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Transferencia documental

El Departamento de Archivo Hist贸rico tiene a su cargo la transferencia de documentos que son declarados con valor cient铆fico cultural, en donde se custodiar谩n permanentemente.聽 Para que los documentos puedan ser transferidos, deben cumplirse una serie de requisitos:

  • Los documentos deben tener la declaratoria de valor cient铆fico 鈥 cultural extendida por la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos.
  • Los documentos deben tener un plazo igual o mayor a 20 a帽os de haberse originado, a excepci贸n de algunos documentos que cuenten con una declaratoria general de valor cient铆fico cultural.
  • Contar con la autorizaci贸n de la Direcci贸n General del Archivo Nacional previo a la transferencia.
  • Sustento legal: Ley N掳 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Art铆culos 3, 4, 7, 8, 23 incisos b), 42 incisos c), 46, 47, 52 y 58.

Tr谩mites

  • Remitir solicitud por escrito dirigida a la Direcci贸n General del Archivo Nacional para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura, debe hacerse con un mes de antelaci贸n a la fecha en que se efectuar谩 el env铆o. La solicitud debe incluir una breve descripci贸n del contenido, fechas extremas y cantidad aproximada en metros lineales.
  • Autorizado el ingreso de la transferencia (previa confirmaci贸n de que existe el espacio disponible en los dep贸sitos del Archivo Hist贸rico), funcionarios del Departamento Archivo Hist贸rico y del Departamento de Conservaci贸n podr谩n visitar las instalaciones de las instituciones solicitantes de la transferencia, con el objetivo de verificar el estado de conservaci贸n de los documentos a transferir.
  • Los documentos deben ser transferidos de acuerdo con las directrices emitidas por el Departamento de Conservaci贸n.
  • La documentaci贸n debe remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompa帽ada por una lista de remisi贸n en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en soporte electr贸nico) elaborada en la herramienta que establezca la Direcci贸n General del Archivo Nacional; as铆 como de la declaratoria de valor cient铆fico cultural emitida por la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos.
  • Trasladar los documentos junto con las listas de remisi贸n previa coordinaci贸n con el Departamento Archivo Hist贸rico.
  • Confrontar conjuntamente con personal del Departamento Archivo Hist贸rico, los documentos con sus listas de remisi贸n.
  • Adjuntar las reproducciones (en microfilme, soporte electr贸nico u otros) de los documentos transferidos.
  • Corregir cualquier anomal铆a detectada en las listas de remisi贸n durante el cotejo.
  • El Departamento Archivo Hist贸rico remitir谩 oficio de acuse de recibo de la transferencia de acuerdo con el cotejo y documentos aportados.
  • Nota: En el caso de documentos electr贸nicos con firma digital se debe de cumplir todo lo anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N掳 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electr贸nicos, normativa que establezca el Ministerio de Ciencia Tecnolog铆a y Telecomunicaciones (Micitt) y la Direcci贸n General del Archivo Nacional en esta materia.
  • Plazo de resoluci贸n: 2 meses.
  • Vigencia de la licencia, autorizaci贸n o permiso: No aplica.
  • Costo del tr谩mite: No aplica.
  • Funcionario de contacto: Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla / Departamento Archivo Hist贸rico

Donaci贸n de documentos

  • Para realizar una donaci贸n de documentos al Departamento de Archivo Hist贸rico se deben cumplir los siguientes requisitos:
  • Los documentos deben tener la declaratoria de valor cient铆fico cultural extendida por la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos.
  • Firmar el contrato de donaci贸n de documentos.
  • Sustento legal: Ley N掳 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Art铆culos 58 y 59.

Tr谩mites:

  • Las instituciones privadas y los particulares que deseen donar documentos a la Direcci贸n General del Archivo Nacional deben remitir ofrecimiento escrito a la Direcci贸n General.
  • Atender a los funcionarios que har谩n el estudio para determinar el posible valor cient铆fico cultural de los documentos, colaborar con ellos en su preparaci贸n y presentar la solicitud de valoraci贸n a la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos qui茅n determinar谩 su valor cient铆fico cultural.
  • El donante debe indicar cualquier condici贸n de restricci贸n de acceso o similares por escrito, previo a efectuarse la transferencia.
  • Recibir a los funcionarios que trasladar谩n los documentos. La Direcci贸n General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite podr谩 reservarse el derecho de seleccionar y eliminar parte de la documentaci贸n donada que carezca de valor cient铆fico cultural.


 


Direcci贸n General del Archivo Nacional.

Ministerio de Cultura y Juventud.

900 metros sur y 150 oeste Plaza del Sol, Curridabat.

Tel茅fono: (506) 2283-1400 / Fax: (506) 2234-7312.

Apartado postal: 41-2020, Zapote, Costa Rica.

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