Aplicación de la norma internacional de descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional (Enero 2006)

Comisión de Descripción:

INTRODUCCIÓN

La Comisión de Descripción del Archivo Nacional tiene como finalidad analizar todo lo concerniente en materia descriptiva para su aplicación en esta entidad, así como, recomendar políticas, lineamientos y directrices relacionadas con esa temática.

A partir de las nuevas tendencias internacionales de descripción y la necesidad de normalizar criterios para su aplicabilidad a nivel institucional, la Comisión estableció como objetivo prioritario para el año 2005 la adaptación de la Norma Internacional de Descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional, es decir, adecuarla a sus propias necesidades.

Durante ese periodo la Comisión tuvo un arduo trabajo de estudio, discusiones y reflexiones, con la finalidad de llegar al consenso de su ajuste en el Archivo Nacional.

Como producto de esas enriquecedoras jornadas de trabajo, se presenta este documento titulado “Aplicación de la Norma Internacional de Descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional de Costa Rica”, el cual constituye una guía oficial de cómo se debe realizar la descripción en los diferentes niveles.

El documento en cuestión está basado en los 26 elementos que establece la Norma ISAD (G), con la particularidad de que en cada uno de ellos se explica como será su aplicación.

Para una mayor comprensión se adjuntan ejemplos aplicados a nivel de fondo (anexo 2), subfondo (anexo 3), serie (anexo 4) y unidad documental (anexo5).

1- AREA DE IDENTIFICACIÓN

(En la descripción a nivel de fondo, en los casos en que sea necesario, para cualquiera de los 26 elementos se anotará la frase “No se dispone de información”. Para el resto de los niveles, si la información ha sido anotada en un nivel superior, es redundante o inexistente, se omitirá el elemento de la norma. )

1.1 CÓDIGO DE REFERENCIA : Identificar de un modo único la unidad descriptiva y establecer el vínculo con la descripción que la representa.

-Aplicación: Acrónimos del país, institución, archivo, fondo, subfondo, serie, subserie, signatura y otros datos relevantes para la localización de la información. Todo va separado por guiones. En los casos en que las signaturas estén en rangos no consecutivos, se indicarán estos rangos separados por una “coma”. Cada signatura se anotará con seis dígitos. En las unidades documentales se anotarán los elementos del código estrictamente necesarios para su ubicación.

Ejemplo: CR-AN-AH-MTSS-000001-001040

CR: Costa Rica

AN: Archivo Nacional

AH: Archivo Histórico

MTSS: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

000001-001040: Signatura

Para efecto de los protocolos e índices notariales, después de los acrónimos se ingresará la información de la siguientes manera: número de signatura (6 dígitos)-número de código (5 dígitos)-número de tomo (3 dígitos)- número de folio (3 dígitos)- número de escritura (5 dígitos). Todos los campos se llenarán con 0 a la izquierda si es necesario. Si en el número de escritura se repite el número de tomo, solamente se pone el de la escritura. Si aparece una escritura en que al número se le agregue la palabra “Bis”, ésta se digitará después de número, sin afectar los 5 dígitos que se determinaron para este campo, un ejemplo de solo el número sería: 00018 Bis

Ejemplo:

CR-AN-AN- PROTO-PROTONOT -INOT-012568-00780-012-080-00235

CR: Costa Rica

AN: Archivo Nacional

AN: Archivo Notarial

PROTO: Protocolos

PROTONOT: Protocolos notariales

INOT: Índices notariales

012568: Signatura

00780: Código

012: Tomo

080: Folio

00235: Escritura

1.2 TÍTULO : Denominar la unidad de descripción

-Aplicación: Para fondo, subfondo, series, subseries y unidades documentales, se indicará el nombre abreviado, atribuido o ampliado como se conoce institucionalmente. Se utilizará como otro punto de acceso diferente o igual al nombre oficial del productor. En caso de utilizar acrónimos deben ir con mayúscula. Si las unidades documentales tienen un título propio este debe utilizarse.

Ejemplos:

Título: JAPDEVA

Título: Protocolos Lara y Chamorro

Título: Ministerio de Cultura

Título de unidad documental: José Fidel Tristán

Actas de la Administración Figueres Olsen

Correspondencia con la Asamblea Legislativa

1.3 FECHA (S): Identificar y consignar la (s) fecha (s) de la unidad de descripción

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicará el año completo, el mes con dos dígitos y el día con dos dígitos (cuando sea posible, si no solo se consigna el año), separados por guiones, ejemplo: 2004-09-04. Cuando la fecha no se conoce se debe anotar el año aproximado con un signo de interrogación al final, ejemplo: 1920? Se antepone “0” a los números del 1 al 9. Para el caso de fechas extremas se consigna la fecha completa separada por un espacio en blanco.

Ejemplos:

Fechas extremas: 2004-08-04 2005-01-02

Fechas extremas sin días: 2004-04 2005-12

Fecha extrema sin mes ni día: 1970 1989

Fecha sin día: 2005-10

Fecha sin mes ni día: 2005

Sin fecha: 1830?

