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Sinergia ALA - Experto espa帽ol imparti贸 conferencia sobre preservaci贸n digital


San Jos茅, Costa Rica. Septiembre de 2017. Funcionarios del Archivo Nacional e invitados especiales se dieron cita el 29 de agosto en la instituci贸n para escuchar una conferencia sobre 鈥淟a definici贸n de pol铆ticas de preservaci贸n institucional鈥, a cargo del experto espa帽ol Jordi Serra. La preservaci贸n digital es un tema de gran relevancia para la instituci贸n, que justamente en este momento se encuentra trabajando una Pol铆tica Nacional para la Gesti贸n y Conservaci贸n de documentos.

De acuerdo con la Unesco, 鈥渓a preservaci贸n digital consiste en los procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales. Para ello, es necesario encontrar las maneras de representar lo que se hab铆a presentado originalmente a los usuarios mediante un conjunto de equipos y programas inform谩ticos que permiten procesar los datos鈥. Una forma sencilla de abordar el tema, es imaginar de qu茅 forma en 100 a帽os las personas podr铆an a acceder a un video que se grab贸 con una c谩mara digital de hoy, o a un documento de texto producido en las computadoras de la actualidad.


En su exposici贸n, el se帽or Serra se refiri贸 al tema desde una perspectiva t茅cnica, que a la vez incluy贸 la visi贸n global sobre la importancia que tiene el tema para la sociedad, pues desde su punto de vista lo peor que puede suceder es que no se haga nada al respecto, ya que la humanidad arriesga su memoria. 鈥淟os retrasos en la toma de decisiones redundar谩n en requisitos de preservaci贸n m谩s complejos, m谩s laboriosos y, en consecuencia, m谩s caros鈥, entiz贸. En el tema de la preservaci贸n digital el se帽or Serra identifica tres protagonistas: quienes generan los documentos, quienes los custodian y, finalmente, quienes los utilizan. Este 煤ltimo grupo tiene un papel muy relevante, ya que se encarga de presionar para que los documentos est茅n disponibles y se puedan abrir en el futuro.


Al final de su intervenci贸n, el experto comparti贸 con el p煤blico algunos de sus aprendizajes en este tipo de procesos. Entre ellos destac贸 que la preservaci贸n digital es un trabajo cooperativo y complejo, en el cual se requiere intervenci贸n protag贸nica de archivistas e inform谩ticos. Destac贸, sin embargo, que no se espera que a nivel b谩sico de formaci贸n universitaria todos los estudiantes de Archiv铆stica deban aprender conocimientos detallados a nivel t茅cnico. Su perspectiva apunta, m谩s bien, a profesionales que ya en el campo de trabajo se vayan especializando. Es as铆 como visualiza a archivistas expertos en temas de preservaci贸n, y a inform谩ticos en temas de archiv铆stica. Adem谩s, entre sus aprendizajes destac贸 que se trata de un tema transversal a bibliotecas y archivos, y que el mercado cambia muy r谩pido, por lo cual lo m谩s grave es privarse de tomar decisiones al respecto.


Se le consult贸 a Virginia Chac贸n, directora general del Archivo Nacional de Costa Rica, cu谩les son los desaf铆os que esta instituci贸n tiene en materia de preservaci贸n digital. Al respecto, indic贸 que son m煤ltiples debido a que el marco jur铆dico le confiere al Archivo la competencia para emitir pol铆ticas y normas en preservaci贸n de documentos (en general, e incluyendo lo digital). 鈥淧or eso estamos trabajando en la creaci贸n de una Pol铆tica Nacional de gesti贸n y conservaci贸n de documentos tradicionales, pero tambi茅n de documentos electr贸nicos. Una pol铆tica de este tipo hay que consultarla a muchos niveles y uno de nuestros asesores externos, y que va a revisar el producto final, es precisamente Jordi Serra, especialista en la materia鈥, indic贸 la directora.

