Entre las normas jurídicas de mayor relevancia que tratan el tema de la conservación, se puede mencionar la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, que en su artículo Nº 23, inciso b), establece que una de las principales funciones del Archivo Nacional, es la de conservar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyen el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.

Además, en el inciso d) del mismo articulado, se establece la obligación del Archivo Nacional, de obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico-cultural. Esto es fundamental dentro de un programa de conservación, ya que cuando no es posible recuperar documentos de valor histórico en su formato o soporte original, hacerlo a través de copias o duplicados en soportes diferentes, garantiza al menos el acceso a la información en esos medios complementarios. A su vez, mediante sus programas de conservación preventiva, el Archivo Nacional tiene la obligación de respaldar el acervo documental en soportes como la microfilmación y la digitalización, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental en caso de desastres o situaciones fortuitas que pongan en riesgo a los documentos originales.

Como parte de las funciones archivísticas fundamentales que debe realizar el Archivo Nacional, en cuanto a asesorar a los archivos del Sistema Nacional de Archivos, el área de Conservación del Archivo Nacional, amparado a lo que establecen los artículo 23 j), y 51 de la misma Ley, inspeccionará y brindará asesoría a esos archivos en la materia que le corresponde, principalmente la valoración del estado de conservación de sus documentos, de previo a ser transferidos al Archivo Nacional, o bien para emprender acciones correctivas para asegurar su conservación. Esta disposición se complementa con la que se cita en el artículo 45 de esa misma normativa y se refuerza con el artículo Nº 154 de su Reglamento, en el sentido de que de previo a emprender un programa de microfilmación de todo o parte del acervo institucional, los archivos deben consultar a la Dirección General del Archivo Nacional sobre la planificación y la realización del proceso, cuestión que le corresponde asumir a su área de Conservación, y a su vez, tomar en cuenta la Ley de Microfilmación No. 42708.

Por su parte, en el Reglamento a la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, podemos encontrar un articulado importante que aborda el tema de la conservación y establece las obligaciones del Archivo Nacional en esa materia. Por ejemplo, en el artículo 3 se fija define cuáles son las instituciones que forman parte del Sistema Nacional de Archivos y a las cuales el Archivo Nacional debe brindarles asesoría. Al describir los archivos de esas instituciones, señala que una de sus funciones es la de conservar el patrimonio institucional que resguardan, razón suficiente para entender, que a través de su área de Conservación, el Archivo Nacional les dará cobertura para cumplir el objetivo de salvaguardar dicho acervo. Esta función se refuerza en el texto del artículo Nº 34 del mismo Reglamento, cuando señala que una de las obligaciones del Archivo Nacional, es la de conservar el patrimonio documental del país y ejercer las funciones que le competen a través de su Junta Administrativa, entendida esta como la autoridad máxima del Sistema Nacional de Archivos. Adicionalmente, el artículo 58 señala que una de las funciones archivísticas a realizar en la organización de los archivos que pertenecen al sistema es la de conservar los documentos producidos o recibidos. Además, indica en su artículo Nº 67, que tanto los archivos de Gestión como los Centrales, están obligados a conservar adecuadamente sus documentos con los medios a su alcance y con la asesoría y adiestramiento de la Dirección General del Archivo Nacional, para lo cual cuentan con el apoyo del área de Conservación.

Al referirse a la estructura administrativa del Archivo Nacional, el Reglamento señala que el tema de la conservación se manejará a través de una unidad denominada Departamento de Conservación, el Reglamento pre citado determina en su artículo 37, que esta unidad:

“... tendrá a su cargo todas las funciones relacionadas con la conservación de documentos, medidas de preservación y restauración, publicaciones y reprografía documental: microfilmación, fotografía, grabación, entre otros”.

Otro aspecto relevante que asume como parte de sus responsabilidades el área de Conservación del Archivo Nacional, es el de colaborar en los programas de capacitación que imparte la entidad a todos los servidores públicos a cargo de los archivos administrativos. El tema de la conservación es transversal en estos programas, por lo que los colaboradores del área de Conservación, tienen a su cargo el fungir como facilitadores en cada una de esas actividades.