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIÓN : Identificar el nivel jerárquico de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental. En el caso de la unidad documental, no se precisará si es simple o compuesta.

1.5 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): Identificar y describir la extensión física o lógica y el soporte de la unidad de descripción

-Aplicación: a- A nivel de fondo, subfondo, series y subseries documentales se medirá preferentemente en metros lineales (m.l.). De no ser posible se indicará en cantidad de cajas o documentos. Se pueden utilizar las tres categorías de medidas. b- Para las unidades documentales la medida será por metros lineales (siempre y cuando la unidad sobrepase a un 1 cm., en su defecto se indicará la cantidad de documentos o folios).

Se indicará el soporte o la clase documental, por ejemplo, si es textual, gráfica, audiovisual o electrónica.

Ejemplo:

7.5 m.l, 50 cajas, 668 unidades documentales (620 documentos textuales, 48 casetes)

2- ÁREA DE CONTEXTO

2.1 NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTOR (ES) : Identificar el productor o los productores de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicará el nombre oficial del productor, siguiendo lo establecido en el cuadro de clasificación del Archivo Nacional. a- En los casos de personas físicas se anotan los dos apellidos separados del nombre por una coma, teniendo en cuenta para ello lo que señala la Norma ISAAR (CPF). b- En los subfondos se indica el nombre completo de la unidad administrativa. c- En los casos en que un documento es iniciado en una oficina y su trámite es finalizado en otra, como es el caso de los expedientes judiciales, se utilizará como productor el nombre de la oficina donde se originó el trámite ante la oficina judicial.

Para efecto de protocolos e índices notariales se anota el primer y segundo apellido del notario seguido por una “coma” y el nombre (todo con las iniciales en mayúscula, como lo establecen las reglas ortográficas). En caso de que la escritura sea otorgada en conotariado se indicará de primero el notario responsable de la custodia del tomo, como se ha indicado anteriormente, de seguido se pone “punto y coma” y se digitan los nombres del o los conotarios, separados cada uno de ellos con “punto y coma” y entre los dos últimos una “y”.

Ejemplos:

Fondo: Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica.

Subfondo: Departamento de Recursos Humanos.

Serie: Expedientes de personal.

Ejemplos de unidades documentales de persona física:

Gutiérrez Sánchez, José Manuel

Gutiérrez Sánchez, José Manuel; Carvajal Solís, Karla y Solano Alvarado, José María

2.2 HISTORIA INSTITUCIONAL/RESEÑA BIOGRÁFICA : Proporcionar la historia institucional o los datos biográficos del productor o de los productores de la unidad de descripción para situar la documentación en su contexto y hacerla más comprensible.

-Aplicación: a- A nivel de fondo y subfondo, corresponde al origen y evolución de una entidad. Se deben indicar las variantes de su nombre y de las funciones. b-Cuando se trata de personas físicas, se consigna información sobre su vida: nombre completo, fecha y lugar de nacimiento y fallecimiento, domicilio, trayectoria y desarrollo profesional, entre otras.

2.3 HISTORIA ARCHIVÍSTICA : Proporcionar información sobre la historia de la unidad de descripción que sea significativa para su autenticidad, integridad e interpretación.

-Aplicación: A nivel de fondo y subfondo, se indicarán aspectos relacionados con la custodia de la documentación, la gestión documental y todos aquellos que incidan directamente en los antecedentes de la documentación.

2.4 FORMA DE INGRESO : Identificar la forma de adquisición o transferencia

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicará si es por transferencia, donación, compra, reproducción o expropiación. Se debe consignar cómo fue remitida la documentación al archivo, la fecha y el modo de adquisición.

3- ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO : Proporcionar a los usuarios la información necesaria para conocer el valor potencial de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y en la media de lo posible en unidad documental, se realizará un resumen de contenido con la visión de conjunto, que incluya períodos de tiempo, ámbito geográfico, tipos documentales y materia principal, entre otros elementos.

Cuando se describa una persona jurídica o institución conocida, cuyo nombre se encuentre abreviado, este se desarrollará, ejemplo, “INS” se pondrá todo el nombre (Si se dispone de una herramienta informática que desarrolle los acrónimos, éstos se podrán ingresar como tales.): Instituto Nacional de Seguros, pero si son siglas desconocidas se digitarán como aparece. En las razones sociales el “S.A.”, “R.L.” y otras se mantendrán abreviadas.

Para efectos de protocolos e índices notariales se debe tener en cuenta lo siguiente:

1- Acto o contrato

-Se digita de conformidad con la lista correspondiente (solo se usa la mayúscula ortográfica).

-No se usan abreviaturas.

-Si hay dos contratos diferentes se digitarán unidos por una “y”, por ejemplo: “Compraventa y donación”, pero si hay más de dos contratos se separan los primeros por “,” y al penúltimo se le pone una “y”, así por ejemplo: “Donación, afectación al patrimonio familiar y segregación”, si lo último es “Hipoteca” se pone “e”.

