La estructura orgánica aprobada por MIDEPLAN el 02 de enero de 1998 fue modificada y aprobada como resultado de la cuarta reorganización parcial de la estructura llevada a cabo en setiembre del año 2008, con el oficio DM-1204 del 27 de octubre de 2008. Dicha reorganización fue avalada por la Señora Ex Ministra de Cultura y Juventud, María Elena Carballo Castegnaro, con el oficio DM-1141-08 del 22 de setiembre de 2008. Aprobada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional mediante el acuerdo Nº 15, tomado en la sesión Nº 25-2008 celebrada el 01 de octubre de 2008.

 

Nivel Político:

 

1. Despacho del Ministro de Cultura y Juventud.
2. Junta Administrativa del Archivo Nacional (cuenta con una Auditoría Interna como órgano asesor para el adecuado control interno de los recursos).
3. Dirección General, con las unidades asesoras de Planificación Institucional y Asesoría Legal, así como el apoyo de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos como órgano asesor en dicha materia.

 

Nivel ejecutor:

 

1. Departamento Archivo Histórico.
2. Departamento Archivo Notarial.
3. Departamento Conservación.
4. Departamento Servicios Archivísticos Externos.
5. Departamento Cómputo.
6. Departamento Administrativo Financiero.

• • Unidad Proveeduría Institucional
  • Unidad Financiero Contable
  • Unidad Recursos Humanos
  • Unidad Servicios Generales
  • Unidad Archivo Central
  • Unidad Médico de Empresa

 

 

 

 

 

Junta Administrativa del Archivo Nacional

Es la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, es el órgano rector de dicho sistema.

Es un órgano colegiado creado mediante la Ley Nº 5574 del 6 de setiembre de 1974. Según el artículo 12 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, está conformado por siete miembros, representantes de diversos sectores.

 

Sus Miembros:

Presidente: Sra. Tamara Baurm Gutiérrez.

Vicepresidente: Sr. Edgar Gutiérrez López.

Secretario: Sr. José Bernal Rivas Fernández.

Tesorero: Sr. Luis Daniel Soto Vastro.

Vocal 1: Sr. Juan Carlos Solórzano Fonseca.

Vocal 2: Sra. María Soledad Hernández Carmona.

Fiscal: Sr. Emilio León Zúñiga.

Director Ejecutivo: Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional

 

Funciones de la Junta Administrativa del Archivo Nacional:

En el artículo 11 de la Ley Nº 7202 se definen las funciones de la Junta Administrativa:

 

1. Velar por el mantenimiento del edificio del Archivo Nacional.
2. Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el óptimo funcionamiento del Archivo Nacional
3. Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones y contrataciones directas.
4. Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.
5. Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del Archivo Nacional necesite.
6. Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
7. Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.
8. Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.
9. Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos.
10. Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se impartan en las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.
11. Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la archivística.
12. Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
13. Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos.

 

 

Departamentos del Archivo Nacional

Los Departamentos son las unidades administrativas responsables de la gestión y prestación de servicios en las áreas sustantivas y de apoyo del Archivo Nacional y están a cargo de un Jefe que es el responsable de la planificación, organización, dirección, coordinación, supervisión, control y evaluación de la gestión y prestación de servicios en las áreas sustantivas y de apoyo.

 

Departamento Archivo Histórico

El Departamento Archivo Histórico es el que organiza, facilita y divulga el Patrimonio Documental con valor científico cultural de la Nación. Tiene bajo su responsabilidad la Biblioteca especializada en archivística y ciencias afines.

