Cada año la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) reconoce por medio del Premio Luz Alba Chacón de Umaña, el trabajo de un archivo (central o final) que se destaque o desarrolle ampliamente en su gestión de documentos, procesos del tratamiento archivístico, proyección institucional, aplicación de tecnologías de la información, entre otros aspectos.

A partir del año 2021, la metodología del premio se ajustó con relación a procesos de admisibilidad y evaluación de postulaciones. También existen criterios más detallados sobre los requisitos archivísticos, tecnológicos y administrativos para la evaluación de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos, los repositorios digitales y las condiciones para la conservación de documentos electrónicos.

Ivannia Valverde, parte del equipo que trabajó en la reforma, explicó que una de las motivaciones para efectuar estos cambios fue la falta de postulantes en años anteriores, o bien que aunque se proponen, por una u otra razón el premio se declara desierto. “Con la nueva metodología, que es más objetiva, se espera que los archivos centrales se animen a postularse y que desde un inicio se conozcan los ítems que se evaluarán”, indicó Valverde.

La metodología completa es un documento bastante amplio que se puede acceder en nuestro sitio web, por lo cual se comparte un resumen con lo más destacado. Asimismo, les compartimos el enlace a la conferencia, sobre el mismo tema, que impartió Ramsés Fernández en el pasado Congreso Archivístico Nacional.

Admisibilidad de postulaciones

• Las postulaciones debe presentarlas el jerarca de la institución u organización donde se ubica el archivo (ministro, viceministro, presidente, director general, director ejecutivo o de rango jerárquico análogo). También, podrán presentar candidaturas la Sección de Archivística de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica, la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de Archivos Centrales de las Instituciones Públicas y de los Poderes del Estado (CIAP), así como otras asociaciones, academias, entidades culturales o de educación superior que tengan vinculación estrecha con la Archivística.
• Las postulaciones deben contener un oficio, suscrito por el jerarca, director, presidente u equivalente, según sea el caso, con la manifestación de interés de participar en el Premio.

Aspectos generales

• La Comisión Evaluadora rendirá su informe escrito como resultado de la evaluación, el cual contemplará al menos la siguiente estructura: introducción, lista de archivos postulados, visitas a los archivos, parámetros de evaluación contemplados y recomendación de declaratoria del archivo ganador del Premio o indicación si se declara desierto el concurso.
• La Comisión Evaluadora debe visitar los archivos que sean necesarios de las postulaciones en condición de admisibles para realizar la evaluación in situ.
• La Comisión Evaluadora promediará las calificaciones otorgadas por cada miembro; la nota final deberá ser igual o superior a 90 para que el archivo postulante sea acreedor del premio.

Aspectos legales y técnicos

• Se facilita el fondo documental mediante un servicio en línea con su respectiva descripción.
• Se implementa un plan integrado de conservación que asegure y garanticen la integridad física y lógica de los documentos.
• Se cuenta con un plan de preservación de desastres para salvaguardar los documentos en los diferentes soportes.
• Existen reproducciones de documentos digitalizados en la institución.
• Los documentos en soporte electrónicos cuentan con firma digital avanzada.
• La institución cuenta con una estrategia para migrar información de un entorno a otro, sin pérdida de contenido ni de contexto, y con la menor pérdida posible de Estructura.
• La institución establece procesos continuos de transferencia de los documentos electrónicos a nuevos soportes.
• Las unidades administrativas encargadas de las Tecnologías de la Información y el Archivo Central, controlan en conjunto el cumplimiento de la normativa antes mencionada en la institución.
• La institución cuenta con un gestor documental.

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos

• Definir políticas de acceso y confidencialidad multinivel (serie, subserie, expediente, documento) según corresponda.
• Generar automáticamente los códigos de referencia (consecutivos) por tipo documental.
• Crear índices electrónicos para garantizar el foliado de los documentos.
• Utilizar certificados de sello electrónico de la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados.
• Verificar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos que se producen y se reciben en el sistema.
• Contar con almacenamiento seguro, confiable y con suficiente capacidad para gestionar los documentos electrónicos que se producen y reciben en el sistema.
• Permitir la aplicación de técnicas de redundancia y funcionamiento a través de múltiples enlaces de datos.
• Incorporar mecanismos que permitan analizar amenazas que puedan perjudicar el software y la información contenida, y activar protocolos de seguridad en caso de ser necesario.

Repositorios Digitales

• Contar con un repositorio digital basado en estándares internacionales de preservación, teniendo como base el Modelo de Referencia para un Sistema Abierto de Información de Archivo (OAIS).
• Verificar certificados digitales, firmas digitales, sellos de tiempo y componentes relacionados de la Jerarquía Nacional de Certificadores Registrados.
• Permitir cambiar formatos de origen por formatos oficiales de preservación sin alteraciones en el contenido.
• Permitir la interoperabilidad con otros sistemas de gestión y/o de preservación de documentos electrónicos mediante interfaces estandarizadas y suficientemente documentadas.
• Proteger los paquetes de información archivística por medio de cifrado ante posibles modificaciones o ataques.
• Incorporar mecanismos que permitan analizar amenazas que puedan perjudicar el software y la información contenida, y activar protocolos de seguridad en caso de ser necesario.

Condiciones para la conservación de documentos electrónicos

• Establecer objetivos y alcances para cada proceso de digitalización de documentos en soporte físico o analógico.
• Generar un protocolo en el que se definan las características y calidades de los dispositivos de digitalización, de las imágenes generadas y de los mecanismos para su resguardo.
• Establecer mecanismos de control, que garanticen la autenticidad, integridad, confiabilidad, calidad y disponibilidad de los documentos digitales generados.
• Establecer procesos continuos de transferencia de los documentos electrónicos a nuevos soportes, previendo su eventual obsolescencia en donde se almacenan o mantienen.
• Se utilizan formatos normalizados e interoperables que permitan la independencia del software en los que se producen los documentos electrónicos.
• Otros requisitos para las condiciones de almacenamiento en soportes como discos compactos, cintas y otros soportes externos.