Visión

En el año 2010 el Archivo Nacional de Costa Rica afianzará su condición de ente rector del Sistema Nacional de Archivos y como institución competente para el rescate, organización, conservación, facilitación y divulgación del patrimonio documental de la Nación, a través del mejoramiento de su infraestructura física, tecnológica, administrativa y la diversificación de los servicios, todo lo anterior se realizará con un recurso humano altamente calificado y comprometido con la eficiencia, transparencia y orientación al cliente.

Misión

El Archivo Nacional es una institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud, rectora del Sistema Nacional de Archivos, que administra el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuva en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la Nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente.

 

Políticas Institucionales

 

Patrimonio Documental de la Nación:

1. Se transferirán al Archivo Nacional documentos con valor científico cultural en función del espacio disponible.
2. La descripción de documentos con interés para la ciencia y la cultura se hará en forma automatizada y aplicando normas internacionales de descripción.
3. El Archivo Nacional facilitará la consulta y reproducción de los documentos que custodia a través de diversos medios y dentro de lo que dispone el marco jurídico vigente.
4. Las actividades de divulgación de la institución, buscarán difundir la identidad cultural nacional y regional de los costarricenses.
5. Se promoverá la venta de publicaciones archivísticas del Archivo Nacional en librerías y en eventos culturales, con la finalidad de realizar una mayor difusión del patrimonio documental y del quehacer institucional.
6. La conservación de documentos se priorizará, de conformidad con los resultados del diagnóstico de los fondos documentales, que realiza el Departamento de Conservación.

Junta Administrativa del Archivo Nacional:

Es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es el órgano rector de dicho sistema.

Es un órgano colegiado creado mediante la Ley Nº 5574 del 6 de setiembre de 1974. Según el artículo 12 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, está conformado por siete miembros, representantes de diversos sectores.

La Ley Nº 7202 le asigna una serie de funciones, estipuladas en el artículo 11:

• Velar por el mantenimiento del edificio del Archivo Nacional.
• Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el óptimo funcionamiento del Archivo Nacional
• Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones y contrataciones directas.
• Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.
• Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del Archivo Nacional necesite.
• Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
• Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.
• Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.
• Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos.
• Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se impartan en las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.
• Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la archivística.
• Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
• Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos.

Actualmente los miembros de la Junta Administrativa y los cargos que ocupan cada uno de ellos, son los siguientes:

 

Presidenta: SRA. Sandra Quirós Bonilla, representante de la Ministra de Cultura y Juventud.

Vicepresidenta: SRA. Priscilla Albarracín González, representante del Ministro de Planificación y Política Económica.

Secretario:SR. José Bernal Rivas Fernández, representantede Escuelas de Archivística de Universidades.

Tesorero: SRA. Margarita Silva Hernández, representante de Escuelas de Historia de Universidades.

Vocal 1: SR. Edgar Gutiérrez López, representante de la Dirección General del Archivo Nacional.

Vocal 2: SR. Marco Fallas Barrantes, representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica.

Fiscal: SR. Emilio León Zúñiga, representante de Archivistas Costarricenses.

 

Sistema Nacional de Archivos y Seguridad Jurídica del Ejercicio del Notariado:

1. El Archivo Nacional promoverá servicios y acciones para la óptima organización y servicio de los Archivos del Estado Costarricense, requisito indispensable para la modernización de su administración, manejo adecuado de la información, transparencia y respeto a los derechos ciudadanos.
2. El Archivo Nacional aprovechará las oportunidades que brinda la cooperación internacional para su desarrollo y apoyará las acciones emprendidas por organismos internacionales que se ocupan del desarrollo archivístico.
3. El Departamento Administrativo Financiero promocionará la cartera de servicios de capacitación archivística, en los Centros de Capacitación de instituciones del Sector Público y la actualización de conocimientos de sus funcionarios.
4. El Archivo Nacional coadyuvará en el control de ejercicio del notariado en Costa Rica en forma eficiente, con instituciones tales como el Registro Nacional y la Dirección Nacional de Notariado y dentro del marco jurídico vigente.
5. El Departamento Archivo Notarial utilizará la tecnología de la información disponible, tal como el correo electrónico para algunas de sus funciones, como la presentación de índices notariales.

 

Actividades Centrales:

1. Se utilizará la tecnología de información para mejorar la organización, control y consulta de los fondos documentales que custodia y los procesos administrativos de la Institución.
2. El Archivo Nacional promoverá servicios asequibles considerando la diversidad de usuarios, especialmente a personas con discapacidad.
3. El Archivo Nacional deberá gestionar ante las instancias competentes, la asignación de recursos financieros y humanos para cumplir con sus competencias y particularmente con la asignación de presupuesto para financiar la acción estratégica de construir la III Etapa del Edificio del Archivo Nacional.

El Archivo Nacional de Costa Rica planifica y programa año a año sus metas y actividades a través del Plan Anual Operativo, lo que le permite el logro de sus objetivos, éstos últimos en estrecha relación con la misión institucional. Los objetivos definidos son los siguientes:

• “Clasificar, ordenar y describir la documentación con valor científico cultural que custodia el Archivo Nacional”.
• “Reunir en el Archivo Nacional mediante transferencias y donaciones la documentación textual, gráfica y audiovisual con valor científico cultural de interés para la historia de Costa Rica, existente en el país o en el exterior”.
• “Facilitar el Patrimonio Documental de la patria a investigadores de diferentes disciplinas, usuarios y público en general, velando por el adecuado uso de los documentos”.
• “Proteger y conservar adecuadamente el Patrimonio Documental que custodia el Archivo Nacional”.
• “Divulgar y proyectar a la comunidad nacional el Patrimonio Documental que custodia la Institución”.
• “Dirigir y coordinar el Sistema Nacional de Archivos integrado por los archivos de todas las instituciones públicas y los archivos privados de Costa Rica”.
• “Capacitar y asesorar en materia archivística a los archivos que forman parte del Sistema Nacional de Archivos y a los organismos privados que lo soliciten, con el propósito de organizar sus documentos para que la información sirva de manera eficaz y eficiente para la toma de decisiones”.
• “Dirigir y controlar el proceso de selección y autorización de eliminación de los documentos que producen las instituciones públicas de Costa Rica”.
• ”Dirigir y coordinar el programa de cooperación internacional del Archivo Nacional”.

Valores:

• Liderazgo archivístico en el ámbito nacional e internacional.
• Honradez.
• Identificación con la cultural nacional.
• Disciplina.

Factores claves de éxito:

• Excelencia en el servicio a los usuarios.
• Proceso constante de renovación en las áreas sustantivas y de apoyo.
• Infraestructura.
• Identificación del personal con la misión, visión y objetivos institucionales.
• Proceso de Planificación Estratégica y Operativa.

Funciones:

De conformidad con lo establecido en el artículo 23 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Nº 7202), las principales funciones institucionales son las que se indican a continuación:

1. Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos.
2. Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.
3. Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.
4. Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.
5. Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.
6. Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.
7. Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.
8. Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.
9. Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos.
10. Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido.
11. Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.
12. Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.
13. Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.
14. Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.
15. Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico…”

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