Patrimonio documental y Archivo Histórico

El Archivo Histórico constituye uno de los departamentos del Archivo Nacional y es el más grande de su tipo en el país.

Su quehacer se vincula totalmente con la conservación y facilitación del patrimonio documental de los costarricenses. Uno de sus espacios de mayor atención al público es la Sala de Consulta José Luis Coto Conde, sitio en el que es posible consultar los más de 8 km lineales que se conservan en el Archivo Histórico.

La información está organizada en alrededor de 300 fondos documentales, de los cuales hay 15 privados y 8 particulares. A esto se suman más de 110 mil fotografías, así como 43 mil mapas y planos.

En el Archivo Histórico no se conserva cualquier tipo de documento, sino únicamente aquellos que cuenten con valor científico cultural, característica que define –después  de un proceso de análisis- la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.  El que un documento tenga valor científico-cultural significa que cumple una función de testimonio y refleja el desarrollo de Costa Rica.

Antes de que un documento esté disponible al público recibe un proceso que se denomina “tratamiento archivístico”, por medio del cual la información se ordena, se clasifica y se describe. Esta es una tarea fundamental para que el usuario general y el investigador especializado localicen de forma ágil la documentación y obtengan el mayor provecho de ella.

A quienes deseen ahondar en el manejo del patrimonio documental, se les recomienda leer la Ley del Sistema Nacional de Archivos No 7202, donde hay abundancia de disposiciones sobre este tema. También es recomendable conocer la Resolución que organiza el funcionamiento de la Sala de Consulta.  En esta última se mencionan algunas restricciones. Al respecto, es importante que el público entienda que el fin último de todas estas disposiciones es conservar los documentos muchos años, en el mejor estado posible, ya que pertenecen a todos los costarricenses.

En la conservación de los documentos juega un papel muy importante el Departamento de Conservación, que define, entre otras cosas, cómo deben funcionar los depósitos en términos de humedad, iluminación, temperatura y limpieza.

Sumado a lo anterior, el Departamento Archivo Histórico ofrece al público otros servicios, entre ellos certificaciones de años de servicio en la función pública y una Biblioteca especializada en archivística, así como actividades educativas y de proyección institucional, tales como visitas guiadas, montaje de exposiciones y préstamo de exposiciones itinerantes.