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Boletín Archívese – Conversación con Beatriz Franco sobre Modelo para la gestión documental

 

Beatriz Franco fue la expositora invitada en el pasado Congreso Archivístico Nacional.  Es co-coordinadora del Proyecto para la elaboración e implementación de un Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos en el marco de la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública (RTA) de América Latina, modelo que justamente presentó en la actividad.

 

Este es un extracto de una conversación con ella, para ampliar el tema de su exposición.

 

¿Cuál es el nombre oficial de este modelo? ¿Cómo nace?

 

El nombre oficial es Modelo de Gestión de documentos y administración de archivos para la Red de Transparencia y Acceso a la información pública. Este proyecto surge de la red mencionada, que está integrada por órganos garantes de acceso y transparencia de la región, de Latinoamérica. Está formada por 15 países de la región y desde el año pasado también forma parte España.

 

Esta red se dio cuenta de que se pueden tener unas leyes de acceso y transparencia muy maravillosas, pero muchas veces eran complicado dar respuesta acertada y en plazo, como indicaba la respectiva ley, debido a que no se encontraba la información, y gran parte del problema alrededor de esta situación era que había archivos muy mal organizados en determinadas instituciones.

 

Entonces se consideró que una de las acciones prioritarias de la red era establecer un modelo de gestión de documentos, de administración de archivos para poder mejorar todos los procesos de gestión de archivos y conseguir que se implementasen de una manera más eficaz todas las leyes de transparencia y acceso a la información pública y rendición de cuentas.

 

¿Cómo le explicamos a personas que no están muy vinculadas con el quehacer de los archivos por qué es importante para los ciudadanos que los documentos se gestionen de la forma adecuada?

 

Sin archivos organizados, sin una adecuada gestión documental, es imposible llevar a cabo determinadas obligaciones de parte de las instituciones públicas como son las que tienen que ver con acceso a la información, rendir cuentas y el conocer toda la administración pública. Sin unos archivos organizados esto no se puede hacer y se trata de algo que es muy importante para la confianza del ciudadano.

 

Los ciudadanos no pueden tener confianza de que las administraciones públicas les están dando sus mejores servicios si realmente no hay información de que estas actividades se están haciendo de la manera más transparente posible y eso no se puede hacer sin unos archivos organizados, sin una buena gestión documental.

 

Los países en los que ya se ha aplicado el modelo, ¿continúan aplicándolo?

 

Se han hecho proyectos piloto que hemos usado para evaluar la implementación del modelo, ya sea de manera integral o modular. Todos estos países siguen implementando y mejorando el modelo. Forman parte de la red y han formado parte del modelo desde el principio, desde que se inició en junio del 2014: Colombia, Brasil, México, Ecuador, Chile, Uruguay, la provincia argentina de Santa Fe (porque Argentina es gobierno federal y cada provincia se puede adherir de manera separada del resto), Perú y Guatemala.  Todos ellos han estado trabajando con el modelo.  En cuanto a experiencias piloto, podemos citar: Chile, Colombia, Ecuador, México, El Salvador, Uruguay y la provincia de Santa Fe.

 

¿En qué se diferenciaría este modelo de otros existentes?

 

Si se hace una búsqueda por internet de modelos de gestión de documentos, se suelen encontrar documentos de 20, 30, 40 páginas en los que se está diciendo qué requisitos debe de tener una adecuada gestión documental.   Pero este es un modelo muy integral y que trata todos los procesos archivísticos y de gestión documental de una manera muy general. No solo te dice cuáles requisitos debe tener una adecuada gestión documental sino que también te dice cómo llegar a cumplir con esos requisitos. Te dice cuáles son las líneas de actuación prioritaria en cada uno de los procesos archivísticos, qué compromisos tienes que tomar para cumplir con esas líneas y también los pasos que debes seguir para cumplir con esos compromisos. Es decir, te van a explicar cómo desarrollar herramientas que hagan posible que se pueda implementar cada uno de los procesos archivísticos.

 

Cuando alguien observa el modelo desde afuera, se puede intimidar al observar que son muchas preguntas. ¿Qué le diría a alguien que se impresione y decida ni siquiera empezar?

Siempre decimos, y esto es lo más importante a considerar, que el modelo es modular, gradual y flexible. No está pensado como un manual universitario que se tiene que leer entero. Está considerado para acercarse al modelo por cada uno de los grupos de guías y directrices que se requieran. Si en un momento necesitas implementar cuestiones de conservación, te vas a acercar a las directrices que tratan sobre este tema. Los documentos están realizados de tal manera que se pueden leer por separado.

 

 

 


 


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