Los documentos surgen dentro de un contexto determinado y atraviesan distintas etapas. Dentro de la concepción del Ciclo de Vida de los Documentos, éstos nacen con una utilidad en la resolución de asuntos propios de su creación y función. Con el transcurso del tiempo, pierden su vigencia administrativa y legal, y solamente algunos se conservan permanentemente en razón de su valor científico – cultural. De igual forma, existen diferentes tipos o etapas de archivo: de gestión, central o intermedio y final o histórico.
La transferencia es la suma de las actividades mediante las cuales los documentos producidos o recibidos por una oficina, en cumplimiento de sus funciones, se organizan para que ingresen a una etapa superior de archivo. El flujo racional señala que los archivos de gestión envían los documentos a los archivos centrales de las instituciones, y éstos los transfieren a la etapa final de archivo.
Los plazos de transferencia de los Archivos de Gestión a los Archivos Centrales, y de éstos a la Dirección General del Archivo Nacional, se fijan en las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos. Los documentos serán transferidos de acuerdo con los siguientes plazos :
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Archivos de Gestión: los documentos permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante cinco años, en promedio, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Plazos de Conservación.
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Archivo Central: una vez cumplida la etapa anterior, los documentos con valor administrativo y legal pasarán a los Archivos Centrales de cada entidad, en donde permanecerán alrededor de 15 años. Posteriormente, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional, aquellos que tengan valor científico - cultural, previa determinación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
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Archivo Histórico o Final: Los documentos que tengan como mínimo 20 años de antigüedad y sean de valor científico - cultural, pasarán a ser custodiados en forma permanente por la Dirección General del Archivo Nacional, previa autorización de la Dirección.
Registro Electrónico para Transferencia de documentos:
- Copia de archivos requeridos (Formato comprimido ".ZIP")
- Instructivo para su utilización (Formato "PDF")
Registro Electrónico para Transferencia de documentos Audiovisuales:
- Archivo de actualización
Nota: Favor instalar el archivo comprimido de actualización y sustituirlo dentro de la carpeta
Respuestas a las consultas recibidas y relacionadas con el tema de Transferencias al Archivo Nacional de documentos de la Presidencia de la República, Consejo de Gobierno y Ministerios de Estado
Para poder transferir documentos a la Dirección General del Archivo Nacional, es importante observar los requisitos y el trámite correspondiente. (Ver más información) Asimismo, cuando los Archivos Centrales transfieran documentos a la Dirección General del Archivo Nacional, deberán entregar los instrumentos descriptivos que pertenecen a aquellos, calificados por la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos como de valor científico - cultural. La transferencia de los instrumentos y documentos se realizará en forma conjunta.
Si en alguna institución existen documentos de valor científico - cultural que han cumplido 20 años de gestados, plazo para ser remitidos a la Dirección General del Archivo Nacional, y la institución no ha solicitado su transferencia, la Dirección General requerirá por escrito su remisión y fijará la fecha para que ésta se lleve a cabo.
Los documentos que son custodiados por la Dirección General del Archivo Nacional son valiosos, pues reflejan, por una parte, las funciones para las cuales fueron gestados y, por otra, condiciones sociales, políticas, económicas y culturales del país. Estos documentos son fuente para la investigación, su estudio permite conocer la evolución nacional en conjunto y reforzar la identidad.
Existen cuatro tipos de transferencias:
Transferencias
