Visión

El Archivo Nacional de Costa Rica, ejercerá plenamente su rol de rector del Sistema Nacional de Archivos y ofrecerá al habitante costarricense, nuevos y mejores servicios, acrecentando el patrimonio con nuevos fondos y colecciones, mediante el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación. Estos retos los asumirá mediante el mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, un marco legal mejorado adaptado a las necesidades actuales y un recurso humano altamente calificado, comprometido con la eficiencia, transparencia y orientada al cliente.

 

Misión

El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, que reúne, organiza, conserva, facilita y divulga el patrimonio documental de la Nación, a todos los habitantes de Costa Rica, para acrecentar la identidad nacional; promueve el desarrollo archivístico de las instituciones para una administración más transparente y eficiente, y coadyuva en el control del ejercicio Notarial”.

 

Políticas Institucionales

Aprobadas por la Junta Administrativa del Archivo Nacional, mediante el acuerdo 17 tomado en la sesión N° 07-2010, celebrada el 24 de marzo de 2010

 

Patrimonio Documental de la Nación:

1. Se autorizará transferir al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural en función del espacio disponible en sus depósitos, priorizando los que hayan cumplido los 20 años y que se encuentren en riesgo de deterioro comprobado.

2. Se utilizará la tecnología de la información y la comunicación como una aliada para mejorar la prestación del servicio de consulta de fondos documentales y para mejorar la gestión administrativa del programa.

3. Se divulgará el sistema de información automatizado INDEX que tiene por objetivo que más notarios y cónsules generales de Costa Rica, presenten sus índices de escrituras públicas a través de Internet.

4. Se dará continuidad a la descripción de documentos automatizada y con aplicación de normas internacionales de descripción.

5. Las actividades de difusión cultural estarán orientadas a rescatar y promover la identidad nacional, local y regional de los costarricenses frente a los cambios que enfrenta nuestra sociedad, entre ellos el cambio provocado por el proceso de globalización. Se procurará en todo momento ofrecer un servicio de calidad.

6. La promoción de la venta de publicaciones del Archivo Nacional en librerías y en eventos culturales, tendrá por finalidad, realizar una mayor difusión del patrimonio documental y del quehacer institucional. Se precio será definido al costo, en aras de garantizar su acceso y una vez agotadas las ediciones, se procurará su divulgación por medio del sitio Web.

7. La conservación de documentos se realizará, de conformidad con los resultados del diagnóstico de los fondos documentales, que realiza el Departamento de Conservación, dando prioridad a los de mayor deterioro.

Sistema Nacional de Archivos y Seguridad jurídica del ejercicio del Notariado:

1. Los servicios dirigidos al Sistema Nacional de Archivos promoverán la óptima organización de los Archivos del Estado Costarricense, requisito indispensable para la modernización de su administración, manejo adecuado de la información, transparencia y respeto a los derechos ciudadanos.
2. Las nuevas metodologías de trabajo en asesorías, inspecciones y transferencias de documentos de la Presidencia de la República, Ministros de Estado y Consejo de Gobierno, buscarán aprovechar al máximo los recursos institucionales existentes y lograr un mayor impacto.
3. La institución aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacional para mejorar el nivel de desempeño de las áreas sustantivas y administrativas, así como la adquisición de tecnología de información y apoyará las acciones emprendidas por organismos internacionales que se ocupan del desarrollo archivístico.
4. La institución considerará y jerarquizará dentro del Plan Institucional de Capacitación las necesidades de capacitación de los servidores de la institución, diagnosticadas en la evaluación anual del desempeño.
5. El Archivo Nacional coadyuvará en el control del ejercicio del notariado en Costa Rica, con instituciones tales como el Consejo Superior de Notariado, el Registro Nacional y la Dirección Nacional de Notariado y dentro del marco jurídico vigente.