-Si aparece “No corre” o “anulada” se indica así.

-Si el contrato se forma de dos palabras, la segunda se ingresará en minúscula: “Fecha cierta”.

2- Partes

-Se digitan como aparecen en el índice, usando la mayúscula ortográfica.

-En caso de protocolizaciones no se ingresa el nombre del representante (s), si no se especifica quién es se digitarán todos los nombres y el de la persona física o jurídica.

-En matrimonios sólo se digita el nombre de los contrayentes, pero si no se sabe cuáles son se digitan todos los nombres que se indiquen. No se hace ninguna aclaración.

-Si hay varias partes con igual apellido, se ingresan los nombres separados por “comas”, al final de los nombres se pone “y” y seguidamente los apellidos.

-Si en las partes aparece “El notario”, se digitará así. Si aparece un “conocido como”, no se repite información, solamente las variantes del “conocido como”, así por ejemplo si aparece: Dinorah Jiménez Rojas c.c. Dinorah María, se digitará así, o bien si aparece Dinorah Jiménez Rojas c.c. Dinorah María Jiménez Rojas, se digitará Dinorah Jiménez Rojas c.c. Dinorah María, o bien, José Córdoba Camacho c.c. José Castro Córdoba se digitará José Córdoba Camacho c.c. Castro Córdoba

3-Sede de la autoridad

Se anota después de las partes seguido de un punto y si aparece el lugar y la provincia se ponen ambos, por ejemplo: Liberia, Guanacaste

3.2 VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN : Proporcionar información sobre cualquier acción de valoración, selección y eliminación efectuada.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie y subserie documental, se consignará la metodología que se aplicó, quién la realizó y en qué fecha.

3.3 NUEVOS INGRESOS : Informar al usuario de los ingresos complementarios previstos relativos a la unidad de descripción.

-Aplicación: En los casos de fondos, subfondos y series documentales indicar si es abierto o cerrado. Si fuese abierto señalar si están previstos nuevos ingresos, estimando, si es posible, su cantidad y frecuencia.

3.4 ORGANIZACIÓN : Informar sobre la estructura interna, el sistema de clasificación y la ordenación de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie se debe especificar la clasificación y la ordenación. En el caso de subseries y unidades documental se aplicará cuando sea necesario.

4- ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN

4.1 CONDICIONES DE ACCESO : Informar sobre la situación jurídica y cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se especificará la legislación o la situación jurídica, los convenios, regulaciones o cualquier tipo de decisión que afecte el acceso a la unidad de descripción. Cuando la documentación es de acceso restringido se indicará el período de tiempo de restricción y la fecha en que estará disponible al público.

4.2 CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN : Identificar cualquier tipo de restricción relativa a la reproducción de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se informará sobre el medio de reproducción autorizado, los procedimientos y el derecho de propiedad intelectual que regula la reproducción. Si se desconocen tales condiciones se consignará ese hecho.

4.3 LENGUA/ESCRITURA (S) DE LOS DOCUMENTOS : Identificar la (s) lengua (s), escritura (s) y sistema de símbolos utilizados en la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie y subserie documental, se indicará si los documentos están en idioma español, inglés, francés, lenguas indígenas u otras. En caso de que sea posible se anotará el tipo de escritura: itálica, procesal y encadenada, entre otras. Para las unidades documentales solo se indicará el idioma si no es español.

4.4 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y REQUISITOS TÉCNICOS : Informar sobre cualquier característica física o requisito técnico de importancia que afecte el uso de la unidad de descripción

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicará cualquier requisito técnico de importancia que afecte el uso de la unidad de descripción, por ejemplo, si el orden de los folios es alterado por un error en la encuadernación. También se deben anotar características físicas del documento, para efectos de su conservación preventiva.

En el caso de archivos electrónicos se indicará sobre la arquitectura del sistema (software, hardware y metadatos.).

4.5 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN : Identificar cualquier tipo de instrumento descriptivo relativo a la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie y subserie, se indicará si la información está dispuesta en inventarios manuales o automatizados o cualquier otro instrumento que proporcione información relativa al contexto y contenido de la unidad de descripción.

5- ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

5.1 EXISTENCIA Y LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ORIGINALES : Indicar la existencia, localización, disponibilidad o eliminación de los originales.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicará la existencia y localización de los originales.

5.2 EXISTENCIA Y LOCALIZACIÓN DE COPIAS : Indicar la existencia, localización y disponibilidad de las copias de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y excepcionalmente a la unidad documental. Se indicará solo en aquellos casos en que la unidad de descripción esté formada por originales.

5.3 UNIDADES DE DESCRIPCIÓN RELACIONADAS : Identificar las unidades de descripción relacionadas.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y excepcionalmente a la unidad documental. Se informará sobre las unidades de descripción que se encuentran en el mismo archivo o en otro lugar y que tengan relación con la unidad de descripción.

