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La tecnolog铆a facilita la presentaci贸n de 铆ndices notariales

21 de septiembre de 2017


En diciembre de 2015, el Sistema Index pas贸 a ser parte de los activos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Es una herramienta que permite la administraci贸n, comercializaci贸n y servicio al cliente de la entrega de 铆ndices de instrumentos p煤blicos a trav茅s de internet y para consultas de informaci贸n notarial, actividades que lleva a cabo la empresa Master Lex que gan贸 la licitaci贸n respectiva.


Mediante esta plataforma se pueden realizar consultas en forma gratuita cualquier d铆a y hora del a帽o, relacionadas con testamentos, quincenas de 铆ndices presentados o pendientes y tomos depositados. Incluso, si un notario presenta 铆ndices por internet, podr谩n consultarse directamente sin necesidad de presentarse en las oficinas del departamento de Archivo Notarial.


Los 铆ndices son documentos de valor permanente por cuanto constituyen el instrumento descriptivo de los tomos de protocolo, son complementarios al protocolo y facilitan la localizaci贸n de la informaci贸n en tr谩mites administrativos y de investigaci贸n. Estos documentos son prueba fundamental en los procesos judiciales y administrativos como coadyuvantes en el control del ejercicio de la funci贸n notarial.


Los avances tecnol贸gicos permiten la facilidad para el env铆o y recepci贸n de documentos de manera segura y eficiente, mediante el empleo de herramientas electr贸nicas. Por esta raz贸n, alrededor de 2 mil notarios que hacen uso del sistema Index aprovechan sus ventajas: es innecesario que visiten f铆sicamente la instituci贸n, pueden entregarlos cualquier d铆a de la semana y a cualquier hora, aprovechan el chat de atenci贸n personalizada que ofrece la plataforma y disfrutan de un sistema que evita la comisi贸n de errores al momento de presentarlos.


Para velar por el cumplimiento de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electr贸nicos, se reform贸 el Reglamento para presentaci贸n de 铆ndices Decreto Ejecutivo N掳 37769-C, as铆 como los Lineamientos para el servicio de presentaci贸n de 铆ndices de instrumentos p煤blicos v铆a internet, con el fin de que los 铆ndices presentados por medio de la plataforma Index se firmen digitalmente.


El 铆ndice que se presenta por internet tendr谩 la misma validez y eficacia de un documento original y el notario acepta que el enviado con su firma digital, es de su autor铆a y tiene el mismo efecto legal que tendr铆a si estuviera cubierto por su firma aut贸grafa.


En caso de que el sistema Index se interrumpa temporalmente, el Archivo Notarial notificar谩 al notario v铆a correo electr贸nico. 脷nicamente en estos casos el notario deber谩 utilizar los otros medios que indica el Reglamento para la presentaci贸n de 铆ndices y bajo ninguna circunstancia estar谩 justificado para no presentar su 铆ndice dentro del tiempo reglamentario. Una vez reestablecido el servicio Index deber谩 volver a utilizarse esta plataforma de forma exclusiva.


La autenticidad e integridad de los datos del 铆ndice electr贸nico lo garantiza el Archivo Notarial. La exactitud y veracidad de los datos y el correcto, personal e intransferible uso de la firma digital, lo garantiza el notario suscriptor del servicio.

Catalina Z煤帽iga Porras

Relacionista p煤blica Unidad de Proyecci贸n Institucional, Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla


 


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