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NORMATIVA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

 
     

 

CIRCULARES


Circular CNSED-01-2019 | PDF
Normativa vigente en materia de selección y eliminación de documentos.

Circular CNSED-02-2019 | PDF
Vigencia de tablas de plazos de conservación documentos y valoraciones parciales.

Circular CNSED-01-2021 | PDF
Presentación de instrumentos de valoración documental.
Instructivo de valoración documental | PDF

 


 

RESOLUCIONES

Ver al final, enlace para descarga. 

 

 Resolución CNSED-03-2020.

Publicada en la Gaceta N° 285 del 3 de diciembre de 2020. Incluye la siguiente norma:

  • Norma 06-2020 Pautas mínimas para levantamientos de declaratorias de valor científico cultural de documentos.

Para aplicar estas pautas, debe existir una justificación del porqué se solicita el levantamiento de la declaratoria de una serie o tipo documental con valor científico  cultural, que sirva de fundamento al acto administrativo de levantamiento que le preceda.

 

Resolución CNSED-02-2020.

 Publicada en el Alcance 317 a La Gaceta N°284 del 2 de diciembre de 2020. Incluye las siguientes normas:

  • Norma 02.2020: Establecer una declaratoria general de documentos con valor científico cultural, en todas las instituciones que conforman el Sector Municipal establecido por  el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.
  • Norma 03-2020: Declaratoria con valor científico cultural las siguientes series documentales: afiches, álbumes de recortes de periódicos, Campañas publicitarias en prensa escrita, radio y televisión y sus productos finales, libro de marca, sobre imagen, logo y marca comercial, rótulos, etc. Publicaciones, fotografías (positivo, negativo y digital) organizados independientemente del subfondo en donde se encuentren.
  • Norma 04-2020:  Criterios para conservar los documentos declarados con valor científico cultural en las municipalidades.
  • Norma 05-2020: Declaratoria de Valor Científico Cultural para todos aquellos documentos producidos o recibidos ante el Concejo Municipal y que conforman el Expediente  de Sesiones del Concejo Municipal.

 

Resolución CNSED-01-2020.

 Publicada en La Gaceta N°173 del 16 de julio de 2020.

 Declara con valor científico cultural el 100% de la producción de documentos en las instituciones del Sistema Nacional de Archivos, relacionada con la pandemia por el   Coronavirus SARS-Cov 2, que da origen a la enfermedad Covid-19.

 

 Resolución CNSED-01-2019

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 214 del 11 de noviembre de 2019. Incluye la siguiente norma:

Norma 01.2019. Se ratifica la declaratoria de valor científico cultural del 100% de las boletas de los censos de: Encuesta de hogares; Censo Nacional de población y vivienda;  Censo Agropecuario.

 

Resolución CNSED-01-2018

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 206 de del 7 de noviembre de 2018. Incluye las siguientes normas:

  • Norma 01.2018: Medios para la presentación de trámites ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Norma 02.2018: Cantidad total de valoraciones documentales a resolver por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
  • Norma 03.2018: Presentación y trámite de tablas de plazos.
  • Norma 04.2018: Comunicación de avance de trámites presentados a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Norma 05.2018: Plazo para atender solicitudes de aclaración o subsanación formuladas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Norma 06.2018: Archivo de Trámites de Valoración Documental.
  • Norma 07.2018: Conocimiento de las solicitudes de valoración documental por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Norma 08.2018: Eliminación de documentos.
  • Norma 09.2018: Presentación de tablas de plazos de conservación de documentos y valoraciones parciales para Unidades Administrativas de una misma institución con funciones homólogas ante la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Norma 10.2018: Eliminación de documentos en blanco.
  • Norma 11.2018: Vigencia administrativa y legal permanente.
  • Norma 12.2018: Declaratoria de valor científico cultural de documentos producidos en programas del Archivo Nacional.

Resolución CNSED-01-2017

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 06 de 15 de enero de 2017. Contiene las siguientes normas:

  • Nº 1.2017: Autoriza a todas las instituciones conforman el Sector Público Costarricense la eliminación de series documentales producidas en las Contralorías de Servicios o sus similares, cuando caduque la vigencia administrativa y legal establecida por los CISED.
  • Nº 2.2017: Se aclara que las series documentales no incluidas en la norma anterior, se deben someter a consulta de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Resolución CNSED-03-2016

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 235 de 07 de diciembre de 2016.
Contiene la norma:

  • Nº 1.2016: Se declararan documentos con valor científico cultural de conservación permanente en cualquier soporte, en todas las Universidades públicas, específicamente en las siguientes unidades administrativas: Asamblea Universitaria o Institucional, Consejo Universitario o Institucional, Rectoría y Vicerrectorías, Otras series o tipos documentales estratégicos o sustantivos, relacionados con normativa universitaria, administrativos, gráficos y audiovisuales.