5.4 NOTA DE PUBLICACIONES : Identificar las publicaciones que traten o estén basadas en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo y serie documental, se consignarán las referencias bibliográficas de las publicaciones que trate o esté basada en el uso, estudio o análisis de la unidad de descripción, siguiendo las normas de la Asociación Americana de Psicología (APA). Incluir referencias de las transcripciones o ediciones facsimilares publicadas.

6- ÁREAS DE NOTAS

6.1 NOTAS : Dar información que no haya podido ser incluida en ninguna de las otras áreas.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se agregará información especial no incluida en ningún otro elemento de la descripción.

7- ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 NOTA DEL ARCHIVERO : Anotar quién y cómo ha preparado la descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental si lo requiere, se explicará quién elaboró la descripción y las fuentes utilizadas.

7.2 REGLAS O NORMAS : Identificar la normativa en la que está basada la descripción.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental, se indicarán las reglas o normas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción

7.3 FECHA (S) DE LA (S) DESCRIPCIÓN (ES): Indicar la fecha en que se elaboró, revisó y actualizó la entrada descriptiva.

-Aplicación: A nivel de fondo, subfondo, serie, subserie y excepcionalmente a la unidad documental. Consignar la fecha en que se elaboró, revisó y actualizó la descripción.

ANEXO 1

REGLAS DE CITACIÓN BIBLIOGRÁFICAS DE LA ASOCIACIÓN AMERICANA DE PSICOLOGÍA (APA)

Un autor

Luenberger, D. (1989). Programación lineal y no lineal . México: Addison -Wesley.

Dos autores

Padrini, F. y Lucheroni, M. T. (1996). El gran libro de los aceites esenciales . Barcelona: De Vecchi.

Cuatro autores y varias ediciones

Selltiz, C., Jahoda, M., Deutsch, M. y Cook, S. W. (1976 ). Métodos de investigación en las relaciones sociales (8a. ed.). Madrid: Rialp.

Más de cuatro autores se debe consignar el primer autor y después la abreviatura et al.

Linton, M. et al. (1978). Manual simplificado de estilo para la preparación y redacción de artículos en psicología, ciencia y literatura . México: Trillas

Sin autor

The bluebook: a uniform system of citation (15a. ed.) (1991). Cambridge: Harvard Law Review Association.

Autor corporativo

FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA CALIDAD TOTAL, A. C. (1988). Primer inventario mexicano: esfuerzos y procesos para la calidad total . México: FUNDAMECA.

El autor es el mismo editor

American Psychological Association (1983). Publication manual of the American Psychological Association (3a. ed.). Washington, DC: Autor.

Obras del mismo autor en el mismo año

Mora y Araujo, M. (1971a). El análisis de relaciones entre variables, la puesta a prueba de hipótesis sociológica . Buenos Aires: Nueva Visión.

Mora y Araujo, M. (1971b). Medición y construcción de índices . Buenos Aires: Nueva Visión.

Diccionario

Pequeño Larousse Ilustrado (1978). México: Larousse.

Real Academia Española (1992). Diccionario de la lengua española (21a. ed.). Madrid: Espasa-Calpe.

Artículo de revista científica

Autor (año de publicación). Título del artículo. Título de la revista, volumen (número de la edición), números de páginas.

Documento en línea

Hernández, M. E. (1998). Parque Nacional Canaima , [en línea]. Caracas: Universidad Central de Venezuela. Disponible en: http://cenamb.rect.ucv.ve/siamaz/dicciona/canaima/canaima2.htm [Consultado 3 de junio, 2000].

Documento en línea, con responsable

Organismo Autónomo de Museos y Centros (1999, julio). Museo de la Ciencia y el Cosmos , [en línea]. Tenerife: Trujillo, W. M. Disponible en: http://www.mcc.rcanaria.es [Consultado 22 de diciembre, 1999].

Documento en línea, sin autor

Electronic reference formats recommended by the American Psychological Association (1999, 19 de noviembre), [en línea]. Washington, DC: American Psychological Association. Disponible en: http://www.apa.org/journals/webref.html [Consultado 20 de mayo, 2000].

Artículo de revista

Pereira, J. E. (2000, mayo). Apostando al futuro. RELI [en línea], N° 85. Disponible en: http: //www.reli.org [Consultado 5 de junio, 2000].

ANEXO 2

ENTRADA DESCRIPTIVA CON APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ISAD (G)

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

•  CÓDIGO (S) DE REFERENCIA: CR-AN-AH-MCJD-000001-001971-C1-210.

•  TÍTULO: Ministerio de Cultura.

•  FECHA (S): 1970 1989.

•  NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Fondo.

•  VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): 30 m.l. 210 cajas, 1971 unidades documentales (textuales, gráficas y audiovisuales).

