Aplicación de la norma internacional de descripción ISAD (G) en la Dirección General del Archivo Nacional (Octubre 2010)

Comisión de Descripción:

La Comisión está integrada por los siguientes funcionarios: Carmen Campos Ramírez, Subdirectora del Archivo Nacional y Presidenta de la Comisión; Esteban Cabezas Bolaños, Jefe del Departamento Archivo Histórico y Coordinador de la Comisión; Ana Lucía Jiménez Monge, Jefa del Departamento Archivo Notarial; Laura Quesada Ramírez, Jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos; Adolfo Barquero Picado, Jefe del Departamento de Cómputo; Camila Carreras Herrero, Guiselle Godínez Mora, Natalia Cantillano Mora del Departamento Servicios Archivísticos Externos; Laura Córdoba Camacho del Departamento Archivo Notarial, Juan Carlos Vásquez Ureña del Departamento Administrativo Financiero, Franklin José Alvarado Quesada, Jafeth Bautista Campos Ramírez, del Departamento Archivo Histórico. Daniela Romero Solano, Secretaria de Actas. Con la colaboración de Estrellita Cabrera Ramírez, funcionaria del Departamento Servicios Archivísticos Externos y el señor Mario Alberto González Camacho (ex funcionario) del Departamento Servicios Archivísticos Externos.

INTRODUCCIÓN

La Comisión de Descripción del Archivo Nacional tiene como objetivo general analizar todo lo relacionado con la materia descriptiva, para su aplicación en esta entidad; así como, recomendar a la Dirección General políticas, lineamientos y directrices relacionadas con esa temática, a través de una planificación que permita la integración de la descripción de los diversos fondos y colecciones que custodia.

Para el cumplimiento de estos objetivos se toma en cuenta la aplicación de la Norma Internacional de Descripción Archivística, conocida por sus siglas como ISAD G. A través de los veinte y seis elementos de descripción de dicha norma, el Archivo Nacional crea su propia norma institucional que le permite realizar la descripción normalizada de cualquier entidad archivística que custodie.
La norma ISAD G tiene como objetivos específicos:

1. Identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.
2. Garantizar la elaboración de descriptores coherentes, pertinentes y explícitos.
3. Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo.
4. Compartir los datos de autoridad.
5. Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información. (Consejo Internacional de Archivos. (2000 ). Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). (2º ED.) Madrid: Subdirección de los Archivos Estatales.Pag. 12 )

Es por ello, que esta Comisión desarrolla la presente norma institucional de descripción, basada en la Norma ISAD G y decide crear un solo sistema de descripción según varios niveles jerárquicos y naturales: el de fondo, subfondo, serie, unidad documental y colecciones, con los cuales pretende abarcar todos los niveles de descripción, desde lo general hasta lo específico o particular.

Para su correcta aplicación, vamos a definir Archivo como la reunión de uno o más conjuntos orgánicos de documentos de cualquier fecha, clase, tipo y soporte, producidos, recibidos y acumulados como resultado del ejercicio de la función o actividad de una persona física o jurídica, pública o privada organizados y conservados científicamente respetando su orden natural. Un archivo debe ser conservado en un espacio físico que reúna las debidas condiciones, atendido por personal capacitado para servir al sujeto productor o cualquier otra persona. (Fuster, F. (2002) Archivística, archivo, documento de archivo. En: Biblios (9). Pág. 3. ; Cruz, J. R. (2003) Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 5 edición Pág. 91. ;Vázquez, M. (2006) Administración de documentos y archivos. 2 edición. Alfagrama ediciones. Págs. 81-82.)

En cuanto al documento, lo podemos definir de una manera amplia, como una combinación de soportes e información registrada, los cuales pueden ser utilizados como prueba y consulta. En el caso costarricense, nuestro Código Procesal Civil lo define en su artículo 368 como aquellos documentos escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, fotocopias, radiografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo declaratorio.

Sin embargo, la norma ISAD G se debe aplicar solo a documentos de archivo con la finalidad de identificar y explicar el contexto contenido en los fondos y hacerlo accesible. Dicha norma entiende el documento de archivo como “la información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.” (Consejo Internacional de Archivos Op.cit. Pág. 16)

También establece que los documentos especiales como sellos, mapas y registros sonoros no deben ser descritos con esta norma, ya que existen reglas para la descripción de estos documentos (Consejo Internacional de Archivos Op.cit. Pág. 12)

Por lo tanto, la Comisión de Descripción ha definido que los documentos de archivo que deberán ser descritos con esta Norma serán solamente los documentos textuales independientemente de su tipo documental y soporte.

Los documentos especiales (gráficos, audiovisuales, sonoros y otros) son considerados por la Comisión de Descripción como documentos de archivo, siempre y cuando sean producidos, creados y recibidos en el ejercicio de las funciones de una persona física o jurídica, pública o privada. Además, deberán describirse con sus propias normas, instrumentos o reglas y se podrá tomar como base los campos descriptivos de esta Norma.

De esta manera, los documentos de archivo se caracterizarán por:

· El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta un disco óptico.
· La información, es decir, la noticia que se transmite.
· El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta o impulsos electromagnéticos. (Cruz, J. R. (2003) Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 5 edición Pág. 97)

El documento de archivo se considera como la materia prima con la cual el archivero ejerce su actividad y es testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones, de acuerdo con las siguientes características de tipo formal:
· El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series.
· La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surge como producto y reflejo de las tareas de su productor, no es algo ajeno a él.
· La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.
La interrelación: como principio general las piezas aisladas no tienen sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y por las relaciones establecidas entre sí. (Cruz, J. R. (2003) Manual de archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. 5 edición Pág. 97)

La aplicación de la presente norma institucional de descripción a documentos de archivo, no deja de lado que la ampliación de los roles que actualmente tiene la administración pública y otras instituciones, nos lleva a un crecimiento exponencial de la cantidad de documentos de archivo, acompañado del desarrollo de nuevas tecnologías y de su aplicación para crear y utilizar estos archivos.

Así, los archivistas deben examinar sus conceptos tradicionales, sus principios y sus métodos, y modificar o reemplazar las prácticas transmitidas que ya no son convenientes para las nuevas necesidades. Ellos deben desarrollar una disciplina que no solamente preserve la naturaleza, los valores y la utilización de los archivos, pero que aporte también soluciones prácticas de los problemas planteados por los nuevos soportes, que reemplazan los documentos de archivo en papel y que transforman su gestión.

COMISIÓN DE DESCRIPCIÓN

Versión aprobada en la sesión 15-2010 del 9 de noviembre de 2010.

Subir