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Servicios del Archivo Notarial se adaptan durante emergencia sanitaria


17 de abril de 2020. En el contexto de la emergencia sanitaria que vive el pa铆s por el Covid-19, el Archivo Nacional ha adaptado sus servicios y atenci贸n al p煤blico, especialmente para profesionales en Notariado.


Con el fin de responder a las necesidades que se han ido presentando, el director general de la organizaci贸n, Alexander Barquero, emiti贸 una nueva resoluci贸n (DGAN-13-2020) para atender lo que se consideran excepciones v谩lidas a los mecanismos de atenci贸n establecidos previamente. Este grupo de medidas son las siguientes:


1. Ingreso controlado de notarios para consignar notas marginales de correcci贸n.


La finalidad es dar una opci贸n al profesional en Notariado para que, de conformidad con las regulaciones del art铆culo 97 del C贸digo Notarial, pueda corregir los instrumentos p煤blicos y continuar con los tr谩mites correspondientes. Para hacer uso de este servicio, la persona notaria debe seguir los siguientes pasos:

  • Enviar un correo a Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla solicitando una cita para consignar una nota; esto lo debe indicar claramente, as铆 como el n煤mero de tomo de su protocolo, con el fin de tenerlo preparado.
  • Si es una escritura realizada en conotariado, debe indicar el nombre del conotario que lo deber谩 acompa帽ar as铆 como el nombre de la partes si deben firmar.
  • Se帽alar en su solicitud los nombres de las partes con n煤mero de c茅dula, en caso de que deban apersonarse.
  • De vuelta de correo estar谩 recibiendo una notificaci贸n donde se le indicar谩 hora y d铆a para que se apersone al Archivo Nacional para consignar la nota.

El servicio estar谩 disponible jueves y viernes, de 8 a.m. a 3 p.m.

2. Ingreso controlado de notarios para corregir 铆ndices presentados por correo postal o ventanilla.

La finalidad de este servicio es dar una opci贸n al notario para que pueda corregir los errores y omisiones detectados en dichos 铆ndices y de esta forma se puedan acreditar. Al hacer esto, el notario estar铆a cumpliendo con su deber funcional y as铆 no se atrasan otros tr谩mites de su inter茅s.


Para acceder a este servicio, el notario deber谩 enviar un correo a Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla y explicitar en su solicitud que la cita que pide es para corregir 铆ndices, as铆 como indicar a cu谩l quincena corresponden. De vuelta de correo estar谩 recibiendo una notificaci贸n en la que se le indicar谩 hora y d铆a para que se apersone a corregir.


El servicio estar谩 disponible lunes, martes y mi茅rcoles, de 8 a.m. a 3 p.m.

Para todos los casos antes mencionados聽 (servicios 1 y 2), la persona debe imprimir la notificaci贸n y mostrarla al oficial de seguridad el d铆a en que visita el Archivo. Si no se presenta el d铆a y la hora de la cita, deber谩 volver a solicitarla.

3. Retiro controlado de certificaciones, constancias y testimonios solicitados con anterioridad a la emergencia.

La persona interesada se apersonar谩 y mostrar谩 al oficial de seguridad el recibo que se le entreg贸 previamente. Este servicio estar谩 disponible de lunes a viernes, de 8 a.m. a 3 p.m.

4. Habilitar el pr茅stamo y secuestro de documentos notariales.

Para este servicio la solicitud puede ser enviada por correo electr贸nico a la direcci贸n Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla y al momento de apersonarse al Archivo Notarial, presentar la solicitud original. Este servicio se brindar谩 de lunes a viernes de 8 a.m. a 2 p.m.

A estos servicios se suma la entrega de tomos de protocolo, previamente comunicada, de acuerdo con la Resoluci贸n DGAN-12-2020, del 3 de abril. Esta entrega est谩 habilitada de lunes a viernes, de 8 a.m. a 12 mediod铆a. Para poder hacer efectivo el dep贸sito, el profesional en notariado debe indicarle al oficial de seguridad cu谩l es el tr谩mite que viene a realizar, y este coordina con el personal interno la autorizaci贸n para que la persona ingrese.


Asimismo, la Junta Administrativa del Archivo Nacional, con el apoyo de la empresa concesionaria Master Lex, decidi贸 el 17 de abril extender una quincena m谩s el servicio gratuito de Index. Quienes ya est谩n inscritos en la plataforma pueden usarla normalmente. Las personas que no est茅n inscritas, y que deseen anotarse para disfrutar de este servicio gratuito, deben realizar lo siguiente:


Enviar un correo a la direcci贸n Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla Es imprescindible que la informaci贸n se facilite en el siguiente orden:

  • Nombre y apellidos (ambos)
  • C茅dula (agregar los ceros cuando sea necesario)
  • Correo electr贸nico
  • N煤mero de carn茅 del Colegio de Abogados
  • N煤mero de tel茅fono.
Es imprescindible que la persona cuente con firma digital y habr谩 tiempo hasta el 27 de abril para inscribirse.


Pocos d铆as despu茅s de que iniciara la emergencia sanitaria en el pa铆s debido al COVID-19, el Archivo Nacional cerr贸 su atenci贸n presencial. Esto se sustent贸 en la Resoluci贸n No. MS-DM-0736-2020 / DM- MCJ- 041-2020 firmada el 20 de marzo por los ministros de Salud, Daniel Salas Peraza, y de Cultura y Juventud, Sylvie Dur谩n Salvatierra. Asimismo, la Resoluci贸n DGAN-11-2020 estableci贸 que por la misma emergencia sanitaria est谩 inhabilitada la entrega presencial del 铆ndice; por el momento solo se pueden hacer llegar mediante la plataforma Index y por correo postal.


Se recuerda al p煤blico que el Archivo Nacional permanece trabajando de forma remota. Se invita a las personas usuarias a mantenerse al tanto del quehacer de la instituci贸n mediante su p谩gina de Facebook, as铆 como se pone a disposici贸n la lista de correos electr贸nicos del personal.


 


Direcci贸n General del Archivo Nacional.

Ministerio de Cultura y Juventud.

900 metros sur y 150 oeste Plaza del Sol, Curridabat.

Tel茅fono: (506) 2283-1400 / Fax: (506) 2234-7312.

Apartado postal: 41-2020, Zapote, Costa Rica.

2019 庐 Direcci贸n General del Archivo Nacional.