2. AREA DE CONTEXTO

2.1 NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTOR (ES): Ministerio de Cultura y Juventud.

•  HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA BIOGRÁFICA: El primer proyecto de creación de una entidad cultural de Costa Rica surgió en el año 1948 cuando Isaac Felipe Azofeifa Bolaños, Daniel Oduber Quirós y Carlos Monge Alfaro, presentaron una propuesta a la Junta Fundadora de la Segunda República, para crear un Instituto de Bellas Artes. Sin embargo, esta iniciativa fracasó porque el interés político estaba enfocado en la nueva Constitución Política .

En el año 1963, Alberto Cañas Escalante promovió la creación de una Dirección General de Artes y Letras, adscrita al Ministerio de Educación Pública. A raíz del éxito que obtuvo esta propuesta, nacieron varias direcciones y departamentos encargados de atender, por primera vez, las necesidades de aprendizaje y desarrollo cultural del país hasta 1970, año en que el señor Cañas presentó el proyecto de creación del Ministerio de Cultura.

En febrero de 1970, la Asamblea Legislativa rechazó el citado proyecto. Por esta circunstancia Alberto Cañas Escalante, con la ayuda de Fernando Volio Jiménez y el apoyo de José Figueres Ferrer redactó un nuevo proyecto para la creación del Ministerio de Cultura y Juventud.

El 5 de julio de 1971, mediante la Ley N° 4788 se creó el Ministerio de Cultura y Juventud. Esta ley legalizó el traspaso de todas las responsabilidades, competencias y funciones de oficinas que estaban a cargo del Ministerio de Educación Pública, tales como la Dirección General de Artes y Letras, Dirección General de Educación Física y Deportes, Editorial Costa Rica, Museo Nacional, Orquesta Sinfónica Nacional, Premios Nacionales Magón, Aquileo J. Echeverría y Joaquín García Monge y su Comisión establecida por Ley N°3535 de 3 de agosto de 1965. También, le fueron traspasadas las funciones del Movimiento Nacional de Juventudes que estaban a cargo de la Presidencia de la República.

No obstante, el Ministerio de Cultura y Juventudhabía iniciado funciones de manera extraoficial, el 1 octubre del año 1970, luego de que fuera rechazado el proyecto. Mediante una modificación incorporada al Presupuesto General del año 1971, Alberto Cañas Escalante aseguró el sustento económico, dejándolo distribuido estratégicamente en varias instituciones. Así, el lunes 4 de enero de 1971, quedó establecido formalmente el nuevo ministerio, previo a la ley de creación.

La primera estructura orgánica estuvo conformada por las siguientes unidades administrativas: Ministro, Viceministro, Oficialía Mayor, Oficina de Presupuesto y Proveeduría, Departamento de Radio, Departamento de Publicaciones, Dirección General de Juventud, Departamento de Actividades Generales, Compañía Nacional de Teatro, Teatro Nacional, Biblioteca Nacional, Dirección General de Deportes, Departamento de Investigación del Folklore, Departamento de Defensa del Patrimonio Artístico y Cultural, Departamento de Música y Departamento de Personal.

Luego el Ministerio expandió la organización administrativa y en la actualidad se encuentra conformado por cuatro programas: Dirección de Cultura, Dirección de Bandas, Sistema Nacional de Investigación y Conservación del Patrimonio Cultural y varios órganos desconcentrados. Le compete establecer directrices generales en materia de Cultura, Juventud y Deportes, fomentar y preservar la pluralidad y diversidad cultural, facilitar la participación de todos los sectores sociales, en los procesos de desarrollo cultural, artístico, recreativo, sin distingos de sexo, grupo étnico y ubicación geográfica. Propicia espacios y oportunidades para la revitalización de las tradiciones culturales, el disfrute de los bienes y servicios culturales, así como la creación y apreciación artística en sus diversas manifestaciones.

•  HISTORIA ARCHIVÍSTICA: En el año 1992, el Ministerio de Cultura y Juventudsolicitó al Archivo Nacional el préstamo de un depósito para guardar provisionalmente los documentos del Archivo Central. Lo anterior, con motivo del deterioro de la estantería, ocasionado por el terremoto de 1991 y porque no tenía espacio, ante el cambio de sede a la antigua Fábrica Nacional de Licores. Esa circunstancia hizo que los documentos quedaran custodiados en el Archivo Nacional, sin organización y sin lista de remisión. En el año 1993, parte de los documentos fueron organizados durante un Taller Archivístico, dirigido por el Archivo Nacional a becarios de la OEA. Posteriormente, el Departamento Servicios Archivísticos Externos describió otra parte y la transfirió al Departamento Archivo Histórico. Finalmente, este departamento concluyó con el tratamiento archivístico de los citados documentos.

