Recepción de índices de instrumentos públicos

Requisitos:

• Ser Notario o funcionario consular habilitado para el ejercicio del Notariado, tenga o no en uso tomo de protocolo.
• Cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento para la presentación de los índices.
• Timbre de Archivo Nacional de ¢20 colones (veinte colones 00/100).

Sustento legal:

• Código Notarial Ley N° 7764: Artículos 25 al 28 y 97.
• Ley N°7202 del Sistema Nacional de Archivos, artículo 24.
• Reglamento para la presentación de índices, Decreto Ejecutivo 37769-C del 10 de abril del 2013
• Ley N° 43 de creación del Timbre del Archivo Nacional, artículo 6.
• Lineamientos para la presentación de índices por Internet, aprobados por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en sesión N° 12-2006 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 224 de fecha 22 de noviembre de 2006.

Trámite:

Presentación en las instalaciones del Archivo Nacional:

• Entregar original y copia en el Área de Recepción de Índices del Departamento Archivo Notarial, dentro del plazo establecido en el Código Notarial.
• Subsanar errores u omisiones corregibles señaladas por los funcionarios.
• Recibir copia del índice con el sello de recibido.
• En caso de reportar un testamento, adjuntar copia firmada y sellada por el notario y la ficha correspondiente debidamente llena.
• Adjuntar la información establecida en el Artículo 97 del Código Notarial y Artículo 9 del Reglamento para la presentación de índices referente a notas marginales de referencia.

Presentación por correo postal:

• Enviar por correo certificado y manifestado, el índice de instrumentos públicos en el plazo establecido en el Código Notarial.
• Retirar en el Archivo Notarial la copia del índice con el respectivo sello de recibido, en un plazo no mayor de tres meses.
• En caso de adjuntar un testamento, enviar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena.
• Adjuntar la información establecida en el Artículo 97 del Código Notarial y Artículo 9 del Reglamento para la Presentación de Índices referente a notas marginales de referencia.

Presentación por Internet:

• El servicio de envío de índices por Internet se tramitará solamente a través de las empresas autorizadas por la Junta Administrativa.
• El notario debe firmar la aceptación de  los Lineamientos para el servicio de presentación de índices vía internet.
• Suscribir un contrato con la o las empresas autorizadas por la Junta Administrativa para el envío de los índices por Internet.
• Enviar el índice por el sistema autorizado por la Junta Administrativa, en los plazos establecidos junto con la información adicional referente a testamentos y notas marginales de referencia según corresponda
• Subsanar errores y omisiones corregibles señaladas por el sistema.

Plazo de resolución:

• Presentación en las instalaciones del Archivo Nacional, de inmediato.
• Presentación por correo postal, de tres a cuatro días a partir del momento en que ingresa al Departamento Archivo Notarial.
• Presentación por Internet, de inmediato, salvo que presente índices adicionales, reporte de testamentos y observaciones, el plazo será de  24 horas.

Vigencia de la licencia, autorización o permiso:

• No aplica.

Costo del trámite:

• Timbre de Archivo.
• Pago a la empresa autorizada, cuando corresponda.

Funcionario de contacto:

• Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla / Departamento Archivo Notarial