Servicio: Recepción de índices de instrumentos públicos

Formularios:

• Boleta de dirección del notario
• Ficha para informar testamentos
• Hoja de índice
• Boleta de notificación de instrumentos adicionales modificado o rescindido

 

Requisitos:

• Ser Notario o funcionario consular habilitado para el ejercicio del Notariado, tenga o no el tomo de protocolo.
• Los demás requisitos establecidos en el Reglamento para la presentación de los índices.

Trámite:

Entrega personal

• Entregar original y copia en el Área de Recepción de Índices, dentro del plazo establecido en el artículo 27 del Código Notarial
• Subsanar errores u omisiones corregibles señaladas por los funcionarios.
• Recibir copia del índice con el sello de recibo.
• En caso de presentar un testamento, adjuntar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena. Adjuntar la información establecida en el Artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.

Entrega por correo:

• Enviar por correo certificado y manifestado el índice de escrituras en el plazo establecido en el Código Notarial.
• Subsanar errores u omisiones corregibles señaladas por los funcionarios.
• Retirar en el Archivo Notarial la copia del índice con el respectivo recibo, en un plazo no mayor de tres meses.
• En caso de reportar un testamento, enviar copia del mismo y la ficha correspondiente debidamente llena.
• Adjuntar la información establecida en el Artículo 97 del Código Notarial referente a notas marginales de referencia.

Envío por Internet

• Suscribir con empresa autorizada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional para prestar este servicio.
• Suscribir los Lineamientos para el servicio de presentación de índices por Internet.
• Nota: La empresa autorizada es Master Lex. Teléfono: 2280-1370

1.1 Índices enviados por correo postal no acreditados por incumplimiento de requisitos (actualizado al 15/02/2012)

Servicio: Facilitación de ulterior boleta de seguridad para testimonios expedidos por el Archivo Notarial.

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Requisitos:

• El solicitante debe de ser la parte o un tercero autorizado por esta en la solicitud del testimonio.
• Que el testimonio haya sido expedido por el Archivo Notarial.
• Que se haya cancelado la presentación en el Registro Nacional.
• Que se haya operado el plazo de caducidad que establece el artículo 468 inciso 5 del código Civil.
• Demostrar que subsanó la situación que motivó la cancelación o la caducidad de la presentación.

Trámites:

• Aportar cédula u otro documento de identificación.
• Apersonarse al área de consultas, tomar una ficha
• Cumplimentar el formulario respectivo para solicitar ulterior boleta de seguridad.
• Adjuntar copia de documento de cancelación expedido por el Registro Público en el que conste la cancelación de la presentación debidamente firmado y sellado por el registrador respectivo o en su defecto presentar certificación de cancelación de asiento expedida por el Registro Público.
• Presentarse el día indicado para retirar constancia de que el testimonio con la nueva boleta de seguridad fue remitido al Registro Nacional
• Firmar y recibir constancia de remisión de entrega de testimonio al Registro Nacional.

Formularios:

• Solicitud: Ulterior Boleta de seguridad

Servicio: Préstamo o secuestro de documentos a autoridades judiciales

Requisitos:

Para secuestro:

• Remitir con tres días de antelación por fax la solicitud de secuestro
• Identificación fehaciente del funcionario judicial autorizado

Para préstamo

• Oficio de la autoridad que requiere el tomo

Para procesos en materia civil depositar el importe de correo si el asiento de la autoridad judicial se encuentra fuera de la ciudad de San José

Trámites:

Para secuestro:

• Apersonarse al área de consultas, tomar ficha y esperar a ser llamados.
• Identificarse debidamente
• Informar del secuestro y el documento a secuestrar.
• Ingresar al área administrativa.
• Facilitarle el documento
• Levantar el acta respectiva
• Revisar el acta
• Firmarla

Para préstamo:

• 0ficio de la autoridad judicial indicando: tipo de documento que solicita, en caso de tomo de protocolo número, en caso de índices los años ó quincenas.
• Proceso para el cual necesita el documento.
• Autoridad que custodiará el documento mientras esté en el Poder Judicial

Servicio: Facilitación de documentos notariales originales y microfilmados.

 

Requisitos:

• Ver Normas y Procedimientos en las áreas de atención al usuario

Trámites:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Notarial, tomar ficha "esperar a ser llamado"
• Mostrar documento de identificación que será devuelta al finalizar la consulta.
• Realizar las consultas requeridas en el lugar indicado.
• Si el usuario desea obtener una reproducción notarial, sigue trámite en “Reproducción de documentos notariales”.