2.4 FORMA DE INGRESO: Transferencia interna 72-1998.

3. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO: Se encuentran los siguientes tipos documentales: cartas, correspondencia, expedientes, informes, leyes y decretos, actas de reuniones, memorandos, acuerdos, resoluciones, discursos, circulares, programas, contratos, presupuestos, currículos, solicitudes de audiencias, solicitudes de servicios y artículos de prensa. También existen documentos de otras clases como fotografías, planos, afiches, filmes, videos y grabaciones de audio en casete. Entre los asuntos se destacan conferencias internacionales, congresos de patrimonio cultural, encuentros de jóvenes, programas de desarrollo de las Naciones Unidas, actividades del Año Internacional de la Mujer, Arqueología, proyectos de reforestación, parques infantiles, instalación de una televisora cultural, estudios para fomentar la lectura, restauración de sitios patrimoniales, acuerdos de cooperación cultural en arte, danza, teatro, música, escultura, museos, bibliotecas, cine, construcción de la primera etapa de la Ciudad del Deporte, congresos nacionales, de educación física, seminarios de juventud y cooperativismo, casas de la cultura, comités de deportes, conciertos de la Sinfónica Nacional, sistema de bibliotecas, programas de educación musical, atletismo, ajedrez, natación, festivales, actividades del Teatro Nacional, creación del Teatro Melico Salazar, monumentos y otros indicadores en materia de cultura, juventud y deportes.

3.2 VALORACIÓN, SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN: No se dispone de información.

3.3 NUEVOS INGRESOS: Al ser un fondo abierto ingresará la documentación que se encuentra en el Archivo Intermedio del Archivo Nacional y en el ministerio.

3.4 ORGANIZACIÓN: Las unidades documentales textuales están clasificadas según su procedencia. Principalmente, están ordenadas por períodos cronológicos de cuatro años que responden a las diferentes administraciones de gobierno. Todas están en cajas identificadas y ordenadas numéricamente. Las otras unidades que no son textuales se localizan en las diferentes colecciones gráficas y audiovisuales, siempre bajo la procedencia del Ministerio de Cultura y Juventudcon los siguientes rangos de signaturas: Fotografías N°82416-82650, Grabaciones en Casetes N°793-807 y N°1001, Mapas y Planos N°32934-32937, Desplegables N°134-198, Filmes N°26-38, Videos N°397-408 y Afiches N°846-922.

•  AREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y USO

4.1 CONDICIONES DE ACCESO: Libre.

4.2 CONDICIONES DE REPRODUCCIÓN: Según lo que establece la Ley 7202 y las regulaciones internas.

4.3 LENGUA / ESCRITURA (S) DE LA DOCUMENTACIÓN: español, inglés, chino, japonés, francés y alemán.

•  CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y REQUISITOS TÉCNICOS: Buen estado de conservación.

•  INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN: Inventario completo de unidades documentales en base de datos.

•  AREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

5.1 EXISTENCIA Y LOCALIZACIÓN DE LOS ORIGINALES: En la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica.

•  EXISTENCIA Y LOCALIZACIÓN DE COPIAS: Parcialmente en el Archivo Central del Ministerio de Cultura y Juventud.

•  UNIDADES DE DESCRIPCIÓN RELACIONADAS: En los fondos: Congreso, Relaciones Exteriores, Orquesta Sinfónica Nacional, Presidencia de la República, Banco Central, Ministerio de Salud y en las colecciones: Javier Solís Herrera, Mapas y Planos, Fotografías, Filmes, Afiches, Grabaciones y Videos.

•  NOTA DE PUBLICACIONES: No se dispone de información.

•  AREA DE NOTAS

6.1 NOTAS: No se dispone de información.

•  AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

•  NOTA DEL ARCHIVERO: Entrada descriptiva elaborada por Sara Alfaro Espinoza, quien utilizó como fuente de consulta los documentos que conforman este fondo y el sitio web del Ministerio de Cultura y Juventuden www.mcjd.go.cr.

•  REGLAS O NORMAS:

-CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. (2000 ). Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G). (2º ED.) Madrid: Subdirección de los Archivos Estatales.

-DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DE COSTA RICA. (2005). Aplicación de la Norma Internacional de Descripción ISAD (G) en el Archivo Nacional . Costa Rica: Archivo Nacional.

•  FECHA (S) DE LA (S) DESCRIPCIÓN (ES): Junio de 2004 y actualizada en noviembre de 2005. Aprobada por la Comisión de Descripción, el 2 de febrero de 2006, en Sesión 2-2006.

ENTRADA DESCRIPTIVA CON APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ISAD (G)

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 CÓDIGO (S) DE REFERENCIA: CR-AN-AH-MCJD-DM-000001-001625-C1-169

1.2 TÍTULO: Despacho del Ministro de Cultura.

1.3 FECHA (S): 1970-1989.

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Subfondo.

1.5 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): 27 m.l.

