De 8 de la mañana a 3 de la tarde.

Debe de solicitar a la Dirección Nacional de Notariado que lo autorice y para ello debe adjuntar una constancia de estar al día en la presentación de índices.

Normal:

•  Que todos los folios estén usados o que queden unos pocos porque el instrumento público que continua necesita más espacio.

•  Razón de cierre.

•  Estar al día en la presentación de índices.

•  Cancelar empaste, microfilmación y timbre de Archivo.

Por Cese:

•  Hacer la razón de cierre inmediatamente después del último instrumento público.

•  Además de los requisitos anteriores, debe indicar en la razón de cierre cuáles folios quedan en blanco y el motivo del cese.

•  Aportar copia de la nota que se envía a la Dirección Nacional de Notariado en la que se solicita el cese.

Se le remite al artículo artículo 52 del Código Notarial que dice:- Razón de cierre

Al concluirse cada tomo de protocolo, luego del último instrumento público el notario debe consignar una razón de cierre, en la cual indicará el número de instrumentos que contiene, su estado y si todos están debidamente firmados por los otorgantes y testigos, en su caso, así como cualquier otra circunstancia que estime importante. Después del último instrumento público, el notario debe tener cuidado de reservar espacio suficiente para dicha razón.

En la razón de cierre se recomienda indicar la cantidad de los folios y la razón por la que quedan en blanco, por ejemplo: porque por un error no se utilizaron o porque no hay espacio suficiente para la escritura siguiente.

En primer lugar este monto varía por acuerdo de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, (artículo 60 del Código Notarial, último párrafo). (Ver lista de precios)

 

El depósito definitivo es aquel en que el tomo de protocolo no saldrá del Archivo Nacional, salvo por orden judicial o a solicitud de la Dirección Nacional de Notariado permanente, se debe cancelar la encuadernación y microfilmación y se le hará la razón de cierre. (artículo 54 y 55 del Código Notarial)

El depósito temporal es aquel en donde el notario está inhabilitado o sale del país por un plazo de 3 a 6 meses (artículo 53 del Código Notarial) . En este caso no debe hacer razón de cierre, únicamente depositarlo con una nota que indique el motivo de depósito, el plazo del depósito e indicar dirección, teléfono y fax y el nombre de una persona autorizado o responsable. Una vez concluido este término puede solicitar el notario la devolución del tomo o en caso contrario se procede a consignar al cierre.

Las regulaciones las encuentra en los artículos 61 y siguientes del Código Notarial. En lo que se refiere al Archivo Notarial, se relaciona con el depósito de un tomo que tenga folios con diligencias de reposición, en cuyo caso debe presentar junto con el tomo a depositar la resolución original de la Dirección Nacional de Notariado donde se indique el inicio de las diligencias y el número de expediente de trámite de reposición.

La persona que custodia el tomo deberá apersonarse al Departamento Archivo Notarial

Acompañar con el tomo una nota, indicando calidades de depositante y el motivo de depósito

Por este trámite no se debe cancelar ningún monto, según acuerdo 7 de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, en Sesión N° 5 - 2000, celebrada el 08/03/2000

Se pueden diferenciar tres situaciones:

En la inversión de los folios se le recomienda dejarlos así, pues es más importante la continuidad de la información, de conformidad con la resolución de la Dirección Nacional de Notariado. Se debe indicar en la razón de cierre esta situación.

Cuándo se deja un folio en blanco y se pasó al siguiente se sugiere que lo cancele con una X de extremo a extremo, ya sea el frente o vuelto o ambos. Se debe indicar al margen de los folios y en la razón de cierre esta situación.

Se le recomienda Arial “11”.

Sí, mientras la letra sea legible.