Este departamento está  a cargo  de las siguientes áreas funcionales:

a. Tratamiento archivístico

b. Difusión e investigación

c. Servicio de referencia e información

d. Servicios bibliotecarios especializados en archivística

 

Al Departamento Archivo Histórico le corresponde:

a. Aplicar el tratamiento archivístico a los documentos con valor científico cultural bajo su custodia.

b. Garantizar el libre acceso al Patrimonio documental bajo su custodia, salvo aquella que tiene algún impedimento o restricción por razones legales y de conservación.

c. Autorizar la reproducción del patrimonio documental bajo su custodia, por diversos medios, previo análisis del estado de conservación.

d. Velar por el adecuado uso de los documentos por parte de los usuarios, a fin de garantizar su preservación.

e. Difundir el patrimonio documental institucional por medio de actividades tales como exposiciones (temporales, itinerantes y virtuales), visitas guiadas, presentación de      publicaciones y servicios pedagógicos, entre otros.

f. Realizar investigaciones sobre temas históricos con fines específicos, o, a solicitud de  las autoridades de la Institución.

g. Expedir certificaciones de documentos con valor científico cultural bajo su custodia  y de años laborados para el Estado.

h. Facilitar el material bibliográfico de la Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines.

i. Incrementar el material bibliográfico de la Biblioteca mediante el convenio de canje o donaciones.

j. Realizar convenios de préstamo interbibliotecario.

k. Realizar estudios anuales de usuarios.

l. Efectuar inventarios de control de los fondos documentales a su cargo.

m. Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

 

Departamento Archivo Notarial

Este departamento es el encargado de recibir, organizar, conservar y facilitar parte del patrimonio documental constituido por los tomos de protocolos notariales e índices de instrumentos públicos del periodo que fije la Dirección General. Asimismo coadyuva en el control del ejercicio de la función notarial.

 

El Departamento Archivo Notarial tiene a cargo los procesos:

a. Recepción y organización de la documentación notarial.

b. Facilitación de información y documentación notarial.

c. Seguridad jurídica del ejercicio del Notariado.

d. Modificación de instrumentos públicos.

 

Al Departamento Archivo Notarial le corresponde en amparo  a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, número 7202 y con fundamento en las atribuciones que le confiere el Código Notarial:

a. Recibir, revisar y custodiar los tomos de protocolo.

b. Autorizar la adquisición de un nuevo tomo de protocolo a los Notarios una vez depositado el tomo concluido o que se tenga como tal.

c. Aplicar el tratamiento archivístico a la documentación notarial.

d. Facilitar a los usuarios los documentos notariales en los diferentes soportes, en el despacho de atención de consultas o a través de Internet.

e. Evacuar consultas en sus despachos de Atención al Público.

f. Facilitar a los despachos del Poder Judicial la documentación que requieran y controlar su oportuna devolución.

g. Expedir reproducciones con valor legal de los documentos que custodia.

h. Expedir constancias con base en la documentación que resguarda.

i. Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos.

j. Recibir los índices notariales en soporte tradicional y electrónico, organizarlos, llevar su control en  forma y el tiempo que determine la legislación vigente.

k. Controlar a través de una base de datos la información atinente al estado de los notarios y la descripción de la documentación que custodia.

l. Denunciar, a la autoridad correspondiente, cualquier anomalía que se descubra en el ejercicio de la función notarial.

m. Coordinar con otras dependencias relacionadas con el ejercicio de la función notarial lo pertinente.

n. Consignar las notas marginales de referencia en los instrumentos públicos de los protocolos que custodia.

o. Realizar estudios anuales de usuarios.

p. Efectuar inventarios de control de los fondos documentales a su cargo.

q. Otras funciones resultantes de la ley.

 

 

Departamento de Conservación

Es responsable de preservar y restaurar los documentos que custodia la institución,  brindar los servicios de reprografía documental y asesorar y capacitar en conservación documental al Sistema Nacional de Archivos.

 

El Departamento de Conservación tiene a cargo los procesos:

a. Conservación del Patrimonio Documental.

b. Elaboración de materiales de apoyo.