Cuando toca el tema de las transferencias documentales al Archivo Nacional, el Reglamento a la Ley 7202 indica en su artículo Nº 64 inciso d), que la entidad deberá asegurarse que los documentos vengan en perfecto estado de limpieza, operación que se realizará durante el mes anterior a la remisión, de acuerdo con las directrices dictadas por el Departamento de Conservación de la Dirección General. La norma interna en el Archivo Nacional, es que sus conservadores visiten de previo la institución transferente, valoren el estado de conservación de los documentos y emitan un informe a la jefatura del área de Conservación avalando o denegando la transferencia, o bien haciendo recomendaciones de previo al envío de los documentos al Archivo Nacional, las cuales deben ser obedecidas por la institución. Al final, caso que se incumplan las recomendaciones y según lo establece el artículo Nº 158 del Reglamento de la Ley 7202, el asunto se hace del conocimiento del Director General del Archivo Nacional, para que tramite las denuncias correspondientes.

A partir del artículo Nº 68 y hasta el Nº 77, el Reglamento de la Ley 7202 establece una serie de normas de conservación preventiva y restaurativa, que todos los archivos administrativos deben cumplir, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental de la Nación. A través de su área de Conservación, el Archivo Nacional se asegura el cumplimiento de estas disposiciones, realizando vistas de inspección del estado de conservación de sus documentos y asesorándolos en los procesos de planificación para contar con condiciones óptimas para ese mismo propósito, o como lo señalan los artículo Nº 156 b) y 157, cuando los documentos corren peligro de deteriorarse y perderse.

En el mismo reglamento se reafirma lo dicho en la Ley que regula (artículo 23 d), en el sentido de que el Archivo Nacional facilitará al usuario los servicios de reprografía para documentos textuales, gráficos y audiovisuales, para lo cual el usuario deberá pagar el costo. Esta función –la de reproducir- le corresponde brindarla al área de Conservación.

El apoyar los programas de difusión del Archivo Nacional, es otra función que realiza por medio de su área de Conservación. Según dispone el artículo Nº 111 del Reglamento, el Archivo Nacional realizará en otras instituciones y lugares, exposiciones temporales, preferiblemente con reproducciones de los documentos que conserva, para evitar su deterioro. El montaje de las exposiciones lo realizan los conservadores designados para ello, en coordinación con el profesional que tiene a su cargo el programa de difusión institucional. Igualmente se brinda apoyo logístico a los archivos administrativos, cuando estos organizan montajes de exposiciones dentro de sus propias instituciones.

Otro de los cuerpos normativos que regulan el quehacer el área de Conservación del Archivo Nacional, es la Ley de Microfilmación Nº 42708, de 06 de diciembre de 1968. Lo más relevante en materia de conservación que trata esta Ley, se encuentra en los artículos Nº 2 y 4, cuando establece que las imágenes microfilmadas deben quedar en forma nítida, íntegra y con absoluta fidelidad, ya que estos documentos tienen el mismo valor jurídico y pueden ser impugnados como los originales. Lo anterior, obliga al Archivo Nacional y a los archivos administrativos que desarrollen programas de microfilmación, a comprar materiales de buena calidad y a llevar un control constante de los trabajos para asegurarse resultados óptimos.

Igual de importante es la Ley Nº 8454 de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, de 30 de agosto de 2005, ya que al establecerse en su artículo Nº 3 que cualquier documento emitido en un medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos, todas las acciones preventivas de conservación que a través de los años se han aplicado a estos últimos, deben igualmente tomarse en cuenta para la conservación de los medios o soportes digitales y electrónicos que refiere esta Ley. Adicionalmente, en el artículo Nº 6, se determina que las regulaciones necesarias para asegurar la gestión y conservación de estos documentos, mensajes o archivos electrónicos, corresponderá al Archivo Nacional, cuestión que se resuelve mediante la Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional por acuerdo Nº 4.1 tomado en la sesión Nº 29-2007, celebrada el 14 de noviembre del 2007. En el capítulo II de esta directriz, denominado EN MATERIA DE CONSERVACIÓN, se establecen las principales normas sobre conservación para el mantenimiento de estos documentos, cuestión que el Archivo Nacional debe vigilar que se cumpla a través de su área de Conservación.

No menos importante, es la Directriz general para la producción de documentos en soporte de papel de conservación permanente, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Publicada en la Gaceta N° 226 del 22 de noviembre de 2010, en la que se dan instrucciones a todos los encargados de archivos administrativos, sobre las especificaciones técnicas que deben tener los papeles para producir documentos de valor científico cultural, así como aquellos necesarios para la confección de contenedores especiales para su conservación. La verificación del cumplimiento de esta directriz, así como la atención de consultas sobre su contenido, es tarea que le corresponde al área de Conservación del Archivo Nacional.