2. AREA DE CONTEXTO

2.1 NOMBRE DEL O DE LOS PRODUCTOR (ES): Despacho del Ministro de Cultura, Juventud y Deportes.

•  HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA BIOGRÁFICA: Comprende un período de 20 años de vida institucional administrado por tres ministros y dos ministras que ejercieron en períodos de gobierno de cuatro años. El primer período 1970-1974, estuvo a cargo del Ministro Alberto Cañas Escalante, a quien le correspondió redactar el proyecto de ley de creación del ministerio, elaborar el presupuesto, buscar el local, escoger el personal, formular los programas, diseñar el organigrama, entre otras actividades. El segundo período, 1974-1978, lo ejercieron la Ministra Carmen Naranjo Coto y el Ministro Guido Sáenz González, dos años cada uno. El tercer período, 1978-1982, estuvo a cargo de la Ministra Marina Volio Brenes. El cuarto período, 1982-1986, lo desempeñó el Ministro Hernán González Gutiérrez y el quinto período, 1986-1990, lo ejerció Carlos Francisco Echeverría Salgado.

2.3 HISTORIA ARCHIVÍSTICA: Los documentos de este subfondo estuvieron custodiados, después de la etapa de gestión, en el Archivo Central de Cultura de donde fueron trasladados en el año 1992 al Archivo Nacional. En esta entidad estuvieron a cargo inicialmente del Departamento Servicios Archivísticos Externos. Luego fueron transferidos al Departamento Archivo Histórico en el año 1999 para su custodia definitiva.

3. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

•  ALCANCE Y CONTENIDO: Se destacan aquellos tipos documentales y asuntos que caracterizan más a cada administración, ya sea por iniciativas personales, lineamientos políticos del gobierno costarricense, o de gobiernos y organismos extranjeros.

Las unidades documentales conformadas en la gestión del Ministro Alberto Cañas Escalante expresan los antecedentes de la entidad, aspectos de escritores, metodología para educación de adultos, literatura, concurso para la portada del libro de la Editorial Costa Rica y promoción del libro costarricense. Además, destacan proyectos, actas, correspondencia, presupuestos y expedientes de concursos, congresos, seminarios y conferencias acerca de intercambios juveniles, campos de trabajo, giras de espectáculos por los cantones, abaratamiento de precios en el Teatro Nacional, preservación de edificios históricos, celebraciones de festejos patrios, cultura hispánica, museos, casas de la cultura y selecciones deportivas nacionales, entre otros.

En los documentos de la Ministra Carmen Naranjo se visualiza su gestión en dos áreas: la primera, el desarrollo de la cultura por medio de la educación, mediante bibliotecas infantiles, de adultos, capacitación familiar y alfabetización rural a través de un sistema nacional de radio, televisión y correo. La segunda área refleja la recreación, con el establecimiento de parques, comités deportivos, casas de juventud y actividades de grupos artísticos y folclóricos en las comunidades. Además, se informa acerca de la prohibición de bebidas alcohólicas en celebraciones culturales, rescate de ruinas de Ujarrás y Arqueología, entre otros asuntos.

En la gestión de Guido Sáenz González sobresalen expedientes y correspondencia sobre música, compra de instrumentos para bandas municipales, Templo de la Música, capacitación en instrumentos musicales, visitas de profesores de música extranjeros, actividades de la Orquesta Sinfónica Nacional y Juvenil. También, se refleja el traspaso de la propiedad del Cuartel Bellavista en Cuesta de Moras al Museo Nacional, programas de teatro al aire libre, programas dirigidos a la clase obrera y campesina, concursos de pintura, escultura y cine, entre otros asuntos.

La administración de la Ministra Marina Volio Brenes muestra tendencias de índole social con lineamientos y actividades sobre comedores escolares, organización popular, diagnóstico de promotores sociales de salud, poblaciones indígenas, derechos de la mujer, problemática de la prostitución en Costa Rica, control médico de los deportistas por medio de la Caja Costarricense de Seguro Social, embarazo en la adolescencia, rehabilitación de barrios, centro diurno para ancianos, formación profesional del comunicador social en Costa Rica y proyecto de creación del Ministerio de Promoción Humana. Otros temas que se destacan corresponden a encuentros de grupos juveniles, educación para la motivación, incorporación del Archivo Nacional a ese ministerio, concurso nacional de embellecimiento de pueblos, participación de diferentes deportistas en ciclismo, voleibol, boliche, tae-kwon-do, escultismo, organización deportiva de sordos, influencia de los medios de información en asuntos de género y servicios sanitarios públicos, entre otros.

En el caso del Ministro Hernán González Gutiérrez se aprecia una tendencia al desarrollo de las artes plásticas, exposiciones de esculturas, actividades con artesanías, proyectos de museos regionales y antecedentes del Museo del Niño. Además, se atendieron gestiones sobre deportes, organización del primer festival de música folclórica “Voces de Mi Tierra”, inauguración de la primera Escuela de Tradiciones Limonenses, parques recreativos, medidas para la defensa del derecho de Costa Rica a la libre apertura y navegación en el Río San Juan, visita del Papa Juan Pablo Segundo a Costa Rica, lineamientos para la defensa, valoración y conservación del patrimonio cultural nacional, entre otros.