Resolución CNSED-02-2016

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 235 de 07 de diciembre de 2016.
Contiene la norma:

  • Nº 04.2016: Autoriza la eliminación de determinadas series documentales en todas las oficinas de la Caja Costarricense del Seguro Social.

Resolución CNSED-01-2016

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 154 de 11 de agosto de 2016.
Contiene las normas:

  • Nº 01.2016: Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas: Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades Informáticas, Telecomunicaciones); Oficinas de prensa; relaciones públicas, Comunicación o protocolo; Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares
     
    Es importante aclarar, que debido a que esta norma se trata de una declaratoria general de valor científico cultural, es aplicable aún para aquellas instituciones que no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos conocidas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
     
    Sin embargo, esta declaratoria no exime a las instituciones de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos, correspondientes a cada una de las unidades administrativas que las conforman. También, se debe indicar, que las series documentales declaradas con valor científico cultural en esta norma, deben ser incluidas en la tabla de plazos de cada oficina productora.
     
  • Nº 02.2016: Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado: Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares (Departamentos de Cómputo, Unidades Informáticas, Telecomunicaciones); Oficinas de prensa; relaciones públicas, Comunicación o protocolo; Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus similares.

    Cabe señalar, que las instituciones pueden eliminar las series documentales señaladas en esta norma, una vez que haya finalizado el valor administrativo y legal establecido por el CISED, sin necesidad de consultar a la CNSED. Por tal motivo, no es necesario que sean incluidas en la tabla de plazos de la oficina productora que se presente ante la CNSED.

Resolución CNSED-01-2015

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 242 de 14 de diciembre de 2015.
Contiene la norma:

  • Nº 01.2015: En la cual se establece una declaratoria general de valor científico cultural para las series documentales: "Filmes, videos y grabaciones" y "Entrevistas realizadas a personas que han tenido influencia en la sociedad". Esta norma también indica los criterios mínimos que deben contener dichas series documentales para adquirir la condición de valor científico cultural.

Resolución CNSED-03-2014

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de 2015.  Contiene las siguientes normas:

  • Nº 05.2014: Establece una declaratoria general de la serie documental “Partituras musicales originales de bandas nacionales y municipales”

Resolución CNSED-02-2014

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de 2015.  Contiene las siguientes normas:

  • Nº 03.2014: Establece una declaratoria general de tipos documentales con valor científico cultural en todas las instituciones que conforman el Sector  Público Costarricense, correspondiente a las Áreas: Financiero Contables, Proveedurías Institucionales.
  • Nº 04.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales de carácter facilitativo que se producen y reciben en: Áreas Financiero Contables, Áreas de Proveedurías Institucionales.

Resolución CNSED-01-2014

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 5 de 8 de enero de 2015. Contiene las siguientes normas:

  • Nº 01.2014: Comunica la declaratoria de valor científico cultural para series documentales específicas que se producen y reciben en las instituciones que conforman el Estado, específicamente en las siguientes unidades administrativas: Órganos colegiados o superiores, Áreas de Planificación Institucional, Áreas de Auditoría Interna, Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales, Áreas de Recursos Humanos.
     
    Es importante aclarar, que debido a que esta norma se trata de una declaratoria general de valor científico cultural, es aplicable aún para aquellas instituciones que no cuentan con tablas de plazos de conservación de documentos aprobadas por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
     
    Sin embargo, esta declaratoria no exime a las instituciones de presentar las tablas de plazos de conservación de documentos, correspondientes a cada una de las unidades administrativas que las conforman. También, se debe indicar, que las series documentales declaradas con valor científico cultural en esta norma, deben ser incluidas en la tabla de plazos de cada oficina productora.
     
  • Nº 02.2014: Autoriza la eliminación de algunas series documentales facilitativas que con frecuencia, se producen y reciben en las siguientes unidades administrativas de las instituciones que conforman el Estado: Áreas de Planificación Institucional, Áreas de Auditoría Interna, Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales, Áreas de Recursos Humanos.
     
    Cabe señalar, que las instituciones pueden eliminar las series documentales señaladas en esta norma sin necesidad de consultar a la CNSED. Por tal motivo, no es necesario que sean incluidas en la tabla de plazos de la oficina productora.
     

Resolución CNSED-02-2009

Publicada en el diario oficial La Gaceta Nº 248 de 22 de diciembre de 2009.

Resuelve declarar con valor científico cultural los materiales audiovisuales (fotografías, videos, filmes, presentaciones multimedia, afiches, material divulgativo en pequeño formato, grabaciones de audio, etcétera) producidos en los Despachos de la Presidencia, Consejo de Gobierno y Despachos de Ministros.

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CRITERIOS


Ver Criterios de la C.N.S.E.D.

 

 

Acerca del Archivo Nacional de Costa Rica

Es la entidad rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. 

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