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Escrito por Catalina Zuniga   
Viernes, 18 de Septiembre de 2015 21:18

Transferencia de documentos declarados con valor científico cultural

 

Requisitos:

  • Los documentos deben tener la declaratoria de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Los documentos deben tener un plazo igual o mayor a 20 años de haberse originado, a excepción de algunos documentos que cuenten con una declaratoria general de valor científico cultural.
  • Contar con la autorización de la Dirección General del Archivo Nacional previo a la transferencia.

Sustento legal:

  • Ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 3, 4, 7, 8, 23, inciso b), 42 inciso c), 46, 47, 52 y 58.

Trámite:

  • Remitir solicitud por escrito dirigida a la Dirección General del Archivo Nacional para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura, debe hacerse con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío. La solicitud debe incluir una breve descripción del contenido, fechas extremas y cantidad aproximada en metros lineales.
  • Autorizado el ingreso de la transferencia (previa confirmación de que existe el espacio disponible en los depósitos del Archivo Histórico), funcionarios del Departamento Archivo Histórico y del Departamento de Conservación podrán visitar las instalaciones de las instituciones solicitantes de la transferencia, con el objetivo de verificar el estado de conservación de los documentos a transferir.
  • Los documentos deben ser transferidos de acuerdo con las directrices emitidas por el Departamento de Conservación.
  • La documentación debe remitirse: clasificada, ordenada, numerada y acompañada por una lista de remisión en cuatro tantos (tres en soporte papel y una en soporte electrónico) elaborada en la herramienta que establezca la Dirección General del Archivo Nacional; así como de la declaratoria de valor científico cultural emitida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
  • Trasladar los documentos junto con las listas de remisión previa coordinación con el Departamento Archivo Histórico.
  • Confrontar conjuntamente con personal del Departamento Archivo Histórico, los documentos con sus listas de remisión.
  • Adjuntar las reproducciones (en microfilme, soporte electrónico u otros) de los documentos transferidos.
  • Corregir cualquier anomalía detectada en las listas de remisión durante el cotejo.
  • El Departamento Archivo Histórico remitirá oficio de acuse de recibo de la transferencia de acuerdo con el cotejo y documentos aportados.
  • Nota: En el caso de documentos electrónicos con firma digital se debe de cumplir todo lo anteriormente indicado y en cumplimiento de la Ley N° 8454, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, normativa que establezca el Ministerio de Ciencia Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt) y la Dirección General del Archivo Nacional en esta materia.

Plazo de resolución:

  • 2 meses.

Vigencia de la licencia, autorización o permiso:

  • No aplica.

Costo del trámite:

  • No aplica.

Funcionario de contacto:

  • Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla / Departamento Archivo Histórico.

 

 

Última actualización el Viernes, 18 de Septiembre de 2015 21:53
 


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