En primer lugar no se debe tratar de restaurar el folio en la oficina. Debe apersonarse al Archivo Notarial lo más pronto posible, para que el restaurador valore el daño, en caso de ser posible la restauración se le indica el monto a cancelar, dejará los folios mientras se restauran y posteriormente se le devolverán. Si mientras se restauran se debe depositar el tomo se dejan en el Archivo y se encuaderna cuando ya esté el trabajo de restauración concluido. Nunca tratar de reparar porque se puede deteriorar más.

Esta situación se debe indicar en la razón de cierre.

Además se les recomienda en primer lugar analizar que con la nota marginal no se altere la voluntad de las partes, en caso contrario es preferiblemente hacer un adicional y depende de lo que se debe aclarar que firmen las partes también la nota o únicamente el notario si corresponden a errores materiales.

Si el tomo está depositado en el Archivo Notarial, se valora lo antes indicado y si la nota se considera que varía la voluntad de las partes se procede a reportar al Juzgado Notarial.

Notas de Referencia: Se les remite al artículo 97 del Código Notarial y se reitera que solamente deben enviar la información cuando el tomo se encuentre depositado en el Archivo.

La información que deben enviar son los datos completos de la escritura que adiciona, modifica o rescinde y los datos completos de la que se modifica, adiciona o rescinde. Por datos completos se debe entender: tomo, folio, número de escritura, hora y fecha de otorgamiento, así como el nombre del notario ante quien se otorgó.

• Hacer depósito del concluido con su respectiva razón de cierre.
• Cancelar encuadernación, microfilmación y timbre de Archivo.
• Estar al día en la presentación de índices.
• Una vez que se le hace entrega de los recibos definitivos (original y copia) debe dirigirse al Banco Crédito Agrícola (San José – Parque Central) u otros de Provincias y hacer su compra entregando la copia del recibo.
• Colocar sello de tinta en el margen superior derecho de cada folio. (Resolución número 324-2008 de la Dirección Nacional de Notariado
• Presentar tomo junto con el recibo original de depósito a la Dirección Nacional de Notariado, para su autorización y razón de apertura.

El usuario se apersona a la ventanilla del Archivo Notarial. con el tomo que va a depositar y entrega copia del recibo de cancelación por concepto de timbre de archivo de 200 colones, microfilmación y empaste. El costo varía dependiendo si es un tomo de cien o doscientos folios. Una vez revisado el tomo se extienden los recibos de depósito y se verifica en el sistema –GIN- si el notario está al día en la presentación de índices. De no estar al día, se le comunica al notario cuales son las quincenas de presentación de índices que tiene pendientes y se le indica que hasta tanto no las presente no se le entregan los recibos de depósito de tomo.

Los únicos motivos por los cuales se deposita un tomo en forma temporal son porque el notario se encuentra inhabilitado o se ausentará del país. Lo anterior debe ser dentro de un plazo no menor a tres meses ni mayor a seis meses. El notario o usuario se debe apersonar al Archivo Notarial con el tomo sin razón de cierre y una carta indicando los motivos y la duración del depósito temporal, así como un número de fax y los datos de una persona responsable en caso de que se requiera localizar al notario. El funcionario del Archivo Notarial entrega al usuario un recibo del depósito temporal, el cual deberá adjuntar en el momento en que se apersone nuevamente para retirar el tomo. Si no es el notario el que retira el tomo, la otra persona aparte del recibo deberá adjuntar una autorización por escrito.

Si el notario no se apersona dentro del plazo a retirar el tomo o si no envía algún tipo de comunicación al respecto, el deposito de convierte en definitivo, se pasa el tomo al funcionario encargado de revisarlo, consignar la razón de cierre y darle depósito definitivo.

Según el artículo 96 del Código Notarial, Directriz 09-1998 y Voto 253-2004 del Tribunal de Notariado: de conformidad con lo que establece el voto citado, cuando se suspende a un notario es con relación a la prestación de nuevos servicios que se le soliciten, mas no con respecto a las diligencias necesarias que deba hacer para culminar una labor anteriormente encomendada, labor respecto de la cual no rige la suspensión, por lo tanto si puede consignar una nota marginal con el fin de subsanar errores, omisiones o descuidos.