Los documentos de la gestión del Ministro Carlos Francisco Echeverría Salgado, tratan sobre cine, radio, televisión, construcción del Parque de la Paz, propuesta para la elaboración de un censo indígena, restauración de la antigua Estación del Ferrocarril al Atlántico en San José, concurso de portales, rescate de valores morales, cívicos y religiosos, entre otros.

3.3 NUEVOS INGRESOS: Sí, los documentos a partir del año 1990.

3.4 ORGANIZACIÓN: Orden numérico consecutivo.

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 NOTA DEL ARCHIVERO: Elaborada por Sara Alfaro Espinoza, 06 de diciembre de 2004 y aprobada por la Comisión de Descripción, el 2 de febrero de 2006, en Sesión 2-2006.

ENTRADA DESCRIPTIVA CON APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ISAD (G)

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 CÓDIGO (S) DE REFERENCIA: CR-AN-AH-MCJD-DM-COR-000053-001159.

1.2 TÍTULO: Correspondencia del Despacho del Ministro de Cultura.

1.3 FECHA (S): 1970-1989.

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Serie.

1.5 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): 19 m.l.

2. AREA DE CONTEXTO

2.2 HISTORIA INSTITUCIONAL / RESEÑA BIOGRÁFICA: Los jerarcas del Ministerio de Cultura y Juventudse relacionaron con autoridades y particulares nacionales y extranjeros de todas partes del mundo, dentro de un contexto político, económico y social en las últimas décadas del siglo XX. Por ende, la riqueza de esta serie documental estriba en que aporta valiosa información para el conocimiento de la política cultural costarricense.

Sin embargo, los documentos además de mostrar lo peculiar del ámbito nacional, también informan acerca del quehacer multicultural internacional. Esto se observa en la correspondencia debido a la forma en que se incorporaron diferentes tipos documentales producidos y recibidos de instituciones públicas y privadas, grupos organizados e individuos con temas e intereses muy variados y muchos de estos acompañados de fotografías, planos, boletines, folletos, artículos de prensa, invitaciones, programas y afiches.

3. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO: Se enfocan los siguientes temas: desarrollo cultural, juvenil y deportivo del país, becas para estudiantes talentosos y de escasos recursos, entrega de premios nacionales, iniciativa para que el Estadio Nacional lleve el nombre de “Macho” Madrigal, denominación de la ciudad de Santa Cruz como Ciudad Folclórica de Costa Rica, fiestas típicas nacionales, numeración de casas y calles de Cartago, vigilancia en los teatros, utilización de trajes y música folclórica en centros nocturnos, crítica a la presentación de la obra “Lisa”, difusión sobre Costa Rica en la zona de Rosario de Argentina, iniciativa propuesta por José Figueres Ferrer para eliminar de los himnos y cantos nacionales los aspectos bélicos, crítica a la telenovela “La Zulianita”, escogencia del yigüirro como ave nacional, transporte ilegal de esferas de piedra, historia y análisis del Himno Nacional y afán de sustituir la denominación del “tico” por el “costarricense”.

3.4 ORGANIZACIÓN: Orden numérico consecutivo.

7. AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

7.1 NOTA DEL ARCHIVERO: Elaborado por Sara Alfaro Espinoza, el 08 de diciembre de 2004 y aprobada por la Comisión de Descripción, el 2 de febrero de 2006, en Sesión 2-2006.

ENTRADA DESCRIPTIVA CON APLICACIÓN DE LA NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN ISAD (G)

•  ÁREA DE IDENTIFICACIÓN

1.1 CÓDIGO (S) DE REFERENCIA: CR-AN-AH-MCJD-DM-COR-001179-C102

1.2 TÍTULO: Correspondencia de la Ministra Marina Volio Brenes con la Dirección General del Movimiento Nacional de Juventudes.

1.3 FECHA (S): 1978-11-07 1979-12-10.

1.4 NIVEL DE DESCRIPCIÓN: Unidad documental.

1.5 VOLUMEN Y SOPORTE DE LA UNIDAD DE DESCRIPCIÓN (CANTIDAD, TAMAÑO O DIMENSIONES): 0,05 m.l.

3. AREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

3.1 ALCANCE Y CONTENIDO: Estudio y análisis del Movimiento Nacional de Juventudes, resultados de una gira a la ciudad de Rivas, Nicaragua, proyecto de oftalmología en Limón, encuentro de grupos juveniles de San Carlos, proyecto Limón Joven, parque La Expresión, afiche La Juventud Esperanza de América y empresas juveniles agropecuarias.

•  AREA DE NOTAS

•  NOTAS: El afiche se localiza en la Colección de Afiches, Signatura 1401.

•  AREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN

•  NOTA DEL ARCHIVERO: Elaborado por Sara Alfaro Espinoza, 09 de diciembre de 2004 y aprobada por la Comisión de Descripción, el 2 de febrero de 2006, en Sesión 2-2006.

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