El Departamento Servicios Archivísticos Externos nace en el año 1989 como una Sección del Departamento Documental, a raíz de la reestructuración que pasó el Archivo Nacional y del informe que elaboró el Ministerio de Planificación Nacional y el posterior estudio integral de puestos llevado a cabo en mayo de 1991 por la Dirección General de Servicio Civil baje el informe Nº ODC-104-91.

Asimismo, a partir de la promulgación de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 de 24 de octubre de 1990 y su Reglamento, Decreto Nº 24023-C de 30 de enero de 1995, le correspondía a dicha Sección, asumir la coordinación para implantar el Sistema Nacional de Archivos, integrado principalmente por las instituciones del Sector Público,

En agosto de 1995 se decide constituirlo como un nuevo Departamento de la Dirección General del Archivo Nacional, con base en la Resolución DM-039-98-MIDEPLAN del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.

Esta decisión estuvo sustentada en que las funciones llevadas a cabo por el Departamento, estaban directamente relacionadas con la Dirección General y debido a que la índole de sus funciones es muy técnica, de gran volumen y responsabilidad.

Entre las funciones están:

 

Servicio: Asesorías en organización de archivos centrales o de gestión

Requisitos:

• La institución interesada deberá contar con el espacio físico necesario, el mobiliario correspondiente y contar con los funcionarios responsables de la unidad.

Trámite:

• Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional.
• Recibir a funcionarios del Departamento Servicios Archivísticos Externos, quienes diagnosticarán el estado organizacional y administrativo de los documentos para crear u organizar los archivos administrativos.
• Determinar la factibilidad, recibir e implementar el Informe de Asesoría.
• Los archivos privados y particulares integrados al Sistema Nacional de Archivos, deben indicar en la solicitud: fechas extremas, resumen del contenido y cantidad de documentos.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 1, 11, 23, 56 y 60 y Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 153, 155 y 159-160

 

Informe Técnico. Propuesta cambio de estrategia en las asesorías en materia archivística e inspecciones. (incluye modificaciones solicitadas por la Dirección Generalde oficios DG-981-2008 de 2 de setiembre de 2008 y DG-1249-2008 del 5 de noviembre de 2008)

NUEVAS POLÍTICAS EN MATERIA DE ASESORÍAS

Servicio: Selección documental

Formulario e Instructivos:

• Formulario de Tabla de plazos de conservación de documentos
• Instructivo para la solicitud de valoración parcial de documentos
• Instructivo para la elaboración de Tablas de Plazos de Conservación de Documentos

Trámites:

• Remitir solicitud escrita a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos avalada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
• Anexar las tablas de conservación de documentos o la lista de documentos que van a ser sometidos a valoraciones parciales, con todo la información requerida según el modelo publicado en La Gaceta N 195 de 10 de octubre de 2002.
• Aportar nombre y funciones y organigrama de la oficina productora y receptora de documentos y demás datos enumerados en el instructivo Nº 1.
• Los 3 documentos anteriormente descritos son analizados por un profesional del Archivo Nacional, quien elabora un Informe de Valoración el cual es sometido, junto con el material aportado por a entidad a la aprobación de la Comisión Nacional de Selección.
• Recibir el informe de “Valoración parcial de documentos” o la “Tabla de Plazos de Conservación Documental” (Formulario Nº 1) debidamente aprobada por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos e implementarla.
• Conservar adecuadamente los documentos con vigencia administrativa legal, y los que han sido declarados de valor científico-cultural.
• Levantar un acta de eliminación de documentos.
• Transformar los documentos en material en no legible.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 31, 33 y 35, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 38, 120 y 131-136 y Acuerdo de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, sesión Nº 4-97 del 18 de junio de 1997.

 

Servicio: Inspección de archivos

Trámites:

• Remitir solicitud escrita a la Dirección General del Archivo Nacional exponiendo el problema de fondo. La Institución procederá también de oficio.
• El Archivo Nacional realizará la investigación respectiva y generará un informe técnico con recomendaciones que serán remitidas a la institución correspondiente.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 23 y 51 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 156-158

 

Servicio: Préstamo de documentos con valor administrativo – legal a las entidades productoras de los documentos

Requisitos:

• Ser la institución productora de los documentos que solicita.