En primer lugar si se encuentra microfilmado se le solicita la microficha e incluso se le puede extender una reproducción, si lo solicita se le informa cuál autoridad lo secuestró, fecha, número de causa, número de Acta.

Se le dice que ese tomo no se encuentra depositado, las razones de ello si es de nuestro conocimiento y se le indica el Juzgado en que se iniciaron las diligencias de reposición o se refiere a la Dirección Nacional de Notariado.

En caso de que por estas razones el Archivo Notarial haya solicitado el deposito a la Dirección Nacional de Notariado se le dice al usuario que se dirija a este despacho para su información.

En la práctica, lo que se ha hecho es que si un tomo depositado en el Archivo Notarial fue secuestrado y un usuario solicita un ulterior testimonio de un instrumento contenido en dicho tomo el Archivo Notarial le facilita los datos del despacho judiacial y causa para el cual fue secuestrado, con el fin de que gestione la devolución. En todo caso cada tres meses se solicita la devolución de los tomos que sobrepasen ese lapso. En caso que el tomo este microfilmado, el ulterior testimonio se puede expedir a partir del microfilm del mismo.

Se le remite al artículo 94 del Código Notarial. La regulación indica que si la escritura esta firmada por uno o mas comparecientes y uno se niega a firmar, el notario consignará una razón al pie o al margen y el instrumento quedará como no autorizado; pero si se tratara de un instrumento público donde se otorgan varios actos con existencia jurídica independiente y no condicionados entre si, el notario solo autorizará aquellos donde han firmado todos los comparecientes.

Se le indica que consulte a la Dirección Nacional de Notariado, ya que conforme al artículo 57 del Código Notarial le compete la recuperación de estos documentos y remitirlos al Archivo.

Testimonios:

• Ser parte en la escritura o demostrar un interés legítimo.
• Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica: presentar certificación de personería jurídica vigente expedida en los últimos 30 días.
• Si el solicitante no comparece personalmente deberá ser autenticada su firma por un abogado o notario.
• Timbres de Ley.
• Cancelación del costo de la fotocopia si el instrumento está en letra imprenta o la cancelación de papel de oficio en caso de transcripción.
• La solicitud puede presentarse en la solicitud impresa que facilita el Departamento ó traerse ya redactada e impresa.

Certificaciones y Fotocopias certificadas:

• Cualquier persona puede solicitarla, cumpliendo los requisitos básicos de consultas de documentos
• La solicitud puede ser en papel o usando el machote que facilita el Departamento.
• Timbre de Ley.
• Cancelación de papel de oficio en caso de certificaciones y costo de las fotocopias si es fotocopia certificada.

Constancias (información específica):

Cualquier persona puede solicitarla a excepción de la constancia de estar al día en la presentación de índices que debe hacerlo por escrito el notario personalmente o mediante oficio, indicando la persona autorizada para retirar.

Estos plazos pueden variar, actualmente son

• Testimonios de escrituras en letra manuscrita: 15 día hábiles.
• Testimonios de escrituras impresas a máquina o en computadora: 10 días hábiles.
• Certificaciones: 10 días hábiles.
• Certificaciones no existencia testamentos o información específica: 5 días hábiles.
• Fotocopias certificadas: 5 días hábiles.
• Constancias: 1 día hábil.

En principio no, ya que se ordenan por el número, sin embargo y con tiempo se podría localizar, revisando todos los archivadores. Se está construyendo una base de datos para localizarlo. En todo caso solamente se le entregará al solicitante o a quien autorizó para solicitar la reproducción, quien deberá identificarse.