 

Al Departamento de Conservación le corresponde:

a. Formular directrices para la óptima conservación del patrimonio documental que custodia el Archivo Nacional.

b. Proponer a la Dirección General lineamientos y directrices para la conservación de los documentos del Sistema Nacional de Archivos.

c. Asesorar a los archivos del Sistema Nacional para garantizar la conservación de sus documentos.

d. Inspeccionar los archivos del Sistema Nacional en materia de conservación.

e. Monitorear regularmente los niveles de humedad relativa y temperatura  ben los depósitos documentales del Archivo Nacional.

f. Realizar diagnósticos periódicos del estado de conservación de los fondos documentales del Archivo Nacional, para establecer prioridades en los programas de restauración, microfilmación y digitalización.

g. Inspeccionar periódicamente los depósitos documentales del Archivo Nacional, para corregir las situaciones que pongan en riesgo su apropiada conservación.

h. Impartir charlas, conferencias, pasantías y talleres de conservación de documentos.

i. Evaluar el estado de conservación de los documentos previo a su transferencia al Archivo Nacional.

j. Restaurar manual y mecánicamente los documentos que conserva el Archivo Nacional y aquellos de otra procedencia a solicitud de usuarios externos y previamente avalados por la Dirección General.

k. Microfilmar y digitalizar documentos para efectos de seguridad, preservación y facilitación.

l. Aplicar rutinas de conservación preventiva a los depósitos y al acervo documental del Archivo Nacional, así como a estanterías y unidades de conservación.

m. Limpiar los documentos que ingresan de transferencia de otras instituciones y que pasan a formar parte del acervo documental que conserva el Archivo Nacional.

n. Confeccionar contenedores para conservar apropiadamente los documentos que forman parte del acervo que custodia el Archivo Nacional.

o. Coser y encuadernar documentos.

p. Emitir criterio técnico acerca de la posibilidad de reproducir documentos de fecha posterior a 1821.

q. Realizar montaje de exposiciones temporales e itinerantes en coordinación con el Departamento Archivo Histórico.

r. Instruir y supervisar la realización de las rutinas de limpiezas de todas las instalaciones del Archivo Nacional.

s. Tomar fotografías de valor para la ciencia y la cultura, relacionadas con eventos, personajes e infraestructura, en coordinación con el Departamento Servicios Archivísticos Externos.

t. Realizar grabaciones y reproducciones de voces e imágenes en movimiento a personajes del quehacer político, económico, deportivo y cultural del país, en coordinación con el Departamento Archivo Histórico.

u. Coordinar la fumigación de las instalaciones del Archivo Nacional.

v. Reproducir por los medios autorizados por la Junta Administrativa o Dirección General los documentos que custodia el Archivo Nacional, a solicitud de los usuarios previa cancelación de los costos.

w. Confeccionar materiales de trabajo para apoyar las labores sustantivas de toda la institución

x. Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

 

Departamento Servicios Archivísticos Externos

Este departamento es  el encargado  de ejecutar las acciones de rectoría  del sistema nacional de archivos. Tiene a cargo el Archivo Intermedio, que reúne, organiza y facilita los documentos con valor administrativo y legal.

 

El Departamento Servicios Archivísticos Externos tiene  a cargo los procesos:

a. Organización y facilitación del acervo documental con valor administrativo legal ( Archivo Intermedio)

b. Rescate del patrimonio documental

c. Rectoría del Sistema Nacional de Archivos

 

Al Departamento Servicios Archivísticos le corresponde:

 

a. Inspeccionar los archivos del Sistema Nacional de Archivos.

b. Asesorar para la organización de archivos al Sistema Nacional de Archivos.

c. Ejercer la secretaría y coordinación de las sesiones  de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

d. Realizar informes de valoración documental para someterlos a consideración de la Comisión Nacional.

e. Coordinar las transferencias documentales.

f. Rescatar y dar tratamiento archivístico a  documentos con valor científico cultural, previo a su depósito definitivo en el departamento Archivo Histórico.

g. Organizar eventos académicos en materia archivística.

h. Organizar, facilitar y certificar los documentos del Archivo Intermedio.

i. Capacitar en materia archivística a los funcionarios que laboran en archivos administrativos.

j. Realizar estudios anuales de usuarios del Archivo Intermedio.

k. Efectuar inventarios de control de los fondos documentales a   cargo del Archivo Intermedio.

l. Otras funciones resultantes de la ley.

