La descripción es un proceso técnico muy importante que se desarrolla en un archivo. Este trabajo permite localizar la información para que quien la necesita pueda usarla y este es, al fin de cuentas, el objetivo final del quehacer archivístico.
La nueva base se ubica en una plataforma llamada AtoM, desarrollada por el Consejo Internacional de Archivos (ICA, por sus siglas en inglés). Las funcionalidades antes mencionadas obedecen, en gran medida, a que se trata de una base desarrollada, específicamente, para archivos.
A nivel internacional los archivos se rigen por una serie de normas que indican cómo debe realizarse la descripción y una de las ventajas de la nueva base es que cumple con ellas. Si bien tienen nombres que suenan muy extraños para el público no especializado, se trata de normas conocidas para quienes trabajan en archivos. Se trata de las siguientes: ISAD-g (que Identifica y explica el contexto y el contenido de los documentos de archivo en distintos niveles), ISAAR-cpf (que permite la descripción de registros de autoridad para instituciones, personas y familias), ISDIAH (que describe instituciones que custodian archivos) e ISDF (para describir funciones).
Durante lo que resta de 2021 estarán disponibles en el sitio web tanto la base de datos “General” como la nueva en AtoM, pues funcionarios del DAH en conjunto con el Departamento de Tecnologías de Información, estarán ingresando los registros pendientes. Una vez completa la base de datos AtoM, será la principal del departamento y la que se seguirá utilizando tanto a lo interno como para el acceso de las personas usuarias.
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