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Rector铆a del Sistema Nacional de Archivos: cambio de enfoque

21 de septiembre de 2017


Una de las funciones que la legislaci贸n le asigna al Archivo Nacional es la de ser el ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Recientemente la instituci贸n vari贸 su forma de ejecutar este papel, en virtud de una serie de criterios emitidos por la Procuradur铆a General de la Rep煤blica (PGR). De hecho, esta fue una de las tem谩ticas expuestas en el pasado Congreso Archiv铆stico Nacional.


Para una serie de instituciones, en adelante, las inspecciones solo se van llevar a cabo en caso de que el jerarca institucional autorice el procedimiento. Como resultado 煤nicamente se emitir谩n recomendaciones. Esta nueva forma de proceder aplicar谩 para instituciones aut贸nomas, semiaut贸nomas, universidades p煤blicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial, y dem谩s entes p煤blicos que posean autonom铆a.


La relaci贸n ser谩 un tanto diferente con el Poder Ejecutivo y sus 贸rganos, ya que en este caso la instituci贸n conserva su competencia de fiscalizaci贸n y control. Es as铆 como solo van a ser inspeccionadas de oficio instituciones del gobierno central.


En todo este contexto, remarcan las autoridades del Archivo Nacional, es importante considerar que la PGR reconoce 鈥渓a potestad del Archivo Nacional para verificar la conservaci贸n y custodia de los documentos con valor hist贸rico cultural de todas las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos, raz贸n por la cual se podr谩n efectuar visitas a todas las entidades p煤blicas, independientemente de su naturaleza jur铆dica y tipo de autonom铆a, para verificar el estado de conservaci贸n y custodia de estos documentos鈥.

Sobre la base de lo anterior, el Archivo Nacional inspeccionar谩 la instituci贸n (sin importar de cu谩l tipo se trate) en caso de recibir denuncias por p茅rdida, extrav铆o o eliminaci贸n de documentos con valor cient铆fico cultural. Cuando reciba denuncias que no se relacionen con este tema y que tengan con ver con entes p煤blicos con autonom铆a administrativa y pol铆tica, el Archivo Nacional trasladar谩 la denuncia al jerarca y a la auditor铆a interna de las instituciones denunciadas.

Finalmente, habr谩 un v铆nculo distinto con la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos. Reconoce la PGR que este es el 煤nico 贸rgano competente para determinar el valor cient铆fico y cultural de los documentos. Indica la misma Procuradur铆a que las instituciones aut贸nomas y semiaut贸nomas, universidades p煤blicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial, y dem谩s entes que posean autonom铆a pol铆tica o de gobierno no est谩n obligadas a consultar a la CNSED cuando requieran eliminar documentos. Sin embargo, esto no exime a dichas instituciones a elaborar tablas de plazo de conservaci贸n de documentos y cualquier otro instrumento que facilite la valoraci贸n documental.


Aqu铆 se puede leer el documento total con la nueva estrategia para ejercer la rector铆a.


Los criterios tomados en cuenta para establecer la nueva estrategia de trabajo fueron los siguientes:

  • Dictamen C-230-2006, de 6 de junio de 2006, relacionado con la autonom铆a de las universidades estatales, especialmente la Universidad de Costa Rica. En esencia, el texto determina que el criterio de la Comisi贸n Nacional de Selecci贸n y Eliminaci贸n de Documentos (CNSED) no es ni obligatorio ni vinculante para las universidades estatales.
  • Dictamen C-420-2006, del 20 de octubre de 2006, que profundiza en el tema de la autonom铆a universitaria, a la luz de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
  • Dictamen C-405-2008, del 11 de noviembre de 2008. Este se relaciona con la aplicaci贸n de la Ley 7202 en el Poder Judicial. Entre otras cosas, se establece que el art铆culo 47 bis de la Ley Org谩nica del Poder Judicial autoriza a la Corte Suprema de Justica a destruir o reciclar expedientes sin consultar de previo el criterio de la CNSED. Se except煤an documentos administrativos que no constituyan un expediente, expedientes necesarios para tr谩mites judiciales futuros y documentos con valor hist贸rico.
  • Dictamen C-225-2015, de 26 de agosto de 2015, que se vincula con un estudio sobre la aplicaci贸n de la Ley 7202 en las instituciones aut贸nomas, espec铆ficamente en el Banco Cr茅dito Agr铆cola de Cartago. Este dictamen indica que la CNSED tiene un poder de direcci贸n general sobre entes p煤blicos descentralizados, pero no un control concreto sobre su actuaci贸n. Aunque los bancos pueden dictar su propia normativa en materia de archivo y eliminaci贸n de documentos, est谩n sometidos a los lineamientos generales del Poder Ejecutivo y al 谩mbito de aplicaci贸n de la Ley 7202. El texto aclara que la determinaci贸n del valor cient铆fico cultural de un documento corresponde a la CNSED.
  • Dictamen C-157-2016, de 18 de julio de 2016. Este se emiti贸 ante una consulta del Archivo Nacional para aclarar si a las instituciones aut贸nomas y a las municipalidades les aplicaba los dispuesto por los dict谩menes C-230-2006, C-420-2006 y C-225-2015. Al respecto, la PGR determin贸 que los entes aut贸nomos pueden dictar sus propias normas en materia archiv铆stica, pero est谩n sujetos a directrices generales del Poder Ejecutivo en la materia y a normativa t茅cnica que emita la CNSED. Las universidades y municipalidades no est谩n sujetas a directrices del Poder Ejecutivo ni a consulta obligatoria de la CNSED, pero s铆 a la normativa t茅cnica general para determinar cu谩les documentos tienen valor cient铆fico cultural. Ninguna de las instituciones mencionadas puede eliminar documentos que puedan llegar a tener valor cient铆fico cultural.
  • Dictamen C-160-2016, de 1 de agosto de 2016, que responde a consulta de la Uni贸n de Gobiernos Locales sobre potestad de la Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) para emitir directrices. La PGR determin贸 que el poder normativo de la JAAN y de la CNSED se puede ejercer ante entes municipales por medio de disposiciones t茅cnicas generales y no por medio de 贸rdenes concretas.
  • Dictamen C-183-2016 de 1 de septiembre de 2016. La PGR respondi贸 a consulta de la JAAN sobre su competencia legal para emitir directrices obligatorias, como 贸rgano rector del SNA, a instituciones que conforman dicho sistema (Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial), instituciones p煤blicas descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y dem谩s entes p煤blicos. Al respecto, la PGR determin贸 que dichas instituciones est谩n comprendidas dentro del alcance normativo de la Ley 7202, pero que sus disposiciones se deben interpretar seg煤n el grado de autonom铆a del que goza cada 贸rgano o ente.
  • Dictamen C-001-2017, de 6 de enero de 2017. A solicitud del Archivo Nacional, la PGR aclar贸 temas desarrollados en los criterios C-157-2016 y C-183-2016.

Maureen R. Herrera Brenes

Coordinadora de Proyecci贸n Institucional, Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla

 


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