En detalle, entrevista con el invitado


驴Por qu茅 es importante que un pa铆s se detenga a reflexionar sobre temas de preservaci贸n digital de archivos?

Porque toda la memoria del presente est谩 acumul谩ndose en formato digital. Todos hemos confiado en que la memoria de las civilizaciones se manten铆a porque ha habido una serie de personas y archivos que han ido recopilando esto.聽 El objetivo es que lo que producimos hoy se pueda leer dentro de 300 o 400 a帽os como leemos hoy documentos antiguos y que no se pierda la memoria. La diferencia es que el conocimiento sobre la conservaci贸n de papel pergamino se ha acumulado por a帽os; pero ahora esto es nuevo. Tenemos que generar conocimiento para saber c贸mo podemos preservar los documentos digitales a lo largo del tiempo.


驴Cu谩les son experiencias de preservaci贸n digital que se puedan considerar referentes?

Se pueden citar el Instituto Tecnol贸gico de Massachusetts, la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, los Archivos Nacionales del Reino Unido y los Archivos Nacionales de Australia. Todas estas instituciones han trabajado en proyectos de preservaci贸n digital.

Usted mencionaba el problema de no tomar acciones ante esta situaci贸n, pero muchas veces los profesionales se paralizan ante el temor por lo desconocido o por lo abrumador de la tarea. 驴C贸mo vencer esta condici贸n?

Teniendo presente que de esta situaci贸n no te sales si no te mueves. Es decir, hay una necesidad que tenemos ahora de aprender c贸mo tenemos que preservar los documentos electr贸nicos y determinar si los m茅todos te贸ricos que se han estado barajando realmente funcionan en la pr谩ctica y esto no lo podremos saber si no lo ponemos a prueba. Por lo tanto no podemos seguir teorizando sino que tenemos que arrancar proyectos y esto es lo que va a generar conocimiento para que estos proyectos se puedan perfeccionar.

Lo importante no es tener miedo al error, sino actuar. Si ves una persona en un accidente que se est谩 muriendo, t煤 no te preocupar谩s si te equivocas o no. T煤 ir谩s y har谩s lo que puedas. Pues exactamente lo mismo. Ahora tenemos mucha documentaci贸n digital que se est谩 perdiendo y nadie se est谩 ocupando de ella. Van pasando los a帽os y hay cada vez m谩s riesgo de que se pierda.聽 Y si esto pasa se va a perder memoria. Se van a perder, por ejemplo, p谩ginas web enteras de empresas o de instituciones que no conservaron un hist贸rico al respecto.

Sobre el expositor (*)

Jordi Serra viaj贸 a Costa Rica invitado en el marco del Proyecto ED 2794 Formaci贸n Archiv铆stica Continua, que coordina la Secci贸n de Archiv铆stica de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica.


Serra es M谩ster de Gesti贸n Documental e Informaci贸n en las Empresas (MGDIE) de la Facultad de Biblioteconom铆a y Documentaci贸n, Universidad de Barcelona.

Es profesor e investigador de la Facultad de Biblioteconom铆a y Documentaci贸n de la Universidad de Barcelona (UB). Tiene m谩s de veinte a帽os de experiencia como responsable de gesti贸n documental, procesos y administraci贸n electr贸nica en diferentes organismos de la administraci贸n p煤blica, y como experto asesor en proyectos de gesti贸n documental electr贸nica y preservaci贸n digital en el 谩mbito p煤blico y privado. Ha impartido docencia en m谩steres y estudios de postgrado, y ha publicado numerosos art铆culos y monograf铆as sobre gesti贸n documental y preservaci贸n digital. Asimismo, ha sido miembro del DLM-Forum on Electronic Records de la Uni贸n Europea, del InterPARES-3 Team, y actualmente es miembro del Comit茅 t茅cnico AEN/CTN 50 de AENOR en representaci贸n de la AAC-GD.


(*) Informaci贸n facilitada por la Secci贸n de Archiv铆stica, de la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica

M谩s informaci贸n:

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