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Asesor铆as en organizaci贸n de archivos centrales o de gesti贸n

Requisitos:

  • La instituci贸n interesada deber谩 contar con el espacio f铆sico necesario, el mobiliario correspondiente y con los funcionarios responsables del Archivo Central y de los Archivos de Gesti贸n.
  • Las asesor铆as en organizaci贸n de archivos se brindar谩n en forma individualizada y dirigida, 煤nicamente en los siguientes casos:
  1. Archivos Centrales a cargo de una persona que carece de la formaci贸n profesional en el campo de la archiv铆stica.
  2. Archivos de Gesti贸n de entidades que carezcan de un Archivo Central. En casos muy calificados si poseen Archivo Central pero no cuenta con un profesional como encargado, la jefatura del Departamento Servicios Archiv铆sticos Externos analizar谩 si procede brindar conjuntamente con el encargado del Archivo Central, y por una 煤nica vez una asesor铆a a un Archivo de Gesti贸n.
  3. Casos especiales ordenados por las autoridades superiores del Archivo Nacional.

Sustento Legal:

  • Ley N掳 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Art铆culos 11, 23 inciso j, 42 inciso d), 56 y 60.
  • Ley N掳 8454 de certificados firmas digitales y documentos electr贸nicos: Art铆culo 6.
  • Resoluci贸n DGAN-04-2008 del 08 de diciembre del 2008.

Tr谩mite:

  • Remitir solicitud escrita a la Direcci贸n General del Archivo Nacional, suscrita por el m谩ximo jerarca de la entidad o, en su defecto, el Superior Administrativo de la Instituci贸n.
  • La solicitud de asesor铆a debe especificar exactamente sobre qu茅 aspecto se requiere la asesor铆a. El Departamento Servicios Archiv铆sticos Externos valorar谩 si se trata de una consulta, en cuyo caso, se atender谩 por escrito mediante oficio.
  • Si la solicitud es para la creaci贸n u organizaci贸n del Archivo Central, la instituci贸n solicitante debe contar con el espacio f铆sico y el mobiliario necesario, as铆 como los funcionarios responsables de la Unidad.
  • Para archivos privados y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos que custodia el Archivo.
  • Previamente a dar curso a la solicitud de asesor铆a, se estudiar谩 si se han dado asesor铆as anteriores, y el grado de cumplimiento de las recomendaciones dadas, esto con el fin de racionalizar el uso de recursos y evitar nuevas asesor铆as a quienes han incumplido en ocasiones anteriores.
  • La instituci贸n receptora de la asesor铆a recibir谩 a funcionarios del Departamento Servicios Archiv铆sticos Externos, quienes diagnosticar谩n el estado organizacional y administrativo de los documentos con el fin de emitir recomendaciones a la Instituci贸n para crear u organizar los archivos administrativos.
  • Del diagn贸stico se emitir谩 un informe de asesor铆a, se enviar谩 copia a la Auditor铆a Interna y al Archivo Central de la instituci贸n y a otras autoridades.
  • Recibir e implementar el Informe de Asesor铆a.
  • Se dar谩 seguimiento a las recomendaciones dadas en los informes de asesor铆a durante los primeros 3 a帽os, a partir de su emisi贸n.

Plazo de resoluci贸n:

  • 2 meses.

Vigencia de la licencia, autorizaci贸n o permiso:

  • No aplica.

Costo del tr谩mite:

  • No aplica.

Funcionario de contacto:

  • Correo electr贸nico: Esta direcci贸n electr贸nica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla / Departamento Servicios Archiv铆sticos Externos.

 


Direcci贸n General del Archivo Nacional.

Ministerio de Cultura y Juventud.

900 metros sur y 150 oeste Plaza del Sol, Curridabat.

Tel茅fono: (506) 2283-1400 / Fax: (506) 2234-7312.

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