 

Departamento de Cómputo

Es la unidad  encargada de promover la aplicación y el desarrollo óptimo de la tecnología Informática en el Archivo Nacional, para lo cual deberá planear, organizar, dirigir y controlar la implementación de esa Tecnología en los procesos sustantivos y de apoyo de la institución.

 

El Departamento de Cómputo tiene a cargo los procesos:

a. Multimedia e Internet.

b. Soporte técnico informático.

c. Sistemas de Información.

 

Al Departamento de Cómputo le  corresponde:

a. Proveer sistemas de información computadorizados que necesiten las diferentes áreas de la institución para el desarrollo de sus actividades con la aplicación de tecnología Informática.

b. Diseñar, desarrollar, mantener y administrar las diferentes bases de datos de la Institución.

c. Ejecutar y controlar el cumplimiento de normas, directrices y similares emitidas por entidades públicas competentes, sobre el uso de tecnologías de la información.

d. Garantizar la seguridad informática de los datos y la información en general.

e. Diseñar y mantener actualizada la información del sitio web institucional

f. Facilitar y controlar el acceso al correo electrónico e Internet de los funcionarios de la Institución.

g. Brindar servicios de soporte técnico necesario a la plataforma informática de la institución, para procurar mantenerla en funcionamiento continuo y sin interrupciones.

h. Brindar servicios informáticos de consulta y procesamiento de datos a las diferentes áreas de la institución.

i. Asesorar a las autoridades de la Institución en la aplicación de la auditoria informática.

j. Controlar que los sistemas operativos que se utilizan en la Institución cuenten con el debido licenciamiento.

k. Vigilar porque el equipo y programas informáticos sean utilizados de manera adecuada y para los fines institucionales.

l. Diseñar recursos en multimedia de apoyo a la ejecución de programas sustantivos.

m. Otras funciones relacionadas con la naturaleza del Departamento.

 

Departamento Administrativo Financiero

Es la unidad encargada de las funciones relativas a la administración y finanzas de la institución.

 

El  Departamento Administrativo Financiero se compone de   las siguientes unidades:

a. Financiero Contable.

b. Proveeduría Institucional.

c. Gestión Auxiliar de Recursos Humanos

d. Servicios Generales.

e. Archivo Central

f. Médico de empresa

 

A la unidad financiero contable le corresponde:

a) Formular y reformular el presupuesto de la Junta.

b) Llevar el control de la ejecución presupuestaria.

c) Realizar un oportuno y adecuado registro y control de los activos, pasivos, ingresos y egresos de la institución.

d) Elaborar los estados financieros de la institución que deben ser aprobados por la Junta.

e) Realizar una adecuada gestión de cobro y de control de los ingresos que recibe la Junta.

f) Realizar una adecuada gestión de pago por los servicios que brindan los proveedores a la institución.

g) Realizar la programación financiera y los flujos de caja que solicitan los entes fiscalizadores.

h) Mantener actualizados los sistemas de información que registran cifras presupuestarias y financieras, ante los entes fiscalizadores de la hacienda pública.

i) Cualquier otra función atinente a su especialidad

A la Proveeduría Institucional le corresponde:

• Tramitar la contratación administrativa de los bienes y servicios de la Institución.
• Administrar la totalidad de los activos de la Institución y mantener actualizado el inventario y otros controles.
• Coordinar las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que ingresen a la Institución.
• Administrar la bodega de suministros de la institución.
• Registrar y mantener actualizado la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el Sistema electrónico de compras gubernamentales.
• Tramitar todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos.
• Tramitar los procedimientos sancionatorios por el incumplimiento de contratistas.
• Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

Registro de Proveedores

• El Archivo Nacional, como institución adscrita al Ministerio de Cultura y Juventud funciona con el Registro de Proveedores del sistema CompraRED, por lo que si desea contratar con nosotros deberá inscribirse como proveedor en este sistema.