• Testimonios expedidos hasta el 21-11-2003 no se les pide minuta de cancelación de documento.
• Testimonios expedidos a partir del 22-11-2003 sí se les pide minuta de cancelación de documento.
• Aportar cédula u otro documento de identificación.
• Apersonarse al área de consultas, tomar una ficha
• Cumplimentar el formulario respectivo para solicitar ulterior boleta de seguridad.
• Adjuntar copia de documento de cancelación expedido por el Registro Público en el que conste la cancelación de la presentación debidamente firmado y sellado por el registrador respectivo o en su defecto presentar certificación de cancelación de asiento expedida por el Registro Público.
• Presentarse el día indicado para retirar constancia de que el testimonio con la nueva boleta de seguridad fue remitido al Registro Nacional
• Firmar y recibir constancia de remisión de entrega de testimonio al Registro Nacional.

• En primer lugar se reportan las otorgadas por el notario en su protocolo.
• Si en el caso anterior también actuó otro notario como conotario se hace la observación en cuanto al nombre del conotario.
• A continuación en el mismo índice se reportan las escrituras donde el notario actuó como conotario y se hace observación en cuanto al nombre del dueño del tomo.

Se les remite al reglamento de la Presentación de índices.

En todo caso, se pueden diferenciar tres situaciones:

• Errores en la información que consta en las casillas de la primera al número de escritura: se pueden corregir mediante una nota al pie del índice original, por un adicional o una carta haciendo la referencia.
• La información que consta a partir de la casilla de la hora no es corregible, toda vez que se considera información de fondo.
• Las escrituras omitidas en una quincena determinada solamente se podrán informar en un índice adicional dentro del plazo para la presentación del índice original.

Los índices siempre deben presentarse, sin embargo para que al Notario no se le sancione deben ser presentados en los primeros 5 días hábiles a partir del 1º y 16 de cada mes.

En ambos casos debe presentar una copia del índice con el recibido del Archivo Nacional ante la Dirección Nacional de Notariado.

En cuanto a testamentos debe adjuntar una copia del testamento de la matriz o del testimonio, firmada y sellada por el notario y la ficha.

En cuanto a los adicionales de escrituras deben adjuntar la nota de referencia con los datos de ambas escrituras. En caso de que el tomo no se encuentre depositado en el Archivo Nacional debe informar vía telegrama o fax al notario que tiene el tomo y dejar constancia en el protocolo de referencias.

Los mismos que se exigen a los índices que se presentan personalmente, además de que debe ser depositado por correo certificado declarado al apartado del Archivo Nacional 41-2020 Zapote.

No tiene la obligación, pero puede hacerlo, sin embargo si cartula si tiene que presentarlos. .

Si, sin embargo no es recomendable por que debe acreditar en ese tiempo la presentación ante la Dirección Nacional de Notariado y el correo no llega inmediatamente.

El notario deberá presentar índices hasta que la Dirección Nacional de Notariado apruebe el cese y lo comunique al Archivo Notarial, ya sea por medio de un oficio o a través de una publicación en el diario oficial La Gaceta y es a partir de ese momento que el notario no deberá presentar más los índices. Fundamento Legal: artículo 13 del Código Notarial y Directriz 2000-002.

Reglas según Art. 28 C.N:

• No procederá corregir la información declarada.
• Salvo los simples errores materiales.
• No podrá invalidarse en el protocolo un instrumento reportado en el índice como debidamente otorgado ni podrá convalidarse uno que ya se haya informado como no autorizado.

Art. 8 R.P.I:

• Se consideran errores materiales:
• El número de quincena.
• Número de tomo.
• Número de folio.
• Número de instrumento público.
• Informar instrumentos públicos que corresponden a la quincena anterior o posterior a la que se presenta.
• Nombre del Notario.
• Número de carné del Colegio de Abogados.
• Cualquier otro error diverso a los indicados.
• El Notario debe comprobar fehacientemente ante el Archivo Notarial la información correcta. (Exhibir el protocolo

Forma de corrección

• Carta dirigida al Archivo Notarial señalando claramente el error que se corrige y a qué índice corresponde.
• Nota al pie del índice respectivo para lo cual el Notario deberá apersonarse al Archivo Notarial para consignarla.
• Índice adicional para cualquier tipo de error en los presentados por internet.