Actividades Centrales:

1. El Archivo Nacional promoverá servicios asequibles considerando la diversidad de usuarios, especialmente a personas con discapacidad.
2. La institución se abocará a la finalización de la construcción de la tercera etapa del edificio del Archivo Nacional, su equipamiento y operación.
3. El Archivo Nacional gestionará ante el Ministerio de Cultura y Juventud y el Ministerio de Hacienda, la asignación de mayores recursos presupuestarios para la creación de plazas, para cubrir los costos de planillas de funcionarios, así como para la acción estratégica de la construcción de la III etapa del edificio del Archivo Nacional y las necesidades urgentes de mantenimiento de la infraestructura.
4. La institución desarrollará actividades que fomenten la cultura de prevención de riesgos por desastres naturales o provocados.
5. Se aplicará gradualmente a los procesos (sustantivos, logísticos y estratégicos) según su prioridad, el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del Archivo Nacional, procurando eliminar, disminuir o aceptar los riesgos a los que está expuesta la institución en su quehacer diario. Cuando las causas que los originan y su solución son exógenas, se trasladará el riesgo a quien corresponda técnica y legalmente.
6. La Junta Administrativa del Archivo Nacional procurará que la institución cuente con las instalaciones físicas y el equipamiento necesario para su buen desenvolvimiento.
7. La institución analizará y procurará soluciones para la actualización del marco jurídico institucional vigente.

El Archivo Nacional de Costa Rica planifica y programa año a año sus metas y actividades por medio del Plan Operativo Anual (POI), lo que permite el logro de sus objetivos, en estrecha relación con la misión y visión institucional. Los objetivos definidos son los siguientes:

1- Dar a conocer el Patrimonio Documental de la Nación, mediante actividades de difusión, novedosas, más atractivas.

2- Brindar un servicio de facilitación de mayor calidad, mediante la identificación de las necesidades de los usuarios y el respectivo ajuste.

3- Identificar el grado de cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, de las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, mediante la inspección de las mismas.

Valores:

•   Liderazgo archivístico en el ámbito nacional e internacional.
•   Honradez.
•   Identificación con la cultural nacional.
•   Disciplina.

Factores claves de éxito:

• Excelencia en el servicio a los usuarios.
• Proceso constante de renovación en las áreas sustantivas y de apoyo.
• Infraestructura.
• Identificación del personal con la misión, visión y objetivos institucionales.
• Proceso de Planificación Estratégica y Operativa.

Funciones: Generales del Archivo Nacional

De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, las principales funciones institucionales se indican a continuación:

•  Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos.

•  Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.

•  Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.

•  Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.

•  Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.

•  Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.

•  Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.

•  Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.

•  Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos.

•  Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido.

•  Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.

•  Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.

•  Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.

•  Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.

•  Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico...”

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL

Es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es el órgano rector de dicho sistema.

Es un órgano colegiado creado mediante la Ley Nº 5574 del 6 de setiembre de 1974. Según el artículo 12 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, está conformado por siete miembros, representantes de diversos sectores.

Sus Miembros:

Presidenta: Sra. Sandra Quirós Bonilla, representante del Ministro de Cultura y Juventud.

Vicepresidente : Sr. Edgar Gutiérrez López, representante de la Dirección General del Archivo Nacional.

Secretario : Sr. José Bernal Rivas Fernández, representante de la Escuela de Archivística de la Universidad de Costa Rica.

Tesorero : Sr.Francisco Delgado Jiménez, representante del Ministro de Planificación Nacional y Política Económica.

Vocal 1: Sr. Aharon Arguedas Zamora, representante de las Escuelas de Historia de las Universidades Públicas.

Vocal 2 : Sr.Juan Carlos Solórzano Fonseca, representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica.

Fiscal: Sr. Emilio León Zúñiga, representante de Archivistas Costarricenses.

Sus funciones:

En el artículo 11 de la Ley Nº 7202 se definen las funciones de la Junta Administrativa:

1. Velar por el mantenimiento del edificio del Archivo Nacional.
2. Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el óptimo funcionamiento del Archivo Nacional
3. Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones y contrataciones directas.
4. Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.
5. Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del Archivo Nacional necesite.
6. Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
7. Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.
8. Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.
9. Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos.
10. Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se impartan en las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.
11. Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la archivística.
12. Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
13. Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos.

Subir