• Para contactar incorporarse sírvase llamar al siguiente número telefónico 2224-3050 de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

• También puede descargar el formulario de inscripción en la siguiente dirección, en la sección denominada “Formularios de Inscripción” (Descarga del formulario aquí)

Teléfono: 2283-1400 ext 214

Fax: 2234-0890

Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla

 

Por delegación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, le corresponde al Proveedor Institucional la emisión de la resolución final de adjudicación, declaratoria de deserción o de infructuosa en los procedimientos de contratación directa que promueve la Junta Administrativa. En ausencia de este, la delegación recae sobre el titular del Departamento Administrativo-Financiero

A la unidad de Gestión Auxiliar de Recursos Humanos le corresponde

a)  Planear, organizar, dirigir y controlar los procesos de Recursos Humanos de la Institución.

b) Aplicar las políticas y normativa que en materia de Administración de Recursos Humanos, emita la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que por ley tengan competencia afín.

c) Llevar a cabo el proceso de provisión de Recursos Humanos de acuerdo con los planes estratégicos institucionales y la situación de plazas vacantes,    desarrollando los concursos internos conforme lo establece la normativa vigente, y coordinando los concursos externos con las instancias respectivas del Ministerio de Cultura y Juventud y de la Dirección General de Servicio Civil.

d) Realizar los estudios y actividades correspondientes al proceso de análisis ocupacional, procedencia del pago por incentivos económicos (carrera profesional, dedicación exclusiva, prohibición, y otros similares.). en concordancia con la estructura y los requerimientos ocupacionales de la Institución. Emitir el informe respectivo y someterlo a conocimiento y aprobación de la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Juventud.

e) Mantener actualizados los manuales que se utilizan en el desempeño de sus actividades.

f) Formular la relación de puestos de la institución, garantizando los recursos suficientes para el pago debido del personal según la normativa vigente y el perfil ocupacional del servidor.

g) Diseñar y ejecutar el programa de inducción al nuevo funcionario del Archivo Nacional.

h) Mantener al día el sistema de información de declarantes de la Contraloría General de la República, de conformidad con lo que establece la ley y las disposiciones del ente contralor, el SICCNET de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, sobre el nivel ocupación del Archivo Nacional, asi como la elaboración y remisión de las planillas a la Caja Costarricense de Seguro Social y al Instituto Nacional de Seguros, de conformidad con las directrices y procedimientos señalados por estos entes.

i) Coordinar y elaborar el diagnóstico de necesidades de capacitación del personal, con la participación de las jefaturas y del personal.

j) Coordinar el proceso de evaluación del desempeño de los servidores de la institución, elaborando los formularios y los informes con los resultados, que deben presentarse ante la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio de Cultura y Juventud.

k) Elaborar y tramitar los acuerdos de viaje del personal de la institución, siguiendo los lineamientos que al respecto dicten los órganos competentes para someterlos posteriormente a la aprobación de la Ministra del ramo.

 

 

A la unidad de Servicios Generales le corresponde:

 

a. Organizar, ejecutar y supervisar las labores de limpieza y aseo de las instalaciones del Archivo Nacional, con énfasis en los depósitos de documentos.

b. Programar, organizar, ejecutar y supervisar las labores de seguridad y vigilancia en las instalaciones del Archivo Nacional.

c. Supervisar, controlar y evaluar los contratos que suscriba la Junta con empresas que brindan servicios generales a la institución.

d. Organizar, ejecutar y supervisar el servicio de mensajería que se brinda a todas las dependencias de la institución

e. Organizar, ejecutar y controlar el servicio de transporte que se brinda a los funcionarios del Archivo Nacional.

f. Mantener al día los derechos de circulación y las pólizas respectivas a la flotilla de vehículos de la institución

g. Supervisar que el personal de seguridad y vigilancia mantenga al día sus permisos para la portación de armas y los exámenes sicológicos requeridos.

h. Programar, organizar, ejecutar y supervisar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones de la entidad.

i. Realizar visitas de inspección a las instalaciones del Archivo Nacional para controlar el estado de las condiciones físicas y ambientales.

j. Brindar los servicios de apoyo logístico en las diferentes actividades que realice la institución, entre ellos. Parqueo, recepción, acondicionamiento del lugar

k. Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

A la unidad de Archivo Central le corresponde todas las tareas y competencias establecidas en la Ley 7202, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, en particular el artículo 42 de la ley indicada.

