cid:image001.jpg@01D332D5.E98D22C0

Nº 4 / año 3 / Septiembre 2017

 

 

Bienvenido (a)

Siempre es un gusto contar con su compañía en nuestro boletín “Archívese”. Septiembre es un mes para celebrar a la Patria en Costa Rica, así que sumado al menú que encontrará en esta edición, le invitamos a visitar la galería que tenemos en nuestro sitio web con documentos relacionados con la Independencia.

 

Unidad de Proyección Institucional

Archivo Nacional de Costa Rica

 

cid:image002.jpg@01D332D5.E98D22C0

 


 

cid:image003.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

NUESTRA OPINIÓN

Libros contables en las instituciones públicas costarricenses, del formato en papel al formato digital

 

Danilo Sanabria Vargas / Coordinador de la Unidad Financiera, Departamento Administrativo Financiero

financiero@dgan.go.cr

 

El Archivo Histórico del Archivo Nacional de Costa Rica custodia grandes tesoros documentales, los cuales en su mayoría se encuentran disponibles para todos aquellos que deseen sumergirse en olas reveladoras del pasado y presente.

 

Los libros contables son los documentos en los que se registra la historia financiera de las organizaciones. Usualmente, se componen de: Libro de Diario, Libro de Mayor y Libro de Inventarios y Balances. Estos libros requieren de la “legalización” por parte de un órgano certificador, que otorgue una garantía razonable de que la información que en ellos se registre no sufra, o pueda sufrir, un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad. En el caso de las organizaciones públicas costarricenses, la función de legalizar libros recae en sus Auditorías Internas, por delegación de la Contraloría General de la República.

 

Los libros contables en papel poseen una foliatura, su información se registra manualmente y conforme a las necesidades organizacionales, estos pueden llegar a  componerse de varios tomos de una misma serie.

 

El proceso de legalización de libros consiste en hacer constar en la primera hoja útil del libro,  por parte de la instancia competente, el nombre o denominación de la razón social, el objeto del libro, el número de tomo, la cantidad de folios, el día y lugar en que se otorga, el sello y firma de la persona que legaliza el libro. De igual manera, cada hoja foliada debe contar con el sello de la unidad que realiza la legalización. Cuando el libro deje de utilizarse, inmediatamente después del último registro, se debe establecer una “razón de cierre”, que hará constar la finalización del referido tomo.

 

La razón de apertura en los libros contables en su formato físico tradicional, es un proceso que se realiza de previo a que estos sean utilizados para el registro de las operaciones contables. Asumiendo que la legalización de libros contables digitales utilizara el mismo proceso, técnicamente no sería posible firmar digitalmente un documento para posteriormente incorporar la información contable.

 

En cuanto al proceder para la legalización de los libros contables digitales, los entes reguladores y fiscalizadores de la materia en Costa Rica, mantienen las siguientes posiciones:

 

La Dirección General de la Contabilidad Nacional, órgano que rige la materia contable en Costa Rica no emite lineamientos al respecto, por cuanto indica que con la promulgación de la ley de Control Interno y las Normas de Control Interno del Sector Público, la responsabilidad y competencia en esta materia se delegó a la administración activa de las instituciones y a las Auditorías Internas, según lo indica el punto N° 4.4.4. de las citadas Normas, que establece:

 

“4.4.4 Libros legales:

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar que se disponga de los libros contables, de actas y otros requeridos por el bloque de legalidad, según corresponda, y que se definan y apliquen actividades de control relativas a su apertura, mantenimiento, actualización, disponibilidad, cierre y custodia.”

 

La Contraloría General de la República por su parte, con anterioridad se ha pronunciado sobre este tema y como referencia se cita un criterio que brindó el ente contralor en octubre de 2012 al Consejo de Seguridad Vial.

 

Advierte el citado criterio, que el órgano contralor no puede referirse a casos y situaciones concretas que deben ser resueltas por la administración respectiva, como lo es este caso; sin embargo, de manera general brinda algunos elementos necesarios para ayudar a la Auditoría Interna a  ejercer su competencia de legalización de libros que se encuentren en soporte electrónico, de modo que “sea la propia Auditoría Interna, quien brinde el apoyo y coordinación a la Administración Activa, para determinar puntualmente los mecanismos y acciones que emplearán para realizar la legalización correspondiente”.

 

En este sentido, según lo indica el criterio de marras, la Administración tendrá la libertad de establecer el sistema o mecanismo que mejor se adapte a sus necesidades y que al mismo tiempo le permita cumplir con los niveles de seguridad que exige la normativa vigente.

 

En conclusión,  la competencia de legalización o autorización de libros legales se encuentra a cargo de las Auditorías Internas. Sin embargo, las regulaciones puntuales sobre los aspectos específicos que  deberá  cumplir la  auditoría  interna en el  ejercicio de  dicha competencia  es responsabilidad absoluta de cada administración la cual deberá dictar la normativa que considere necesaria.

 

 

 


 

 

cid:image004.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

cid:image005.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

 

 

La tecnología facilita la presentación de índices notariales

 

Catalina Zúñiga Porras / Relacionista Pública de la Unidad de Proyección Institucional

relacionespublicas@dgan.go.cr

 

En diciembre de 2015, el Sistema Index pasó a ser parte de los activos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Es una herramienta que permite la administración, comercialización y servicio al cliente de la entrega de índices de instrumentos públicos a través de internet y para consultas de información notarial, actividades que lleva a cabo la empresa Master Lex que ganó la licitación respectiva.

