Dado que la función principal del Archivo Nacional es facilitar sus fondos documentales a los usuarios, esto no podría cumplirse sin la elaboración de instrumentos que permitan el acceso inmediato a ellos. Precisamente, la institución cuenta con catálogos, inventarios, guías, así como índices, registros y otros instrumentos descriptivos muy útiles para este fin.

Los fondos documentales que custodia el Archivo Nacional, están constituidos por documentos provenientes de diferentes instituciones públicas, así como de archivos privadas y particulares, y que han sido declarados de valor científico-cultural por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

En consecuencia, el número de fondos que el Archivo Nacional

conserva en sus depósitos corresponde al número de instituciones y personas que han transferido, donado y/o permitido la reproducción de sus documentos.

Los fondos documentales que se conservan tienen una cronología que va desde el siglo XVI hasta el XX. Los más antiguos presentan una grafía difícil de leer e interpretar, principalmente por los diversos rasgos tan característicos de la época, el peculiar estilo de redacción y la ortografía presentes en la escritura.

Cada fondo está compuesto por secciones que reflejan las complejas estructuras de la organización y funcionamiento de las entidades del Estado, así como de la misma sociedad.

Para comprender mejor la naturaleza y procedencia de los documentos que custodia la institución, el usuario debe tomar en cuenta algunos períodos propios de la evolución histórica de nuestro país. Esto es fundamental para ubicar en forma sistemática y científica, aquellos fondos documentales generados por las entidades públicas durante su gestión administrativa, y que son el reflejo de sus objetivos y funciones. Los períodos documentados claves son:

A. Colonización, 1517-1823

B. Independencia de España, 1821-1824

C. Federación Centroamericana, 1824-1838

D. Formación del Estado, 1838-1848

E. Fundación de la República y organización del Estado Nacional, 1848-1949.

E. Segunda República, 1949 hasta hoy.

Los documentos que custodia el Archivo Nacional hasta la fecha, reúnen fondos, secciones y series de diferentes procedencias, entre ellas de los poderes Judicial, Legislativo, Ejecutivo, y de las Municipalidades, Instituciones Autónomas, Bancos, Empresas Privadas y particulares. Todos los fondos, secciones y series, incluyendo las colecciones, reúnen documentos de las clases textual, gráfica, audiovisual y legible por máquina. Sus formatos (soporte físico) más generalizados son: libros o volúmenes, legajos, carpetas, sobres y cajas.

Los documentos del fondo general que conserva el Archivo Nacional, tienen fechas extremas 1517-1996. El documento original más antiguo corresponde al año de 1539.