El Departamento Archivo Histórico tiene como finalidad la custodia del Patrimonio Documental de la Nación, es el guardián de la memoria histórica del país. Su función está centrada en el tratamiento archivístico, conservación, preservación, difusión y facilitación de ese legado patrimonial, para ponerlo al servicio de los clientes con la finalidad de que éstos sustenten sus investigaciones científicas o para otros fines particulares.

En la actualidad el Departamento Archivo Histórico está integrado por tres áreas de coordinación, a saber: Procesos Técnicos Archivístico, Difusión e Investigación y Servicios al Usuario. Además tiene a su cargo la Biblioteca Especializada en Archivística y ciencias afines.

La documentación que custodia el Archivo Histórico y la Biblioteca Especializada es de libre acceso para todas aquellas personas, nacionales o extranjeros, que requieran de la información que éstos conservan, salvo aquella que tiene algún impedimento o restricción por razones legales y de conservación.

Documentos de interés: Estudios de Usuarios año 2005

Servicio: Pasantías sobre organización de Archivos Históricos

Formulario:

• Boleta de inscripción

Requisitos:

• Solicitud de inscripción.
• Cancelación del costo.
• Orden de compra o pedido a nombre de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Trámite:

• Solicitar al Departamento Administrativo Financiero la programación de pasantías de cada año.
• Aportar documentos que certifiquen el cumplimiento de requisitos.
• Llenar boleta de inscripción (Formulario Nº 29) y remitirla al Departamento Administrativo Financiero.
• Cancelar en la Caja de la institución o mediante depósito bancario a nombre de la Junta Administrativa el costo de inscripción.
• Asistir y cumplir con los programas establecidos

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202: Artículos 11 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 47-52.

Servicio: Facilitación de documentos históricos

Formulario e Instrucivo:

• Formulario de solicitud de documentos históricos
• Manual sobre normas y procedimientos para usuarios Sala de consulta e investigación "José Luis Coto Conde"

Requisito:

• Identificación personal con fotografía

Trámites:

• Apersonarse a la Sala de Consulta e Investigación.
• Registrarse en el Libro de Control Diario de Usuarios.
• Si el usuario trae consigo algún maletín, deberá guardarlo en el casillero.
• Solicitar los Instrumentos de Localización de documentos (Fichas, Inventarios, Índices, Catálogos, Bases de Datos o Guías)
• Realizar la búsqueda de información documental.
• Llenar boleta “Solicitud de Documentos”

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 10 y 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 94 al 98.

Servicio: Reproducción de documentos históricos

Los documentos coloniales no se fotocopian y en caso de otros documentos históricos, su reproducción depende de su estado de conservación.

Formularios:

• Formulario de solicitud de reproducción de documentos históricos

Requisitos:

• Si la reproducción se utiliza para fines de investigación y publicación, deberá dar los créditos correspondientes a la Dirección General del Archivo Nacional.
• Cancelación del costo.

Trámites:

• Una vez que el usuario ha consultado los documentos de su interés y en el caso de que necesite una reproducción, deberá:
• Llenar formulario “Solicitud de reproducción de documentos históricos” que pueden ser: fotografías, planos, documentos textuales (si son pequeños), grabaciones en casetes, microfilmes, copia de registros de diferentes fondos que contiene la Base de Datos y fotocopiado de documentos textuales.
• Cancelar (una vez autorizada la reproducción) en la Caja el costo de la reproducción.
• Retirar la reproducción de documentos el día indicado.

Sustento Legal:

Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 99-103

Servicio: Fotocopia certificada de documentos históricos

Formularios:

• Formulario de solicitud de fotocopiado de documentos históricos

Requisitos:

• Cancelación del costo de la fotocopia y timbres de Ley

Trámites:

• Una vez que el usuario ha identificado el documento que desea le sea certificado, le solicita al Encargado de la Sala de Consulta e Investigación la autorización respectiva, para lo cual llena el formulario “Solicitud de fotocopiado de documentos históricos”
• Dirigirse al Área de Fotocopiado ubicada en el Departamento Archivo Notarial, acompañado de un funcionario de la Institución y cancelar el costo de la fotocopia.
• Aportar los Timbres de Ley.
• Retirar la fotocopia certificada en la fecha indicada por el Certificador

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo105, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: Artículos 3 y 6 y Código Fiscal: 238 y siguientes.

 

Servicio: Emisión de certificaciones: Años laborados para la Administración Pública desde 1900 hasta 1965

Formularios:

• Formulario de solicitud de certificación de años de servicios

Requisitos:

• Documento de identidad del solicitante.
• En caso de enviar a un representante, deberá aportar fotocopia del documento de identidad y autorización para realizar el trámite.
• Timbre de Ley.

Trámites:

• Apersonarse en la Oficina de Certificaciones.
• Identificarse.
• Llenar formulario “Solicitud de certificación de años de servicio”.
• Aportar Timbres de ley.
• Recibir el “Comprobante de trámite” y retirar la certificación a partir del día indicado.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo105, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: Artículos 3 y 6 y Código Fiscal: 238 y siguientes.

 

Servicio: Venta de publicaciones

Requisitos:

• Pagar el valor de la publicación

Trámites:

• Apersonarse al Área de la Caja.
• Consultar la lista de publicaciones y los tipos de soporte, así como su precio. (Ver publicaciones a la venta)
• Cancelar el costo de la publicación.
• Retirar en la Secretaría del Departamento Archivo Histórico contra recibo, la publicación .

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 20 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 19.

 

Servicio: Exposición documental itinerante

Trámite:

• Comunicarse con funcionarios del Departamento Archivo Histórico para investigar qué exposiciones itinerantes están a disposición.
• Solicitar por escrito al Departamento Archivo Histórico la exposición itinerante indicando: nombre de institución interesada, lugar y fecha de la exposición.
• Recibir a conformidad de manos de funcionarios del Archivo Histórico, la exposición de documentos itinerante conjuntamente con un inventario de lo que se entrega, así como el estado de conservación de los documentos.
• El transporte de la exposición desde el Archivo Nacional hasta la institución interesada y viceversa corre por cuenta de quien solicita.
• El montaje y desmontaje de la exposición corre por cuenta de la institución solicitante.
• Velar por la custodia y seguridad del material relativo a la exposición.
• Entregar una vez concluida la exposición, los documentos y el inventario del material que se facilitó, a los funcionarios del Archivo Histórico, para que se proceda a verificar tanto la existencia física de los documentos como su estado de conservación.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 111-114.

Servicio: Visitas Guiadas

Requisitos:

• Tener interés en conocer el funcionamiento y organización del Archivo Nacional y el Patrimonio que custodia

Trámites:

• Contactar con funcionarios del Departamento Archivo Histórico para solicitar cita para realizar la visita.
• Formar grupos de estudiantes de no más de 15 estudiantes.
• Cumplir con el horario establecido de previo por el Archivo Nacional

Sustento Legal:

Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 116.

Servicio: Préstamo de material bibliográfico especializado en Archivística y Ciencias afines

Formularios:

• Formulario de bliblioteca

Trámites:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional: la Biblioteca
• Si trae consigo maletines o similares, deberá cancelar en la Caja el derecho de alquiler del casillero (¢100) en donde depositará sus pertenencias. Los estudiantes con carné pagarán ¢50.
• Solicitar a la Bibliotecóloga la información requerida.
• Realizar la búsqueda del material en la Base de Datos conjuntamente con el Encargo de la Biblioteca.
• Llenar boleta “Biblioteca”.
• Consultar el libro o publicación en la Biblioteca.
• Devolver el libro en la Biblioteca.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 25 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 44-46.

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