Periodo para corrección::

• La omisión de escrituras tanto eníndices de soporte papel como por internet requiere adicional que debe ser presentado dentro de los mismos 5 días en que debe ser presentado el índice.(Art. 8 y 16 R.P .I)
• Demás errores en cualquier tiempo.
• Se corregirán por quincenas separadas.
• En la quincena siguiente posterior se puede informar instrumentos de la quincena anterior y se toma como error material, índice se recibe con errores.
• Fuera del plazo de los 5 días o de la quincena siguiente no se pueden informar instrumentos omitidos. Deberán salvarse en razón de cierre.

Otros aspectos generales.

El diseño de fotos que había en la página principal no se ve.

1. Actualizar el organigrama
2. Cuando se pincha en Fondos documentales, Galería educativa y eventos en la parte superior, “tira” a la parte inferior, pero no lo abre es necesario volver a pinchar en esta otra parte. No hay nada que lo indique.
3. En los “productos y servicios” y se pincha un formulario, al devolverse “tira” al inicio de la página de productos y servicios y no al que estaba viendo.

La institución que solicita una asesoría deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario correspondiente y los funcionarios responsables de la Unidad.

Los requisitos para que instituciones privadas o particulares donen documentos son los siguientes: los documentos deben tener la declaratoria de valor científico – cultural, extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos; para su ingreso se debe contar con la aprobación de la Dirección General del Archivo Nacional; y dicha Dirección General y el donante deben firmar un “Contrato de Donación de Documentos” en el cual se estipulen las condiciones de la donación.

Los requisitos para que instituciones públicas transfieran documentos con valor científico – cultural son los siguientes: los documentos deben tener un plazo de 20 años de haberse originado; deben tener la declaratoria de valor científico – cultural, extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos, y deben tener la autorización de la Dirección General del Archivo Nacional para realizar la transferencia.

Se debe tener establecido el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, y elaborar las Tablas de Plazo de Conservación de Documentos, las cuáles deben ser aprobadas por los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de documentos y la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Los documentos que se van a eliminar deben ser convertidos en material no legible, y en el momento de su destrucción debe firmarse un acta de eliminación, que dé fe de que la acción realmente se ejecutó.

Lo integran el asesor legal de la entidad, el encargado del archivo central y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación. Los integrantes pueden delegar en otros funcionarios siempre y cuando estos posean formación equivalente.

La establecen en las entidades productoras de la documentación a través de los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos.

Los cursos impartidos son diversos. Se imparten los cursos de Archivo Central y de Gestión, Se brindan charlas sobre descripción, selección y otros procesos dentro del tratamiento archivístico. Asimismo, se desarrollan seminarios archivísticos como el municipal, el interbancario y el de expedientes de salud, y se realiza un Congreso anual sobre temas archivísticos de interés.

Se restauran únicamente documentos en soporte de papel y que tengan valor para la ciencia y la cultura. Para ello, deben ser previamente valorados por la Jefatura del Departamento de Conservación, para determinar si corresponde o no su restauración. Si la restauración se puede hacer, le hará saber al usuario su costo con base en la lista de precios establecida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional .

Si, pero una vez satisfechas las prioridades de la institución en esta misma materia. Para ello, la Jefatura del Departamento de Conservación previamente hará la valoración correspondiente para ver si procede o no brindar el servicio.

Efectivamente. Existe un programa de visitas guiadas a todas las áreas del Archivo Nacional, que dirige el Departamento Archivo Histórico. Cualquier persona o grupo de personas que deseen conocer específicamente el Departamento de Conservación, debe sacar previamente una cita en dicho departamento.