 

A la unidad del  Médico de Empresa le corresponde:

a) Brindar servicios de Atención Integral de Salud a los funcionarios de la institución y otras personas que autorice la Dirección General.

b) Llevar un expediente médico individual único de los pacientes que atiende, según las normas que rigen el uso del expediente clínico de conformidad con el     Reglamento de Expediente de salud de la Caja Costarricense de Seguro Social.

c) Brindar oportunamente a la clínica, área  de salud y hospital de adscripción  y a la Oficina de los Sistemas Alternativos de Prestación de Servicios  (OSAPS) la información que sea de interés de la Caja.

d) Devolver los expedientes médicos a la clínica, área de salud y hospital de adscripción, en el evento de que la institución se retire del Sistema de Atención Integral de Medicina de Empresa voluntariamente, por incumplimiento, cierre de la actividad o traslado a otra región.  Igual procedimiento se sigue si el trabajador deja de laborar en la institución.

e) Proponer y atender un programa de educación médica continua a todo el personal de la institución.

f)  Llevar las estadísticas de atención médica a los funcionarios de la institución.

g) Integrar y coordinar la Comisión de Salud Ocupacional de la institución.

h) Cualquier otra función atinente a su especialidad.

 

Dirección General

La Dirección es la unidad administrativa responsable de la toma de decisiones superiores para la determinación de acciones y lineamientos de carácter estratégico para el funcionamiento eficiente de la Institución y el desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.

Está conformada por el Despacho del Director y Subdirector General y las unidades de Planificación institucional y la Asesoría Legal. Cuenta con la asesoría y apoyo de las  áreas funcionales de publicaciones, contraloría de servicios, cooperación nacional e internacional, entre otras.

 

El Director General es el superior jerárquico del Archivo Nacional y en tal condición le corresponde:

a. Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestión institucional de la entidad a su cargo.

b. Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección General del Archivo Nacional.

c. Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.

d. Fungir como director ejecutivo de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y de la  Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, asistiendo a las sesiones con voz pero sin voto.

e. Convocar a reunión, cuando se requiera, a los miembros de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

f. Proponer al Poder Ejecutivo y solicitar la publicación del decreto para la declaratoria de utilidad pública, de aquellos documentos que a juicio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tuvieren valor científico-cultural.

g. Gestionar ante la Junta Administrativa la promulgación de políticas, directrices y normas generales de carácter archivístico para todas las instituciones estatales, así como la ejecución de otras acciones para el  desarrollo archivístico nacional tales como diagnósticos, censos, consultorías y estudios estadísticos.

h. Denunciar y dar seguimiento ante el Ministerio Público  de los presuntos delitos e incumplimientos de lo dispuesto en  la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

i. Integrar y presidir la Comisión Editora de las publicaciones del Archivo Nacional.

j. Dirigir la Revista del Archivo Nacional y las otras publicaciones institucionales.

k. Participar en comisiones y organismos nacionales e internacionales relacionados con el quehacer archivístico.

l. Crear comisiones institucionales  temporales y permanentes de carácter técnico y asesor que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos del Archivo Nacional.

m. Nombrar al especialista  de la institución para integrar la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

n. Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección General del Archivo Nacional, dentro del país, para todo efecto.

o. Gestionar la publicación del decreto ejecutivo, por el cual se autoriza la salida temporal de algún documento con valor científico cultural, fuera del país, a solicitud de la institución interesada.

p. Otras funciones que le atribuyan leyes y reglamentos.