Servicio: Emisión de certificaciones, fotocopias certificadas de índices de instrumentos y constancias de documentos notariales.

Formularios:

• Formulario de Constancia
• Formulario de Fotocopia certificada de índices notariales
• Formulario especial (Se utilizará cuando el usuario solicitante no sabe escribir y deberá ser completado por funcionario del Archivo Notarial)

Requisitos:

• Presentar identificación personal con fotografía.
• Timbres de Ley.
• Cancelar costo de las fotocopias.
• Aportar como mínimo el nombre del notario y el año aproximado del otorgamiento de la escritura

Trámites:

• Apersonarse a las instalaciones del Archivo Notarial y llenar el formulario respectivo: “Constancia” o el de la Certificación, para aquellos asuntos no contemplados en trámites anteriores, ó el de “Fotocopia certificada de Indices de Notariales”
• Adherir los timbres al formulario correspondiente y entregarla al funcionario (caso de la certificación y fotocopia certificada)
• Cancelar el costo de la fotocopia.
• Retirar comprobante de solicitud de certificación o constancia según sea el caso
• Retirar con el comprobante del documento solicitado a partir del día indicado.

Servicio: Reproducción de instrumentos públicos (Fotocopias simples o certificadas, certificaciones o Testimonios)

Formularios:

• Formulario ulterior testimonio
• Formulario fotocopia certificada
• Formulario de certificación
• Formulario especial (Se utilizará cuando el usuario solicitante no sabe escribir y deberá ser completado por funcionario del Archivo Notarial) (10)

Requisitos:

Testimonios

• Ver circular 1-2008 (hacer clik aquí)
• Ser parte en la escritura o demostrar un interés legítimo.
• Si el solicitante actúa en representación de una persona jurídica presentar certificación de personería jurídica vigente expedida en los últimos 30 días.
• Si el solicitante no comparece personalmente deberá ser autenticada su firma por un notario.
• Timbres de Ley.
• Cancelación del costo de la fotocopia si el instrumento está impreso a máquina.

Certificación:

• Timbres de Ley.

Fotocopia certificada:

• Timbres de Ley.
• Cancelación del costo de la fotocopia.

Fotocopia simple:

• Cancelar el valor de la fotocopia

Trámites:

Testimonios, fotocopias certificadas y certificaciones:

• Llenar el formulario según tipo de reproducción requerida
• Adherir timbres, en el formulario respectivo y entregarlo al funcionario.
• Cancelar en el área de fotocopiado el valor de las fotocopias para expedir Testimonios o fotocopias certificadas.
• Recibir el comprobante de solicitud de reproducción de documentos notariales
• Retirar reproducción de documento notarial el día indicado en el recibo, previa presentación de éste y del documento de identificación.
• En el caso de un testimonio de escritura o constancia de remisión entrega de testimonio al Registro Nacional solo se le entregará al solicitante o la persona autorizada en la solicitud

Fotocopias simples:

• Solicitud verbal.

Servicio: Depósito definitivo de tomos de Protocolos Notariales y Consulares

Requisitos:

• Se recomienda revisar muy bien que todas las escrituras válidas estén debidamente firmadas por el notario, en su defecto se reportará al Juzgado Notarial.
• Presentar tomo con folios completos o en su defecto traer nota original de la Dirección Nacional de Notariado indicando que se encuentran en reposición o copia del acta de secuestro del OIJ cuando han sido secuestrados o bien certificación emitida por el juzgado o unidad correspondiente.
• Estar al día en la presentación de índices de escrituras.
• Razón de cierre.
• Cancelación de los montos correspondientes de empaste y microfilmación.
• Timbre de Archivo Nacional de ¢200.

NOTA: En caso de depósito por fallecimiento del notario se deben obviar los dos últimos requisitos según acuerdo de la Junta Administrativa Nº 7 sesión 5-2000 del 8 de marzo de 2000, en su lugar se deberá depositar el tomo de protocolo con una nota de quien está realizando el depósito de acuerdo con lo establecido en el artículo 58 del Código Notarial.

Trámites:

• Apersonarse al Area de Caja de la Institución y cancelar los montos indicados.
• Apersonarse al área de consultas, tomar ficha y esperar a ser llamados, entregar el tomo de Protocolo, adjuntar copia de la cancelación de la encuadernación y microfilmación y el Timbre de Archivo adherido al primer folio.
• Recibir el “Comprobante provisional de entrega de tomo de protocolo notarial”, en donde se indica el momento de entrega de los recibos definitivos.
• Subsanar errores detectados en la revisión del tomo.
• Entregar el recibo provisional anotando al dorso el nombre, cédula y firma de quien retira y obtener el recibo definitivo del tomo.

