INTRODUCCIÓN

El cuadro de clasificación se concibe como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros .

Si partimos del hecho de que el cuadro de clasificación es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como está organizada la información que dispone un archivo, es perentorio que todo centro de información de esta naturaleza disponga de él, ya que éste constituye una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, subfondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de una institución.

Por lo anterior, la Comisión de Descripción del Archivo Nacional de Costa Rica en el mes de febrero de 2003 establece como prioridad, dentro de su programación, la elaboración del cuadro de clasificación del Archivo Histórico, del Archivo Notarial y del Archivo Intermedio, como paso previo para la implementación general de la nueva versión de la Norma Internacional de Descripción (ISAD-G). En razón de que a la fecha estos archivos carecían de ese planteamiento, acorde con la realidad archivística de dicho centro de información y con los postulados teóricos de la disciplina.

A su vez, la inconsistencia en la clasificación de la documentación que custodian dichos archivos y la falta de definición de un sistema claro y objetivo, era patente en la enunciación de los fondos, subfondos, colecciones y series, muchos de los cuales no respondían a su realidad, es decir, se llamaba fondo a lo que no era y así sucesivamente.

Lo anterior propició que la Comisión de Descripción dedicara esfuerzos en buscar una solución archivística a la situación que presentaban los archivos en cuestión. Por lo que se realizaron reuniones periódicas para analizar el escenario presente y discutir las posibles alternativas para implementar el cuadro de clasificación.

En primera instancia la Comisión tuvo como base el diagnóstico archivístico del Departamento Archivo Histórico, en el que se dispone de un inventario de todo el acervo documental que custodia dicho archivo. Lo cual fue una ayuda invaluable porque permitió conocer a nivel macro todo lo que, a la fecha, se resguarda en ese centro de información.

En segundo lugar, la Comisión determinó que el sistema de clasificación que mejor se adapta a las necesidades de los archivos es el orgánico, por lo tanto, se acogió dicho sistema respetando el organigrama de la Administración Pública del país, teniendo como base la “Organización del Sector Público Costarricense”, elaborada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica en julio de 2001. De ahí que el cuadro de clasificación está compuesto por las siguientes agrupaciones:

• Poder Legislativo
• Poder Ejecutivo
• Poder Judicial
• Organismo Electoral
• Empresas Públicas Financieras
• Empresas Públicas No Financieras
• Instituciones Públicas de Servicios
• Gobiernos Locales

Dentro de cada grupo se establecieron los diferentes fondos, subfondos y series documentales, de aquellos que actualmente los archivos disponen información. Pero, en razón de que en algunos casos estos archivos custodian documentación que, por su naturaleza, no tiene cabida en la anterior agrupación, se constituyeron los siguientes grupos para su ubicación:

• Fondos Privados
• Fondos Particulares
• Organismos Internacionales
• Colecciones
• Protocolos

Una vez definido lo anterior, fue necesario determinar los diferentes fondos, subfondos y series documentales de cada uno de los grupos. Por lo que se analizaron los planteamientos que al respecto establecen diversos archivistas, tales como Michel Duchein, Mª Paz Martín- Pozuelo Campillos, entre otros. En consecuencia, se consideró oportuno que lo primero que había que establecer era la terminología pertinente para definir fondo, subfondo y serie documental. Para lo cual se adoptaron las definiciones que proporciona la Norma ISAD-G, a saber:

FONDO :

Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor .

SUBFONDO :

Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo de lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación. Cuando el productor posee una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos subordinados como sean necesarios para reflejar los niveles de la estructura jerárquica de la unidad administrativa primaria subordinada .

SERIE :

Documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivos o conservados formando una unidad como resultados de una misma acumulación, del mismo proceso archivístico, o de la misma actividad; que tiene una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relación derivada de sus producción, recepción o utilización. La serie se denomina también serie documental .

En razón de que algunos grupos documentales presentaban cierta ambigüedad para poder determinar si realmente respondían a un fondo documental, fue necesario apoyarse en otros aspectos. Para lo cual, además de la definición supracitada, se tuvieron en cuenta los elementos que señala Michel Duchein para establecer lo que es un fondo, a saber:

• Poseer un nombre y una existencia jurídica propios establecidos por un acto de ley, decreto, ordenanza, etc., preciso y fechado
• Poseer atribuciones bien definidas por un texto legal o reglamentario
• Tener definida su posición dentro de la jerarquía administrativa (debe estar claramente establecida por el acto que le dio origen, sobre todo, su subordinación a otro organismo de nivel elevado)
• Tener un jefe responsable con poder de decisión a nivel jerárquico
• La organización interna debe ser conocida y señalada en un organigrama.

A su vez, debido a la complejidad organizacional que presentan algunas instituciones, sobre todo por su dependencia jerárquica, hubo que definir niveles de subordinación, por lo que se implantaron los siguientes:

• Fondo: Nivel I y Nivel II
• Sunfondo: Nivel I y Nivel II

De esta manera se estableció el cuadro de clasificación del Archivo Histórico, Archivo Notarial y Archivo Intermedio del Archivo Nacional de Costa Rica, que se presenta a continuación. No obstante hay que hacer la advertencia de que en el documento se hacen algunas notas aclaratorias con asterisco (*), que se detallan seguidamente:

*Responde a una serie general que hemos denominado “Correspondencia”, en razón de que está compuesta por diferentes tipos documentales que no están debidamente identificados.

**En el caso del Fondo Judicial el tipo documental más representativo es el expediente judicial, no obstante se pueden encontrar otros tipos documentales. Para facilitar su localización se incluye el número de remesa

***De este fondo documental existen pocas unidades documentales.

****En la clasificación anterior el fondo estaba identificado de la siguiente manera:

-Protocolos Coloniales: 1602-1850

-Protocolos Lara y Chamorro: 1851-1888

*****Corresponde a la autoridad preponderante que realiza la función notarial

******Los protocolos de 1822 a 1850 continúa la numeración de protocolos de escribanos

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