Servicio: Préstamo de documentos con valor administrativo – legal a las entidades productoras de los documentos

Requisitos:

• Ser la institución productora de los documentos que solicita.

Trámites:

• Remitir solicitud por escrito a la Dirección General del Archivo Nacional indicando las razones del caso, y designar un responsable debidamente identificado para su retiro.
• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional y firmar el registro de consultas.
• Solicitar y consultar los instrumentos descriptivos y posteriormente los documentos de interés.
• Si tiene interés en fotocopiar cancelar el costo de las fotocopias.
• Si el interés es llevarse el original, se debe esperar la autorización de la Dirección.
• Retirar el original, el cual debe ir debidamente foliado.
• Devolver el documento en el plazo establecido y en el mismo estado de conservación en que fue facilitado. Duración del préstamo: tres meses, prorrogables. En caso de préstamo de documentos al exterior, la autorización se realizará por medio de Decreto Ejecutivo.

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 10, 23, 44 y 54 y Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 92, 99, 107 y 108-149.

Servicio: Certificaciones de tiempo de servicio, de cancelación de un crédito hipotecario o cualquier otro documento

El Departamento Servicios Archivísticos Externos administra el Archivo Intermedio, en donde se custodian documentos de los diferentes Ministerios del Estado con menos de 20 años, instituciones que fueron cerradas como CODESA, Banco Anglo Costarricense, DIGEPARE, Gobernaciones de Provincia; así como otras transferencias que han ingresado al Archivo Nacional, como donaciones y que están en proceso de organización.

Formulario:

Formulario de solicitud de certificación

Requisitos:

• Cédula de identidad.
• Timbres de Ley.
• Si se trata de una certificación de tiempo de servicio presentar la autorización autenticada por un abogado, si no es el interesado.
• Si es una certificación de cancelación de un crédito hipotecario: ser persona interesada directamente el documento.
• Si el interesado hubiese fallecido, aportar el certificado de defunción, así como los documentos en los que conste el parentesco familiar.
• Si el interesado se encuentra fuera del país o no localizable, se deberá aportar el original y fotocopia del poder generalísimo otorgado al solicitante.
• Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica debe presentar certificación de personería jurídica vigente, expedida en los últimos 20 días.
• Documento que indique el lugar y la fecha de cancelación y número de operación.
• Si no se presenta el documento anterior, debe presentar copia de la escritura de constitución del crédito.

Trámite:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional y llenar el formulario “Solicitud de Certificación”.
• Aportar los timbres de ley.
• Cancelar el costo de las fotocopias (si es del caso)

Sustento Legal:

Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 23, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículos 105-106, Ley de creación del Timbre del Archivo Nacional: Artículos 3 y 6, Código Fiscal: 238 y siguientes. Jurisprudencia vinculante de la Procuraduría General de la República, dictámenes C-148-94, C-246-95 y Voto de Sala IV 678-91.

Servicio: Consultas sobre documentos del Archivo Intermedio o sobre la legislación archivística costarricense

Se exceptúan los documentos declarados secretos de Estado, los de acceso restringido o por indicación expresa del donante

Requisitos:

• Identificación personal con fotografía.
• Realizar la solicitud en forma personal, por carta u otro medio.

Trámite:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Nacional..
• Identificarse y anotarse en el registro de consultas.
• Plantear el requerimiento de información.
• Revisar los instrumentos descriptivos.
• Llenar la boleta de préstamo de documentos de la Sala de Consulta e Investigación
• Cancelar costos de reproducción, si los hay.
• Cumplir con las normas de la Sala de Consulta.

Sustento Legal:

Constitución Política: artículos 24 y 30, Ley del Sistema Nacional de Archivos: Artículo 10 y 23, 94-98 del Reglamento y Ley General de la Administración Pública: Artículos 272 al 274.