 

Mediante esta plataforma se pueden realizar consultas en forma gratuita cualquier día y hora del año, relacionadas con testamentos, quincenas de índices presentados o pendientes y tomos depositados. Incluso, si un notario presenta índices por internet, podrán consultarse directamente sin necesidad de presentarse en las oficinas del departamento de Archivo Notarial ... »Seguir leyendo

 

Rectoría del Sistema Nacional de Archivos: cambio de enfoque

 

Maureen R. Herrera Brenes /

Coordinadora de Proyección Institucional

proyeccion@dgan.go.cr

 

Una de las funciones que la legislación le asigna al Archivo Nacional es la de ser el ente rector del Sistema Nacional de Archivos. Recientemente la institución varió su forma de ejecutar este papel, en virtud de una serie de criterios emitidos por la Procuraduría General de la República (PGR). De hecho, esta fue una de las temáticas expuestas en el pasado Congreso Archivístico Nacional.

 

Para una serie de instituciones, en adelante, las inspecciones solo se van llevar a cabo en caso de que el jerarca institucional autorice el procedimiento. Como resultado únicamente se emitirán recomendaciones. Esta nueva forma de proceder aplicará para instituciones autónomas, semiautónomas, universidades públicas, municipalidades... »Seguir leyendo

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 


 

 

NUEVOS INGRESOS - Biblioteca Especializada en Archivística

Patricia Segura Solís / Coordinadora de Biblioteca Especializada en Archivística y Ciencias Afines
biblioteca@dgan.go.cr

Autor: Soler, Juan

Título: La preservación de los documentos electrónicos

Editorial: UOC

ISBN: 978-84-9788-728-1

Año: 2008

 

Menciona el autor, que la “La administración electrónica corre el peligro de olvidar uno de sus componentes  fundamentales: la preservación de los derechos de los ciudadano. El producto de la información que permite la defensa de estos derechos ha sido tradicionalmente el documento administrativo. Con el uso de las TIC, el documento administrativo ha variado su medio de transmisión, su soporte y su formato. Hablamos de documento electrónico. Proteger los documentos electrónicos y recordar a través de ellos permitirá una administración completa y justa de esos derechos y la preservación de la memoria de la institución que los ha generado”.

 

En este libro encontrará los siguientes apartados: El objeto de estudio.  Del dato al objeto digital, pasando por el documento de archivo. ¿Qué quiere decir preservar? El documento electrónico de archivo? Valores esenciales que deben preservarse. El expediente electrónico de archivo. La evaluación para la preservación. La firma digital. Metadatos para la preservación. Formatos de conservación. El sistema de gestión documental como garante de una  buena preservación. Un archivo digital para los documentos electrónicos y ¿Qué tenemos que preservar?

 

 

 

 

 

 


 

 

AGENDA

NACIONALES »Ver detalles


Exposición “El urbanismo en el nuevo mundo”, Sala León Fernández Bonilla, lunes a viernes, 8 a.m. a 4 p.m.  Todo el mes de septiembre, entrada gratuita. Como parte del programa de celebración del Mes Patrio.

 

Próximas capacitaciones. capacitacion@dgan.go.cr; 2283 1400, ext.226

1.       Taller de Conservación Preventiva de Documentos

Fecha: Del 25 al 29 de setiembre de 2017

Horario: de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

Duración: 40 horas

Modalidad: Aprovechamiento

Costo: ¢293,220 por persona

Cupo: 10 personas (mínimo)

 

2.       Taller sobre Tablas de Plazos de Conservación de Documentos

Fecha: 4, 5 y 6 de octubre de 2017

Horario: 4 y 5 de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. y

6 de 8:30 a.m. a 12:30 p.m.

Duración: 20 horas

Modalidad: Participación 

Costo: Por definir

Cupo 25 personas (máximo)

 

3.       Curso de Archivos de Gestión

Fecha 25, 26 y 27 octubre 2017

Horario: 25 y 26 de 8:30 a.m. a 4:00 p.m. y

27 de 8:30 a.m. a 12:30 p.m.

Duración: 20 horas

Modalidad: Participación

Costo: ¢167.100.00 por persona impartido en la institución.

Cupo: 10 personas (mínimo)

 

• El Archivo Nacional recuerda a artistas y organizaciones culturales que pone a su disposición el préstamo de la Sala de Exposiciones León Fernández Bonilla. Quienes tengan interés pueden escribir a proyeccion@dgan.go.cr para obtener más información.

 

MÁS ALLÁ DE LAS FRONTERAS »Ver detalles

• XII Congreso de Archivología del Mercosur “Archivos y Archiveros en la sociedad del Conocimiento”, Córdoba, Argentina, 26 al 29 de septiembre de 2017.  Ver aquí más información.

 

 

 

 


 

 

Manténgase informado en nuestras redes sociales:

 

 

cid:image011.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

cid:image012.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

cid:image013.jpg@01D332D5.E98D22C0

 


 

Copyright © 2017 Archivo Nacional, Costa Rica
Dirección: 900 m sur y 150 m oeste de Plaza del Sol,
Curridabat. San José, Costa Rica.
Tel.: (506) 2283-1400, ext. 235

 

cid:image014.jpg@01D332D5.E98D22C0

 

Comentarios     /     Desinscribirse