TABLA DE PRECIOS POR RESTAURACIONES

ENCUADERNACIONES Y MICROFILMACIÓN

Julio del 2011

ENCUADERNACION

• 100 Folios C/ Cubiertas Nuevas ¢ 5.100,00
• 200 Folios C/ Cubiertas Nuevas ¢ 5.100,00
• 100 Folios C/ Cubiertas Usadas ¢ 2.950,00
• 200 Folios C/ Cubiertas Usadas ¢ 2.950,00

MICROFILMAR

• Protocolos 200 folios ¢ 35.500,00
• Protocolos 100 folios ¢ 21.000,00
• Protocolo rango 25 folios ¢ 6.450
• Protocolo rango 50 folios ¢11.000
• Protocolo rango 75 folios ¢15.500
• Protocolo rango 100 folios ¢21.000
• Protocolo rango 125 folios ¢26.350
• Protocolo rango 150 folios ¢28.000
• Protocolo rango 175 folios ¢32.500
• Protocolo rango 200 folios ¢35.500

DESARRUGAR

• Folios carta u oficio ¢ 2.600,00

RASGADURAS

• Hasta 10 cm ¢ 5.600,00
• 11 cm a 20 cm ¢ 7.000,00
• 21 cm en adelante a todo el folio ¢ 8.500,00

PERFORACIONES

• Sello blanco hasta 2 cm ¢ 1.00,00
• Sello blanco de 2 a 4 cm ¢ 2.000,00

DESPRENDIMIENTOS

• Cinta engomada por cada 5 cm ¢ 3.800,00

INJERTOS

• De papel hasta 2 cm ¢ 4.400,00
• De papel más de 2 cm ¢ 6.200,00

ROTURAS

• Folio roto en 2 hasta 3 partes ¢ 11.700,00
• Folio roto en 3 hasta 6 partes ¢ 18.300,00
• Folio roto en más de 6 partes ¢ 22.400,00

OTROS

• Lomo desp. y cambio de guardas ¢ 2.910,00
• Grabación de registros microisis ¢ 1.350,00
• Impresión registros grabados en microisis ¢ 150,00
• Emisión de constancias ¢ 5.150,00
• Fotocopia de lector reproductor ¢ 75,00

 

Servicio: Depósito temporal de tomos de Protocolos Notariales y Consulares

Requisitos:

• Presentación de carta en donde se consigne el motivo del depósito, el período y el nombre de un responsable con su número telefónico para cualquier comunicación necesaria.
• Estar al día en la presentación de Índices de escrituras
• Que el Notario se encuentre inhabilitado o salga del país por un período de 3 hasta 6 meses.

Trámites:

• Apersonarse al área de consultas, tomar ficha y esperar a ser llamados, entregar el tomo informando que se trata de un depósito temporal.
• Presenciar el conteo físico de folios que contiene el tomo de Protocolo al momento de su depósito y retiro.
• Recibir el comprobante de depósito temporal
• El retiro del tomo lo debe hacer el notario personalmente, previa entrega del comprobante.

NOTA: El tomo no retirado en el término del depósito temporal se convertirá en depósito definitivo. Los costos de microfilmación y encuadernación se cobrarán oportunamente al notario.

 

Servicio: Notas marginales de corrección en instrumentos públicos:

Trámites:

• Cumplir con lo establecido en el artículo 96 del Código Notarial. En caso contrario se reportará al Juzgado Notarial con base en el artículo 25 inciso e)

 

Artículo 25.- Atribuciones

En el Archivo Nacional existirá un Archivo Notarial, cuyas funciones son:

a) Conservar los protocolos de los notarios, una vez devueltos o depositados provisionalmente.
b) Expedir testimonios y certificaciones de las escrituras de los protocolos depositados en esa oficina.
c) Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos.
d) Recibir los índices notariales y llevar su control en la forma y el tiempo que determine el presente código.
e) Denunciar, a las autoridades correspondientes, cualquier anomalía que se descubra en el ejercicio de la función notarial.
f) Otras atribuciones resultantes de la ley.

Artículo 96.- Notas

Para la corrección de errores en la escritura o su modificación, el notario podrá escribir notas marginales o al pie de la matriz, siempre que las partes las firmen.

Si el tomo del protocolo fue entregado al Archivo Notarial, esta oficina se lo facilitará al notario, para consignar las notas, pero sin que el tomo salga de esta dependencia.