 

 

El Subdirector General es el inmediato colaborador del Director General y en tal condición le corresponde:

a. Sustituir al Director General con las mismas atribuciones, en sus ausencias.

b. Asistir al Director General en el ejercicio de sus funciones.

c. Tramitar y resolver todos aquellos asuntos que le delegue el Director General.

d. Autorizar con su firma las certificaciones de los documentos que custodia el Archivo Nacional.

e. Coordinar y supervisar las publicaciones institucionales y el funcionamiento de la Comisión Editora del Archivo Nacional.

f. Formar parte de las comisiones que así se requiera.

g. Realizar actividades de carácter administrativo de la Dirección General.

h. Realizar otras actividades afines con la competencia del área.

 

 

Además de las funciones que establece la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Dirección General tiene a cargo los siguientes unidades:

a. Planificación Institucional

b. Asesoría Legal.

 

Y las áreas funcionales de:

c. Publicaciones.

d. Contraloría de servicios.

e. Cooperación nacional e internacional.

 

Planificación Institucional

 

La unidad de Planificación es la encargada de velar por el cumplimiento de la programación de actividades a nivel operativo y estratégico, que permita lograr la misión, visión, objetivos y metas institucionales. Sus principales funciones:

 

a) Coordinar, organizar y dirigir el proceso de formulación del plan estratégico institucional de cada cuatrienio.

b) Formular conjuntamente con las jefaturas de las diferentes unidades administrativas, el Plan Operativo Institucional de la Institución,

c) Evaluar semestral y anualmente  el Plan Operativo Institucional de la Institución.

d) Asesorar a la Junta Administrativa, Dirección y Subdirección General y Jefaturas de Departamento en asuntos de planificación.

e) Mantener una estrecha relación con diferentes unidades del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria,  Dirección de Planificación del Ministerio de Cultura y Juventud, Dirección y Subdirección General del Archivo Nacional.

f) Elaborar manuales de organización, funciones y procedimientos.

g) Elaborar estudios de modernización institucional.

h) Elaborar diversas gráficas de Gantt para las diferentes unidades programáticas del Plan Operativo Institucional.

i) Apoyar técnicamente proyectos de relevancia institucional en diversos campos, a fin de que los mismos sean empatados con los planes institucionales.

j) Participar en la formulación de las políticas institucionales de cada año.

k) Preparar la Memoria Institucional de cada año.

l) Organizar, coordinar y dirigir la autoevaluación del Sistema de Control Interno del Archivo Nacional,

m) Organizar, coordinar y dirigir las actividades de identificación, descripción, valoración y administración del riesgo en el Archivo Nacional,

n) Coordinar y dar seguimiento al proceso de revisión de los trámites y procedimientos existentes a la luz de la Ley 8220 y su Reglamento.

o) Diseñar, coordinar y ejecutar diagnósticos a nivel de la organización y funcionamiento de diferentes unidades administrativas según solicitudes de la Junta Administrativa, Dirección y Subdirección General.

p) Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

Asesoría Legal

 

La Asesoría Legal está encargada de asesorar técnicamente al más alto nivel jerárquico institucional en la toma de decisiones, así como al resto de la organización:

 

a) Asesorar en materia legal a la Junta Administrativa, Dirección y Subdirección General y Jefaturas departamentales, en asuntos relacionados con la institución a través de la evacuación de consultas jurídicas, escritas o verbales y emitiendo los criterios legales respectivos.

b) Brindar soporte jurídico a la Proveeduría Institucional en la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa.

c) Fungir como Unidad Interna de Refrendos analizando los expedientes de los diversos procedimientos de contratación que por su monto requieren refrendo interno y verificando los requisitos para la obtención de su aprobación.

d) Analizar el fondo y forma de diversos documentos jurídicos y administrativos de interés institucional

e) Atender y dar seguimiento a Recursos de Amparo, denuncias interpuestas por la institución, y en coordinación con la Procuraduría General de la República lo relativo a las demandas instauradas por y contra la institución.