Así es. Como parte de la misión del Archivo Nacional, se realizan actividades de capacitación en materia de conservación, a todas las instituciones que forman parte de Sistema Nacional de Archivos. Estas actividades deben coordinarse anticipadamente con la Unidad de Capacitación del Departamento Administrativo Financiero, para que cada solicitud sea incluida en su programa anual de trabajo.

Es correcto, pero de previo estas solicitudes deben tramitarse por escrito ante la Dirección General del Archivo Nacional, o en su defecto con el Departamento Servicios Archivísticos Externos.

De las 8:00 a 15:45 horas, jornada continúa.

Si.

Si.

Sí, solamente de los años 1900 a 1965, de las siguientes instituciones:

1. Gobierno Central

*Ministerio e Instituciones adscritas a estos

*Asamblea Legislativa

*Poder Judicial

*Tribunal Supremo de Elecciones

*Contraloría General de República

A partir de 1966 solicitar en Contabilidad Nacional.

2. Ferrocarril Eléctrico al Pacífico.

De 1930 a 1953. A partir de 1954 solicitar a INCOFER.

3. Fábrica Nacional de Licores

De 1900 a 1948. A partir de 1949 solicitar en CNP o FANAL.

4. Municipalidad de Alajuela (centro)

De 1945 a 1952. A partir de 1953 solicitar en dicha Municipalidad.

5. Expedientes de Personal de 1900 a 1975 de:

-Adaptación Social

-Resguardo Fiscal

-Guardia Rural.

Si.

Si, se reproducen en disquete o se imprimen, el precio se establece de acuerdo a rangos de registros.

Sí, los documentos posteriores a 1821 pueden reproducir por fotocopiadora o cámara digital sin flash. Los anteriores a esa fecha sólo con cámara digital sin flash, previa autorización de las Jefaturas de los Departamentos de Conservación y Archivo Histórico.

Si, mediante fotocopia o en reproducción en laboratorio.

No.

No.

No.

No, únicamente los microfilmes.

Si, previa autorización a la Dirección General.

Mediante vía telefónica, fax, correo electrónico o carta.

Un mes como máximo.

-La paz en Costa Rica: Entre la realidad y el mito. Consta de 15 paneles dobles, tamaño 77 cm. x 1.83 cm.

-Montémonos en la carreta. Consta de 2 paneles dobles, tamaño 1.70 cm. X 1.00 mt.

-El proceso de restauración de los documentos en el Archivo Nacional. Consta de dos panales dobles, tamaño 82 cm. X 1.95 cm.

-El proceso de independencia centroamericano. Consta de 12 paneles dobles, tamaño 82 cm. x 1.95 cm.

-Descubriendo nuestro pasado: Los tesoros y curiosidades del Archivo Nacional. Consta de 13 paneles, tamaño 1 mt. x 70 cm.

-El cuarto viaje de Colón. Del sueño asiático a la realidad americana. Consta de 15 paneles, tamaño 1.05 mt. 1.60 mt.

Mediante vía telefónica, fax, correo electrónico o carta.

Profesores (escuelas, colegios, universidades), estudiantes y cualquier interesado en conocer el Archivo Nacional .

Se recomienda de 15 a 20 estudiantes por grupo. Cuando son de lugares alejados, se pueden aceptar de 20 a 25 estudiantes.

Eso depende del interés del grupo, del enfoque de la visita solicitada, etc. puede durar de hora y media a dos horas.

De las 8:00 a 15:45 horas, jornada continúa.

En el segundo piso del Archivo Nacional.

Material bibliográfico relacionado con la Archivística, Bibliotecología, Ciencias de la Información, Historia, Ciencias Sociales y lo que ingresa por derechos de autor.

Solamente para los usuarios internos. Para los usuarios externos ofrece el servicio de préstamo en sala.

Sí, una vez firmado el convenio de préstamo interbibliotecario con la institución que lo solicita (Convenio Prestamo interbibliotecario).

Un máximo de diez obras.

No, solamente en las instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional, en la Sala de Consultas o en la Biblioteca.