Trámites:

• Remitir solicitud por escrito a la Dirección General del Archivo Nacional indicando las razones del caso, y designar un responsable debidamente identificado para su retiro.
• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional y firmar el registro de consultas.
• Solicitar y consultar los instrumentos descriptivos y posteriormente los documentos de interés.
• Si tiene interés en fotocopiar cancelar el costo de las fotocopias.
• Si el interés es llevarse el original, se debe esperar la autorización de la Dirección.
• Retirar el original, el cual debe ir debidamente foliado.
• Devolver el documento en el plazo establecido y en el mismo estado de conservación en que fue facilitado. Duración del préstamo: tres meses, prorrogables. En caso de préstamo de documentos al exterior, la autorización se realizará por medio de Decreto Ejecutivo.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 10, 23, 44 y 54 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 92, 99, 107 y 108-149.

NUEVAS POLÍTICAS EN MATERIA DE INSPECCIONES

 

Servicio: Transferencias de documentos

Instructivos:

• Instructivo para la transferencia de documentos

Requisitos:

• Los documentos deben tener un plazo igual o mayor de 20 años de haberse originado.
• Los documentos deben tener la declaratoria de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Trámites:

• Remitir solicitud escrita a la Dirección General para transferir documentos con valor para la ciencia y la cultura con un mes de antelación a la fecha en que se efectuará el envío. Si una institución pública fuera privatizada, absorbida por otra entidad o pase a ser un ente de derecho privado, deben comunicarlo con mínimo de tres meses de antelación.
• Clasificar, ordenar y describir los documentos (preparar lista de remisión por triplicado
• Numerar los documentos que se transferirán.
• Limpiar todos y cada uno de los documentos que se transferirán, un mes antes de su remisión.
• Confrontar, conjuntamente con personal del Archivo Nacional, los documentos contra sus listas de remisión.
• Adjuntar las micropelículas o microfichas, si los documentos están microfilmados.

NOTA: Por Ley 7202 los documentos de la Presidencia de la República y los ministros de Estado al término de su período administrativo deben ser enviados al Archivo Nacional.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 4, 7-8, 23, 42, 46-47, 49-50, 52-53, 58 y 63 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 3, 61-63, 65 148, 151-152.

 

Servicio: Donación de documentos

Requisitos:

• Los documentos deben tener la declaratoria de valor científico – cultural extendida por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Trámite:

• Las instituciones privadas y los particulares que deseen donar documentos al Archivo Nacional deben remitir solicitud escrita a la Dirección General.
• Atender a los funcionarios que harán el estudio para determinar el valor científico cultural de los documentos y colaborar con ellos.
• El donante debe indicar cualquier condición de restricción de acceso o similares por escrito de previo a efectuarse la transferencia.
• Recibir a los funcionarios que trasladarán los documentos. La Dirección General del Archivo Nacional, cuando el caso lo amerite podrá reservarse el derecho seleccionar, devolver o eliminar parte de la documentación donada que carezca de valor científico cultural.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos 7202: Artículo 59 y Reglamento a la Ley 7202, Artículos 163-166.

 

Servicio: Certificaciones de tiempo de servicio, de cancelación de un crédito hipotecario o cualquier otro documento

El Departamento Servicios Archivísticos Externos administra el Archivo Intermedio, en donde se custodian documentos de los diferentes Ministerios del Estado con menos de 20 años, instituciones que fueron cerradas como CODESA, Banco Anglo Costarricense, DIGEPARE, Gobernaciones de Provincia; así como otras transferencias que han ingresado al Archivo Nacional, como donaciones y que están en proceso de organización.

Formulario:

Formulario de solicitud de certificación

Requisitos:

• Cédula de identidad.
• Timbres de Ley.
• Si se trata de una certificación de tiempo de servicio presentar la autorización autenticada por un abogado, si no es el interesado.
• Si es una certificación de cancelación de un crédito hipotecario: ser persona interesada directamente el documento.
• Si el interesado hubiese fallecido, aportar el certificado de defunción, así como los documentos en los que conste el parentesco familiar.
• Si el interesado se encuentra fuera del país o no localizable, se deberá aportar el original y fotocopia del poder generalísimo otorgado al solicitante.
• Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica debe presentar certificación de personería jurídica vigente, expedida en los últimos 20 días.
• Documento que indique el lugar y la fecha de cancelación y número de operación.
• Si no se presenta el documento anterior, debe presentar copia de la escritura de constitución del crédito.

Trámite:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional y llenar el formulario “Solicitud de Certificación”.
• Aportar los timbres de ley.
• Cancelar el costo de las fotocopias (si es del caso)

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 105-106, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: Artículos 3 y 6, Código Fiscal: 238 y siguientes. Jurisprudencia vinculante de la Procuraduría General de la República, dictámenes C-148-94, C-246-95 y Voto de Sala IV 678-91.