f) Conocer en vía administrativa todos los reclamos que presenten los servidores de la institución y administrados externos ante la Dirección General o la Junta Administrativa del Archivo Nacional, analizando el sustento legal de las reclamaciones que se formulan, rindiendo el dictamen correspondiente y redactando el proyecto de resolución respectivo.

g) Redactar o revisar resoluciones, circulares o cualquier otro comunicado que tienda a establecer normas o procedimientos.

h) Instruir los procedimientos disciplinarios o de cobro contra los servidores de la institución y aquellos procedimientos tendientes a declarar la nulidad de actos administrativos.

i) Planificar y ejecutar cursos u otras actividades de capacitación, relacionadas con la especialidad, dirigido a personal de diferentes niveles.

j) Asistir y representar a la institución en reuniones, seminarios y otros eventos relacionados con la actividad jurídica.

k) Cualquier otra función atinente a su especialidad

 

Cooperación Internacional

 

El área funcional de cooperación nacional e internacional brinda apoyo logístico al  Director y Subdirector en relación con:

 

a. Coordinar las relaciones que mantiene el Archivo Nacional con organismos nacionales e internacionales archivísticos, científicos y culturales y países amigos, para la consecución de objetivos y metas comunes.

b. Programar, coordinar y organizar conjuntamente con la Dirección General actividades y proyectos, de cooperación   con organismos nacionales e internacionales y gobiernos amigos.

 

Publicaciones

El área funcional de publicaciones es la responsable del proceso de diseño, edición, revisión y publicación de materiales divulgativos y logísticos de la Institución, así como de  publicaciones periódicas, tales como la revista del Archivo Nacional, Cuadernillos, Archívese, entre otras y de velar porque el autor de cada artículo revise la versión final de su trabajo, previo a la impresión definitiva.

 

Contraloría de Servicios

El área funcional de contraloría de servicios está encargada de promover con la participación de los usuarios, el mejoramiento continuo en la prestación de servicios públicos que brinda el Archivo Nacional, a través de la  ejecución de las funciones que le corresponden según la normativa vigente

 

Auditoria Interna

La Auditoria Interna es la unidad asesora de la Junta que evalúa el sistema de control  interno institucional en la relativo a gobierno, efectividad de la administración  del riesgo, del control y de los procesos de dirección y se  organizará y funcionará conforme lo disponga el auditor interno, de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio.

 

La Auditoria Interna, dependerá jerárquicamente de la Junta y le corresponde ejecutar las funciones que establece la Ley General de Control Interno y demás normativa atinente a sus funciones.

 

Funciones generales del Archivo Nacional

 

De conformidad con lo establecido en los artículos 23 y 53 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202, en el artículo 25 del Código Notarial Ley No. 7764 y en el artículo 6 de la Ley de certificados,  firmas  digitales  y documentos  electrónicos Nº8454, las principales funciones de la Dirección General del Archivo Nacional indican a continuación:

 

 

• Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos.

 

• Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.

 

• Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.

 

• Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.

 

• Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural.

 

• Entregar a otras instituciones, si le fuera solicitado y posible, copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.

 

• Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.

 

• Expedir los testimonios de instrumentos públicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.

 

• Conservar los protocolos de los notarios, una vez devueltos o depositados provisionalmente.

 

• Expedir testimonios y certificaciones de las escrituras de los protocolos depositados en esa oficina.

 

• Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos.

 

• Recibir los índices notariales y llevar su control en la forma y el tiempo que determine el presente código.

 

• Denunciar, a las autoridades correspondientes, cualquier anomalía que se descubra en el ejercicio de la función notarial.

 

• Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos.

 

• Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido.

 

• Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.

 

• Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.

 

• Capacitar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.

 

• Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.

 

• Recibir los documentos de la Presidencia de la República y de los ministros de Estado, quienes al terminar sus funciones entregan a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión, los cuales pasarán directamente al archivo intermedio del Archivo Nacional.

 

• Dictar las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos

 

• Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.